Wie D.Weber Urlaubsanträge jetzt in zwei Klicks abwickelt anstatt in vier Wochen

Die Gebäudereinigung D.Weber ist ein echtes Traditionsunternehmen. Gegründet 1982 als kleiner Glasreinigungsbetrieb, wuchs das Unternehmen über Jahrzehnte zu einem etablierten Anbieter für Reinigungsdienstleistungen mit über 250 Mitarbeitenden. Von der Glas- und Unterhaltsreinigung bis hin zur Betreuung von 100 Kindergärten ist das Unternehmen breit aufgestellt. Die nächste Generation der Familie Weber führt das Unternehmen seit einigen Jahren in die Zukunft, in der auch PlanD eine zentrale Rolle in der Digitalisierung und Neugestaltung der Prozesse spielt.

So profitiert die Weber GmbH von PlanD

• Zentrale Einsatzplanung in einem System anstatt mehreren Apps
• Optimierte Urlaubsanträge und Materialbestellungen in Echtzeit
• Deutlich reduzierte Papierarbeit und CO₂-Einsparungen dank digitaler Stundenzettel
• Hohe Akzeptanz bei Mitarbeitenden durch schnelle Übersicht der Urlaubstage & Stundenzettel
• Schnellere Bearbeitung und Übersicht aller Arbeitszeiten und Abweichungen anhand digitaler Zeiterfassung per App

„PlanD spart uns einfach so viel Zeit und Aufwand. Materialbestellungen bekomme ich z.B. jetzt über Plan D und kann diese mit einem Klick an unsere Lieferanten weitergeben. Das ist ein Riesenfaktor.”

Welche Aspekte haben Weber GmbH von PlanD überzeugt?

Die Notwendigkeit, die bestehende Software durch eine neue Lösung zu ersetzen, führte die D.Weber GmbH zu PlanD. Vorher nutzte das Unternehmen eine Branchenlösung, deren Weiterbetrieb jedoch 2023 eingestellt wurde. Die Suche nach einem neuen Anbieter war für die Weber GmbH entscheidend, um den nächsten Schritt in der Digitalisierung zu gehen und ihre internen Abläufe weiter zu vereinfachen. Bei der Auswahl überzeugte PlanD durch eine intuitive Bedienbarkeit, eine klare Struktur und die umfassende Unterstützung während der Implementierung.

Insgesamt wurden zehn Anbieter geprüft, wobei PlanD aufgrund der guten Präsentation und des einfachen Kontakts schnell in die engere Auswahl rückte. Weitere Anbieter wirkten in ihrer Struktur wenig intuitiv und unübersichtlich, während PlanD direkt durch klare Abläufe und hohe Nutzerfreundlichkeit punktete – insbesondere für die mobile Anwendung, die den Mitarbeitenden die Anpassung erleichtert.

PlanD Erfolgsindikatoren

• Deutlich geringerer Papieraufwand dank digitaler Zeiterfassung per mobiler App
• Urlaubsanträge werden in zwei Klicks erledigt, statt in bis zu vier Wochen
• Riesige Zeitersparnis in der Einsatzplanung und Urlaubsverwaltung
• Über 700 digitalisierte Objekte und Reduzierung des CO₂-Ausstoßes durch weniger Fahrten
• Nachhaltigere Prozesse durch die Minimierung von Fahrwegen und CO₂-Ausstoß
• Hohe Akzeptanz bei den Reinigungskräften, dank einfacher Bedienbarkeit und klarer Anzeige von Stundenzetteln und Urlaubstagen

So nutzt D.Weber PlanD

Zeiterfassung und digitale Stundenzettel:

Dank PlanD läuft die Zeiterfassung über ein benutzerfreundliches, digitales System, das Reinigungskräften und Objektleitungen eine klare Übersicht ermöglicht. Zuvor mussten Stundenzettel aufwendig per Post oder händisch ins Büro zurückgebracht werden, was oft zu Fehlern, Nachfragen und Verzögerungen führte. Die zentrale Übersicht in PlanD ermöglicht es der Verwaltung, die Zeiten tagesaktuell zu erfassen und bei Abweichungen direkt Rücksprache zu halten.

Materialbestellungen:

Materialbestellungen laufen jetzt effizient über PlanD: Reinigungskräfte können Materialbedarf in der App melden, wodurch die Verwaltung diese Informationen direkt und ohne Zwischenschritte an Lieferanten weiterleiten kann. Die übersichtliche Dokumentation ermöglicht eine genaue Kontrolle und Verteilung der Bestellungen, was die interne Kommunikation deutlich vereinfacht.

Urlaubsplanung und -verwaltung:

Die Digitalisierung von Urlaubsanträgen bedeutet für D.Weber GmbH eine enorme Zeitersparnis. Die Mitarbeitenden können ihre Urlaubsanträge jetzt mobil über PlanD einreichen, die sofort genehmigt oder bei Bedarf zur Freigabe an die Objektleitung weitergeleitet werden. Dieser Prozess, der vorher bis zu vier Wochen dauerte, ist nun in wenigen Klicks erledigt.

Einsatzplanung:

PlanD ermöglicht es dem Team der D.Weber GmbH, Einsätze und Pläne zentral zu erstellen und Änderungen direkt an die mobilen Geräte der Reinigungskräfte zu senden. Mitarbeitende werden sofort benachrichtigt, wenn Schichtänderungen anstehen, was Arbeitsabläufe und Kommunikation erheblich vereinfacht und Missverständnisse reduziert.

Ausblick

Die ersten Monate mit PlanD haben gezeigt, dass die D.Weber GmbH eine stabile und effiziente Lösung für die täglichen Prozesse gefunden hat. Für die Zukunft plant das Unternehmen, die Digitalisierung weiter auszubauen und auch die Lohnabrechnung vollständig über PlanD abzuwickeln. Dies könnte die Abrechnungszeiten um mehr als die Hälfte reduzieren und die monatlichen Lohnläufe weiter beschleunigen. Mit der geplanten vollständigen Integration wird PlanD das Unternehmen in den kommenden Jahren noch flexibler und effizienter machen und in den kommenden Jahren optimal unterstützen, um auch in Zukunft stetig und nachhaltig zu wachsen.

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