Wie Cleancaro seine Belegschaft in einem Jahr verdoppelt hat.

Herausforderung

Cleancaro ist ein Familienunternehmen. Als Fabio Calandra die Gebäudereinigung 2020 übernahm hatte er 30 Mitarbeiter. Jetzt sind es rund 130. Die Cleancaro Gebäudereinigung ist spezialisiert auf die Reinigung von Supermärkten. Am Anfang arbeiteten Fabio Calandra und seine Mitarbeiter noch mit Google Kalender, um Einsätze und Schichten zu planen und mit Stundenzetteln aus Papier, um Arbeitszeiten zu erfassen. “Bei kurzfristigen Änderungen war das die reinste Katastrophe, weil der eine vom Stand von Montag gearbeitet hat und der andere vom Stand von Mittwoch”, erinnert sich Fabio Calandra an die Unflexibilität des Google Kalenders.

“Wenn einer mal vergessen hatte seine Zeiten aufzuschreiben, haben wir jedes Mal extrem viel Zeit gebraucht, überhaupt herauszufinden, wer wann wo war”, sagt Fabio Calandra. Daraus resultierte ein weiteres Problem. Die Stundenzettel mussten stets eingesammelt, in Excel-Listen abgetippt, Zuschläge berechnet und an die Lohnbuchhaltung übergeben werden. Das kostete enorm viel Zeit und war fehleranfällig. “Da hat einer gesagt, er habe zu wenig bekommen oder wir haben später gemerkt, da haben wir zu viel bezahlt”, erklärt Fabio Calandra.  Da war dem Geschäftsführer klar, dass sie eine Softwarelösung brauchen, die Ihnen bei der Arbeit unter die Arme greift. Gerade als Cleancaro immer mehr Kunden betreut und Mitarbeiter beschäftigt hat, wurde schnell klar: “Mit Google Kalender funktioniert es einfach überhaupt nicht mehr ab einer gewissen Größe.”

Lösung

Vor rund einem Jahr ist Fabio Calandra dann bei Facebook auf PlanD gestoßen. Besonders die Spezialisierung der Software auf die Bedürfnisse einer Gebäudereinigung haben den Geschäftsführer angesprochen. Entschieden für PlanD hat er sich letzlich, weil “sie die einzigen waren, die sich auf eine gute User-Experience und ein gutes User-Interface fokussieren.” Gerade als Cleancaro stark gewachsen sind, war es für Fabio Calandra und sein Team besonders wichtig, alle Funktionen zentral in einem System handhaben zu können. Von der Planung, über die Zeiterfassung bis zur Lohnabrechnung – mit PlanD hat Fabio Calandra alles gebündelt in einem System. Insbesondere die Einsatzplanung spart ihm viel Zeit: “Jeder Mitarbeiter weiß jetzt genau wann und wo er arbeiten muss. Und wenn wir es schieben, kriegt er sofort eine Info auf sein Handy.”

Als Gebäudereinigung, die hauptsächlich auf die Supermarkt-Reinigung spezialisiert ist, hat Cleancaro jeden Monat wechselnde Positionen und offene Schichten, die bedient werden müssen. Die Mitarbeiter sind oftmals aber bereits anders eingeplant. Mit dem Einsatzplaner von PlanD ist es jetzt ganz einfach diese offenen Schichten zu besetzen. Fabio Calandra werden automatisch alle freien Mitarbeiter angezeigt, gefiltert danach ob sie bereits am Objekt gearbeitet haben oder nicht. Ein weiteres Thema sind die Materialbestellungen vor Ort. Wenn ein Mitarbeiter im Objekt etwas brauchen, können diese das jetzt über die PlanD App selber bestellen und jeder sieht, dass jemand was bestellt hat. “Das hilft uns massiv”, erklärt Fabio Calandra. “So habe ich als Geschäftsführer immer den Überblick über alle Objekte, über alle Materialien und über die Verbräuche.”

Ergebnisse

Cleancaro und Fabio Calandra haben es zusammen mit PlanD geschafft, als Gebäudereinigung enorm zu wachsen. Die Einsätze werden über den Einsatzplaner geplant und die Mitarbeiter bekommen alle Einsätze sofort auf ihr Handy. “Heute heißt es einfach: so wie es in der App steht, wird gearbeitet. Das hat es zu einer echten Erholsamkeit bei uns geführt.”, sagt Fabio Calandra. Seine Mitarbeiter haben die Möglichkeit vor Ort Material zu bestellen, ihre Schichten einzutragen, Zeiterfassungen zu starten und Urlaubsanträge zu machen. “Das funktioniert tadellos.”, bestätigt der Geschäftsführer zufrieden. “Und es ist so einfach zu benutzen, also in dem Moment wo man eine Gebäudereinigung gründet, kann man eigentlich schon PlanD benutzen.”, so Calandra weiter.

Auch der klassische Stress am Monatsende, wenn es um die Lohnvorbereitung geht, ist um einiges weniger geworden. “Die Zeiteinsparung ist da enorm und es kommt zu keinen Fehler beim Übertragen der Stunden mehr, weshalb wir auch viel weniger Anrufe reinkommen.” Der Geschäftsführer von Cleancaro hat es innerhalb von einem Jahr geschafft, die Anzahl an Mitarbeitern zu verdoppeln und ist noch lange nicht am Ende: “Nach oben gibt es meiner Meinung nach keine Grenzen.”