Personalfragebogen: Ein umfassender Leitfaden

Der Personalfragebogen ist unverzichtbar für das Mitarbeitermanagement, da die erfassten Daten im Geschäftsalltag immer wieder benötigt werden, beispielsweise für die Lohnabrechnung, Versicherungen oder die Personalentwicklung. Es ist jedoch wichtig, dass die Daten ordnungsgemäß erhoben werden, da Arbeitgeber hohe Strafen zahlen müssen, wenn die Datenschutzrichtlinien nicht eingehalten werden. In den nächsten Abschnitten werden typische Stolperfallen bei Personalfragebögen aufgezeigt und erklärt, wie man sie vermeiden kann.

Der Personalbogen - das Wichtigste auf einen Blick

Ein Personalbogen darf nur Fragen enthalten, die im berechtigten Interesse des Arbeitgebers liegen. Unzulässige Fragen dürfen falsch oder nicht beantwortet werden. Der Betriebsrat muss den Inhalten des Personalbogens zustimmen. Beim Erstellen und Verarbeiten müssen die Datenschutzrichtlinien beachtet werden.

Personalfragebogen Vorlage

Arbeitgeber sind gesetzlich nicht verpflichtet, Personalbögen in ihren Unternehmen einzusetzen. Allerdings sorgt dieses Dokument für Ordnung und eine einfachere Verwaltung.

Hier kostenlose Personalfragebogen Vorlage herunterladen

Wann wird ein Personalbogen eingesetzt?

Es gibt zwei Fälle, in denen Personalfragebögen eingesetzt werden: während des Bewerbungsprozesses ("Einstellungsfragebogen") und nach der Einstellung ("Personalfragebogen"). In beiden Situationen wird das Dokument von den Bewerbern bzw. Mitarbeitern selbst bearbeitet. Bewerber sind jedoch nicht dazu verpflichtet, den Personalbogen auszufüllen.

Die Fragen im Einstellungsfragebogen beziehen sich normalerweise nur auf Punkte, die für den späteren Lohn bzw. das Gehalt relevant sind. Dies liegt daran, dass Bewerber aufgrund des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG) nicht aufgrund von Merkmalen wie Alter, Geschlecht oder ethnischer Herkunft diskriminiert werden dürfen. Um den Vorwurf der Ungleichbehandlung zu vermeiden, sollten Arbeitgeber diese Daten also erst nach der Einstellung erheben.

Übrigens ist ein Personalfragebogen kein Arbeitsvertrag. Werden jedoch bei zulässigen Fragen falsche Angaben gemacht, ist der Arbeitgeber berechtigt, den Arbeitsvertrag anzufechten oder sogar zu kündigen.

Personalfragebogen: Zulässige Fragen

Grundsätzlich sind in einem Personalfragebogen alle Fragen zulässig, die im berechtigten Interesse des Arbeitgebers liegen. Je nach Situation können dies unterschiedliche Punkte umfassen. Im Folgenden sind einige Angaben aufgeführt, die in der Regel im Personalfragebogen erfasst werden dürfen:

• Persönliche Angaben: Name, Anschrift, Geburtsdatum, Geschlecht, Staatsangehörigkeit, Familienstand
• Beruflicher Werdegang: Schulabschluss, Ausbildung/Studium, Fort- und Weiterbildungen, Arbeitszeugnisse
• Angaben für die Lohnbuchhaltung (bei Einstellung): Bankverbindung, Sozialversicherungsnummer, Steuer-ID, Krankenkasse
• Daten zur Beschäftigung (nach Einstellung): Eintrittsdatum, Arbeitsort, Arbeitszeit, Tätigkeitsform, Vergütung

Abhängig von der Situation können unter Umständen auch weitere Angaben erfasst werden, wie z.B. Vorliegen eines Führerscheins, Wettbewerbsverbote, allgemeiner Gesundheitszustand, Vorstrafen, Schwerbehinderung, aktuelle Vermögensverhältnisse oder Lohn- bzw. Gehaltspfändungen.

Personalfragebogen: Unzulässige Fragen

Im Personalbogen sind alle Fragen unzulässig, die die Persönlichkeitsrechte der Mitarbeiter verletzen. Arbeitgeber und Betriebsrat sind gesetzlich dazu verpflichtet, die freie Entfaltung der Arbeitnehmer zu schützen. Folgende Angaben dürfen nicht im Personalfragebogen erfasst werden, wenn sie für den angestrebten Job irrelevant sind:

• Allgemeiner Gesundheitszustand
• Vorliegen von Schwangerschaft, Kinderwunsch oder Heiratsabsichten
• Etnische Herkunft
• Zugehörigkeit zu einer Partei, Religion oder Gewerkschaft (Ausnahme bei Tendenzbetrieben nach §118 BetrVG)
• Aktuelle Vermögensverhältnisse
• Vorliegen von Vorstrafen
• Höhe der bisherigen Vergütung

Stellt der Arbeitgeber im Vorstellungsgespräch oder Personalbogen unzulässige Fragen, hat der Bewerber bzw. Mitarbeiter das "Recht auf Lüge". Das bedeutet, dass falsche Antworten oder das Verweigern der Antwort erlaubt sind. Eine falsche Antwort auf eine zulässige Frage hingegen kann zu rechtlichen Konsequenzen führen, da dies als arglistige Täuschung betrachtet wird.

Beteiligung des Betriebsrats

Die Gestaltung des Personalfragebogens liegt nicht allein beim Arbeitgeber. Wenn es einen Betriebsrat im Unternehmen gibt, muss dieser jeder inhaltlichen Änderung zustimmen. Das betrifft sowohl die Erstellung des Dokuments als auch spätere Anpassungen. Der Betriebsrat hat zudem das Recht, die Einführung eines Personalbogens vorzuschlagen, allerdings hat der Arbeitgeber in diesem Fall das letzte Wort.

Datenschutz und DSGVO

Beim Personalbogen werden personenbezogene Daten von Arbeitnehmern erfasst, weshalb der Beschäftigtendatenschutz greift. Dieses Gesetz basiert auf dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und der EU-Datenschutzverordnung (DSGVO). Es gelten bestimmte Regeln für die Datenerhebung mit Personalfragebögen:

1. Daten dürfen nur zum Zweck des Beschäftigtenverhältnisses erhoben und verarbeitet werden.
2. Für die Erfassung und Datenverarbeitung ist das freiwillige schriftliche Einverständnis der Bewerber und Beschäftigten erforderlich.
3. Die Bewerber und Beschäftigten müssen explizit auf ihr Recht auf Auskunft, Berechtigung, Löschung und Widerruf hingewiesen werden.

Zusätzlich gelten die Grundsätze der DSGVO bei der Datenverarbeitung, wie Datenminimierung, Korrektheit der Daten, zeitlich begrenzte Speicherung sowie Datensicherheit und Vertraulichkeit.

Es ist wichtig, dass Arbeitgeber die Datenschutzrichtlinien einhalten, da bei Verletzung hohe Strafen drohen.