Wie bei Oelfke das Telefon nun nur noch halb so oft klingelt als zuvor.

Herausforderung

Die Gebäudereinigung Oelfke GmbH ist eine klassische Gebäudereinigung mit Schwerpunkt auf die Unterhaltsreinigung. Im Dezember 2013 gegründet, sind rund 50 Reinigungskräfte tagtäglich im Einsatz. Kristina Schroeder von der Gebäudereinigung Oelfke GmbH weiß genau wo die Schwierigkeiten im Arbeitsalltag von Gebäudereinigungen liegen: “Die größte Herausforderung für uns als Gebäudereinigung ist, dass das zu reinigende Objekt und die Reinigungskraft gut zusammen passen. Es ist nicht jeder Mitarbeiter für jeden Einsatz geeignet”, erklärt Kristina Schroeder. Und auch bei der Kommunikation zwischen Kunden und Mitarbeitern kann es oftmals zu Missverständnissen kommen: “Manchmal möchte der Kunde zum Beispiel, dass nur die rechte Seite geputzt wird, was mit dem zuständigen Mitarbeiter dann aber manchmal nicht richtig kommuniziert wird”, schildert Kristina Schroeder.

Eine weitere Herausforderung ist die komplexe Einsatzplanung. Gerade da die Reinigungskräfte ständig unterwegs von Einsatzort zu Einsatzort sind, ist es enorm wichtig, dass Einsätze effizient geplant werden, Einsatzpläne schnellstmöglich zu den Mitarbeitern gelangen und bei etwaigen Ausfällen flexibel geändert werden können. “Früher haben wir noch mit Excel-Tabellen gearbeitet”, erinnert sich Kristina Schroeder. “Das war wie ein Stundenplan in der Schule. Dort haben wir dann die Straßen der Einsatzorte eingetragen und notiert wieviel Zeit die Mitarbeiter haben. Wenn jemand in Vertretung oder krank war, mussten wir alle Pläne umschreiben, neu ausdrucken und an die jeweiligen Mitarbeiter verteilen.”

Als innovative Gebäudereinigung hat die Gebäudereinigung Oelfke GmbH deshalb bereits früh nach digitalen Alternativen gesucht, die Ihren Arbeitsalltag erleichtern können. “Irgendwann habe ich dann eine Softwarelösung gefunden. Wir haben aber relativ schnell festgestellt: das funktioniert überhaupt nicht so wie wir uns das vorstellen. Es gab viel zu viele Fehler und war viel zu aufwändig was die Auswertungsmöglichkeiten angeht. Das ging gar nicht”, erzählt Kristina Schroeder. Deshalb haben sich die Gebäudereinigung Oelfke GmbH und Kristina Schroeder recht schnell dazu entschieden, die Zusammenarbeit zu beenden und nach einer anderen Softwarelösung zu suchen.

Lösung

Insbesondere die korrekte und automatische Auswertung der Arbeitszeiten war für Kristina Schroeder bei der Entscheidung einer neuen Softwarelösung ausschlaggebend. Als Sie auf die All-in-One Softwarelösung von PlanD gestoßen ist, sind Ihr deshalb gerade die guten Auswertungsmöglichkeiten der Software ins Auge gefallen sowie die intelligente Einsatzplanung, die mobile Arbeitszeiterfassung per PlanD App und die Stundenauswertung via digitaler Stundenzettel. Seit Anfang des Jahres setzt die Gebäudereinigung Oelfke GmbH bereits auf PlanD und kann nun vom digitalen Dienstplan, über die Arbeitszeiterfassung bis hin zur fertigen Lohnabrechnung alles ganz einfach in nur einem System handhaben – und spart so Zeit, Stress und Papier.

Dank dem intelligenten Einsatzplaner von PlanD gehören auch unübersichtliche und zeitaufwändige Excel-Tabellen von nun an der Vergangenheit an. Mitarbeiter bekommen ihre Einsatzpläne in Echtzeit über die PlanD App und können immer und von überall darauf zugreifen. Auch auf Vertretungen kann Kristina Schroeder schnellstmöglich reagieren und Mitarbeiter basierend auf deren Qualifikationen und Kapazitäten umplanen. Außerdem kann Sie bei Einsätzen ganz einfach Informationen für jeden individuellen Auftrag hinterlegen, sodass Ihre Mitarbeiter immer bestens für jeden Einsatz informiert sind. Und auch die Reinigungskräfte können dank dem Dokumentenupload selber vor Ort Leistungsverzeichnisse, Dokumente und Fotos zu ihren jeweiligen Aufträgen hochladen. Die Qualitätskontrolle war noch nie einfacher.

Ergebnisse

Seit die Gebäudereinigung Oelfke GmbH PlanD nutzt, hat Kristina Schroeder jetzt wieder mehr Zeit sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: “Dank PlanD klingelt mein Handy am Tag nur noch halb so häufig wie vorher. Weil ich einfach nicht mehr so viel schicken muss. Alle wichtigen Infos zu jedem Einsatz und zu jeder Vertretung sind einfach in der App hinterlegt.” Und auch die Digitalisierung der Einsatzpläne und Stundenzettel sorgen für mehr freie Zeit, in der Kristina und Ihre Mitarbeiter sich anderen Dingen widmen können. Nicht zuletzt wegen PlanD bezeichnete die Handwerkskammer Bremen den Grad an Digitalisierung in der Gebäudereinigung Oelfke GmbH bei einem letzten Besuch auch als “ausgezeichnet”.

Die Resonanz der Mitarbeiter ist ebenfalls positiv: “Unseren Mitarbeitern gefällt, dass die App optisch viel einfacher und ansprechender gestaltet ist als unsere vorherige Softwarelösung und sie generell einfach viel mehr Möglichkeiten haben. Sie können alle wichtigen Dokumente einfach in der App hochladen und haben jederzeit den Überblick über Ihre Arbeitszeiten und geleisteten Stunden. Davor haben Sie ihre Fotos immer über diverse Kommunikationskanäle geschickt. Das war echt immer mühsam und unübersichtlich.” Für die Gebäudereinigung Oelfke GmbH und Kristina Schroeder hat die Digitalisierung mit PlanD in erster Linie für eine riesige Zeitersparnis und mehr Einfachheit im Arbeitsalltag gesorgt. “Es läuft wie am Schnürchen”, resümiert Kristina Schroeder, “und am Ende des Tages sparen wir neben der Zeit auch noch Unmengen an Papier ein. Besser geht es nicht.”