Wie LCM jetzt alle relevanten Informationen zentral an einem Ort hat.

Note: English version below

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Herausforderung

Mit mehr als 30 Jahren Erfahrung hat sich LCM langsam aber sicher als einer der größten Facility-Management-Anbieter in Spanien etabliert. Daher war es nur logisch, dass sie 2013 begannen, auch in andere Länder zu expandieren und ihre Dienstleistungen auch in den Niederlanden und Deutschland anzubieten. Im Jahr 2024, etwas mehr als ein Jahrzehnt später, beschäftigt das Unternehmen mehr als 400 Mitarbeiter, die für Kunden wie Zara, die Inditex-Gruppe, Decathlon und New Yorker in ganz Deutschland tätig sind. Verantwortlich für das Controlling und die interne Kommunikation ist der People and Culture Manager Jorge Pascual. Er sorgt dafür, dass alle Arbeitszeiten korrekt erfasst werden. In Deutschland ist es mittlerweile Pflicht, die Arbeitszeiten digital zu erfassen und mindestens zwei Jahre lang aufzubewahren. Doch bei LCM wurden die Stundenzettel bis letztes Jahr noch auf Papier geschrieben. Also machte sich Jorge Pascual auf die Suche nach einer Lösung, um die Prozesse zu digitalisieren. "Wir waren auf der Suche nach einer Lösung, die auf den Bereich Facility Management spezialisiert ist, denn normalerweise sind andere Apps eher allgemein gehalten und passen sich nicht an die spezifischen Herausforderungen an, mit denen wir jeden Tag konfrontiert sind", erklärt Jorge Pascual. Dabei stießen sie auf der CMS-Messe auf die All-in-One-Software PlanD, mit der sie nun seit September letzten Jahres arbeiten.

Da LCM ursprünglich aus Spanien stammt, beschäftigt LCM viele spanische Mitarbeiter, die mit der deutschen Sprache nicht vertraut sind. "Unsere Arbeitnehmer sind hauptsächlich spanischsprachig. Vielleicht 10 % unserer Mitarbeiter können Deutsch", erklärt Jorge Pascual, warum es so wichtig war, dass PlanD nicht nur in Spanisch, sondern auch in über 20 anderen Sprachen verfügbar ist. Ein weiterer wichtiger Punkt, den Jorge Pascual und sein Team erreichen wollten, war, die internen Prozesse zu zentralisieren und für alle transparenter zu machen. Die Planung per Excel, die Kommunikation per E-Mail und das Sammeln aller Stundenzettel auf Papier am Monatsende kosteten ihn viel Zeit und Nerven. Mit PlanD ist das jetzt anders. Aber das funktioniert natürlich nur, wenn alle Mitarbeiter mit der PlanD-App einverstanden sind, vor allem, wenn sie mit der Technik nicht so vertraut sind: "Am Anfang mussten wir erklären, dass es für alle besser ist, weil sie auch keine Zeit damit verlieren wollen, all diese Dinge auf Papier zu erledigen oder E-Mails zu verschicken. Mit PlanD werden all diese Prozesse automatisiert und es ist sehr transparent. Sie haben Zugang zu denselben Informationen, die auch das Unternehmen hat. Es geht also nur darum, mit ihnen darüber zu sprechen. Es ist eine Win-Win-Situation. Wir werden alle gewinnen."

Lösung

Mit PlanD plant LCM nun die verschiedenen Arbeitsabläufe und erfasst alle Arbeitszeiten der Mitarbeiter über ein zentrales System. Die Mitarbeiter erfassen ihre Stunden mit der mobilen PlanD-App auf ihrem Smartphone, anstatt sie auf ein Blatt Papier zu schreiben, was Fehler minimiert und viel Zeit spart. "Die Stundenzettel auf Papier waren oft nicht korrekt. So mussten wir korrigieren und manchmal gingen Informationen verloren. Mit PlanD brauchen wir nicht mehr auf Papier zu arbeiten", erklärt Jorge Pascual. Auch für mögliche staatliche Kontrollen ist es einfacher. "Rechtlich gesehen müssen die Stundenzettel immer zugänglich sein, also müssen sie sich am Arbeitsplatz befinden. Mit PlanD ist das anders, denn sie sind natürlich sehr schnell zugänglich."

Die andere große Herausforderung, die LCM und Jorge Pascual bewältigen wollten, war die Zentralisierung der internen Prozesse. Das war einer der Hauptgründe, warum sie sich für die All-in-One-Software von PlanD entschieden haben, denn sie zentralisiert alle Prozesse in einem System. "Alle Prozesse sind fließender", sagt Jorge Pascual und fährt fort: "Man hat alles in einem System und alles ist einfacher, weil alle Informationen am gleichen Ort sind." Mit PlanD kann er alle Vorgänge in einem System sehen und erkennen, ob sie bereits abgeschlossen sind oder nicht. Durch die Installation der Software ist es ihm auch möglich, neue Mitarbeiter viel einfacher in das Unternehmen zu integrieren. Sie bekommen einfach einen Link zur PlanD-App zugeschickt, in die sie ihre Daten eingeben können, und sind im Grunde sofort startklar.

Ergebnisse

Aber was sind die Hauptvorteile, die Jorge Pascual in der Nutzung von PlanD sieht? "Ich würde sagen, eine große Zeitersparnis und eine viel bessere Zugänglichkeit von allem". Gerade in seiner Position, in der er die Arbeitszeiten der Mitarbeiter kontrollieren muss, ist es wichtig, immer einen guten Überblick über alle Mitarbeiter und ihre Tätigkeiten zu haben. Bevor LCM mit PlanD gearbeitet hat, war das schwierig: "Es war fast unmöglich zu kontrollieren, ob die Mitarbeiter die Stunden und Aufgaben auch wirklich erledigt haben, weil sie ihre eigenen Excel-Tabellen hatten und natürlich nicht jedes Mal aktualisiert wurden." Jetzt kann er mit PlanD alles in Echtzeit sehen und sofort nachfragen, wenn etwas fehlt. Außerdem haben sie eine bessere Transparenz und Kommunikation mit den Kunden. Wenn sich ein Kunde beschwert, dass eine Reinigungskraft nicht gekommen ist, hat Jorge Pascual jetzt dank des integrierten GPS-Trackings in der App den Beweis in Form von PlanD, dass tatsächlich eine Reinigungskraft vor Ort war. Alles in allem haben LCM und Jorge Pascual nun eine viel bessere Kontrolle über ihre internen Prozesse und sparen viel Zeit, um ihr Geschäft weiter auszubauen.

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English:

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Challenge

With more than 30 years of experience LCM slowly but steadily established itself as one of the biggest Facility Management providers in Spain. So it only made sense they started to expand in 2013 to other countries as well, also offering their services in the Netherlands and Germany, deciding to make Berlin their new head office. In 2024, a bit more than a decade later, they have more than 400 employees working with clients like Zara, the Inditex group, Decathlon and New Yorker all over Germany. In charge of controlling and the internal communication is People and Culture Manager Jorge Pascual. He ensures that all working times are recorded correctly. In Germany it is mandatory now that working hours are recorded digitally and stored for at least two years. But at LCM the timesheets were still written on paper until last year. So Jorge Pascual went and searched for a solution to digitalize their processes. “We were searching for something specialized in the field of facility management because normally other apps are more general, so they are not very adapt to the specific challenges we face every day” explains Jorge Pascual. To achieve that, they stumbled upon the all-in-one software PlanD at the CMS fair with which they work now since September of last year.

Originally coming from Spain, LCM has a lot of Spanish employees not familiar with the German language. “Our employers are mainly Spanish speakers. Maybe 10% of our employees are able to speak German”, says Jorge Pascual on why it was so important that PlanD was eligible in Spanish as well as in 20+ other languages. Another main point Jorge Pascual and his team wanted to achieve was to centralize their internal processes and make them more transparent for everyone. Having to do the planning via Excel, communicate back and forth via E-Mails and collecting all the timesheets on paper at the end of the month was costing him a lot of time and nerves. Now with PlanD that is different. But of course that only works when all the employees are on board with using the PlanD app especially when you have people that are not very familiar with the technology: “At the start we had to explain that it's better for everybody because they also don't want to lose time in doing all these things by paper or sending emails. With PlanD all these processes will be automatized and it is very transparent. You can actually have access to the same information that the company has. So it’s all about speaking with them about that. It's a win-win. All of us are going to win.”

Solution

With PlanD LCM now plans all the different operations and keeps track of all the working hours of their employees through one centralized system. The employees record their hours with the mobile PlanD app on their smartphone instead of having to write them on a piece of paper, minimizing mistakes and saving a lot of time. “The timesheets on paper were often not correct. So we had to correct and sometimes lost some information. With PlanD we don’t have to work on paper anymore”, explains Jorge Pascual. It is also easier for possible government controls. “Legally the timesheets need to be always accessible, so they need to be in the workplace. With PlanD it's different because it is of course accessible very fast.”

the other main challenge LCM and Jorge Pascual wanted to overcome was the centralization of the internal processes. That was one of the main reasons why they opted for the all-in-one software of PlanD because it centralizes all of the processes in one system. “All the processes are more fluent” says Jorge Pascual and continues: “You have everything in one system and everything is easier because all the information is in the same place.” With PlanD he can see all of the operations in one system and whether they have been completed yet or not. By installing the software it also enables him to integrate new employees into the company way easier. They just get a link to the PlanD app sent to them where they can enter their information and are basically ready to start from the get-go.

Results

But what are the main advantages Jorge Pascual sees in using PlanD? “I would say saving a lot of time and way better accessibility of everything”. Especially in his position having to control all the hours of the employees it is important to always have a good overview over all of the employees and their operations. Before LCM worked with PlanD that was difficult: “It was nearly impossible to control if the employees were doing the hours and controlling the tasks because they had their own Excel and weren’t of course actualizing every time.” Now with PlanD he can see everything in real time and ask immediately if something is missing. Furthermore they have a better transparency and communication with clients. If a client complains that a cleaner didn’t show up, Jorge Pascual now has proof in form of PlanD that a cleaner indeed was at the site due to the integrated GPS-tracking in the app. All in all, LCM and Jorge Pascual now have a way better control over their internal processes and save a lot of time to expand their business even further.

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