Wie navus Gebäudeservice endlich eine Software gefunden hat, die zuverlässig funktioniert und Spaß macht

Seit über einem Jahrzehnt steht der navus Gebäudeservice unter der Leitung von Sascha Dilly mittlerweile für erstklassige Reinigungsdienstleistungen und einen persönlichen Kundenservice. Mit einem klaren Fokus auf Qualität und Nachhaltigkeit hat sich das Unternehmen in der Gebäudereinigungsbranche etabliert. Der Einsatz umweltschonender Reinigungsmittel und digitaler Lösungen zeigt, dass Effizienz und ökologische Verantwortung Hand in Hand gehen können.

Schon als Jugendlicher arbeitete Sascha Dilly in der Gebäudereinigung seines Vaters mit, wo er erste Einblicke in die Branche erhielt. Doch nach einem abgebrochenen Gymnasium stand er vor der Frage, wie es weitergehen sollte. „Ich habe aus der Not eine Tugend gemacht und eine Ausbildung zum Gebäudereiniger begonnen“, erinnert sich Dilly. Es war eine Entscheidung, die sein Leben prägen sollte: Nach der Lehre arbeitete er als Geselle in einem mittelständischen Unternehmen, bevor er 2002 den Meistertitel erlangte.

Nach Jahren in der Familienfirma, die unter seiner technischen Leitung auf fast 90 Mitarbeitende wuchs, entschied sich Dilly, seinen eigenen Weg zu gehen. 2010 gründete er navus Gebäudeservice, um seine Vision einer modernen, persönlichen und nachhaltigen Gebäudereinigung umzusetzen. Seitdem hat er nicht nur ein erfolgreiches Unternehmen aufgebaut, sondern auch innovative Wege gefunden, Effizienz und Umweltbewusstsein in den Mittelpunkt seiner Arbeit zu stellen. Und 2025 gibt es den nächsten Schritt: Ab dem 1. Januar  wird das Unternehmen komplett auf die digitale All-in-One Software PlanD umsteigen.

So profitiert der navus Gebäudeservice von PlanD

• Intuitive Bedienung erleichtert den Alltag für alle Mitarbeitenden und die Geschäftsführung.
• Ansprechendes Design der Software sorgt dafür, dass Mitarbeiter die App gerne nutzen.
• Ein zentrales System mit einer App für die Mitarbeitenden ersetzt mehrere fehleranfällige Tools und vereinfacht und zentralisiert die Arbeitsabläufe sowie die interne Kommunikation.
• Ganz neue Transparenz bei Zeiterfassung und viel kürzere Wege bei Materialbestellungen und Kundenkommunikation.
• Nachhaltigere Arbeitsweise durch digitale Prozesse und reduzierte Papiernutzung.

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"Es ist einfach super intuitiv und selbsterklärend. Ich muss mich nicht lange durchwühlen durch irgendwelche Menüs und dabei sieht es auch noch verdammt gut aus",

Sascha Dilly, Inhaber navus Gebäudeservice

Warum navus Gebäudeservice sich für PlanD entschieden hat

Als Sascha Dilly 2010 nach jahrelanger Berufserfahrung im Familienbetrieb des Vaters und mit dem Meisterbrief in der Tasche, den Wunsch verspürte, auf eigenen Füßen zu stehen und seine ganz eigene Unternehmensphilosophie umzusetzen, war der navus Gebäudeservice geboren. Von vornherein war dem Gründer dabei wichtig, professionelle Gebäudereinigung unter ökologischen Aspekten durchzuführen. Und dazu gehörte ebenfalls, möglichst auf Papier zu verzichten und schon früh auf innovative Softwarelösungen zu setzen. Aus seiner jahrelangen Erfahrung kannte Sascha bereits einige Branchensoftwares aus erster Hand. Vollständig zufriedenstellend war jedoch bisher keine davon. Und auch die ersten Softwarelösungen mit denen er bei navus anfing, waren keine Ausnahme.

Besonders frustrierend war der Einsatz von BlueTem, bei dem die Arbeit durch fehlerhafte mobile Apps und komplexe Menüstrukturen eher erschwert als erleichtert wurde: “Da gab es Tausende von Modulen und Menüs und dazu noch Untermenüs und Hintermenüs. Plus, es war alles noch sehr fehlerbehaftet”. Als er dann auf die All-in-One Software von PlanD stieß, fiel die Entscheidung leicht: „Ich wollte endlich ankommen – und eine Software, die meine Prozesse nicht nur vereinfacht, sondern auch zuverlässig funktioniert,“ so Dilly.

Dass PlanD mit einer modernen, intuitiven Oberfläche und umfangreichen Funktionen überzeugte, war ein entscheidender Vorteil. Doch der ausschlaggebende Punkt war die Benutzerfreundlichkeit – sowohl für Sascha Dilly als auch für seine Mitarbeitenden: „Das System funktioniert einfach – und meine Mitarbeiter sind jetzt schon begeistert. Das macht echt Spaß.”

PlanD Erfolgsindikatoren

• Schnelle Implementierung: Nur zwei Termine reichten, um alle Funktionen einsatzbereit zu machen.
• Reduktion von Fehlern: Durch zentrale Software sind manuelle Nacharbeiten bei Lohnabrechnungen nicht mehr nötig.
• Höhere Mitarbeiterzufriedenheit: Mitarbeitende loben die einfache Handhabung der App, die jetzt schneller und stabiler läuft.
• Nachhaltigkeit im Fokus: Papierverbrauch wurde durch digitale Prozesse und Materialbestellungen direkt in der App deutlich reduziert.
• Transparente Kundenkommunikation: Kunden können nun Tickets erstellen und den Fortschritt ihrer Anliegen in Echtzeit nachverfolgen.

Wie navus Gebäudeservice PlanD einsetzt

1. Zeiterfassung und Einsatzplanung

Dank PlanD erfolgt die Zeiterfassung nun digital und fehlerfrei – direkt per App. Die Einsatzplanung ist für alle Mitarbeitenden transparent und übersichtlich gestaltet, was den Verwaltungsaufwand reduziert und auch die Arbeit für die Mitarbeitenden erleichtert: “Die sind jetzt schon total begeistert. Die App funktioniert schnell und macht echt Spaß. Damit schlägt und fällt das System. Wenn deine Mitarbeiter das nicht annehmen, dann bringt das alles nichts.”

2. Materialmanagement

Materialbestellungen laufen direkt über die App, was unnötige Telefonate und Missverständnisse minimiert. Reinigungskräfte können ihren Bedarf vor Ort melden, und alle Bestellungen werden zentral dokumentiert: “Die Idee mit dem Materialschrank finde ich auch super. Zurzeit läuft das alles noch auf Zuruf. Dann ruft die Reinigungskraft an oder über meldet sich über den BlueTem Messenger, wenn er überhaupt genutzt wird, weil er sich manchmal nur alle 3 Tage aktualisiert. Mit PlanD sind die Bestellungen sofort im System und jeder kann das einsehen im Büro und ich kann zum Beispiel sagen: “Wieso kriegen die 5 Flaschen Reinigungsmittel, ich habe doch gesagt, die sollen nur eine kriegen.””

3. Lohnabrechnung und Faktura

Die digitale Übergabe an das Steuerbüro erfolgt automatisch. Sascha Dilly muss die Daten nicht mehr in Excel-Tabellen übertragen, was vorher eine fehleranfällige und zeitaufwändige Aufgabe war: “Die Auswertung, die BlueTem ausgespuckt hat, stimmten nie überein. Da mussten wir immer nochmal nacharbeiten händisch in eine Excel-Tabelle eintragen, weil der Export nicht funktionierte. Und von dieser händischen Excel-Tabelle nochmal beim Steuerberater in die Online-Schnittstelle einpflegen. Das ist einfach total fehlerbehaftet.” Jetzt mit PlanD wird die Lohnabrechnung automatisch basierend auf den digitalen Stundenzetteln ermittelt und mit wenigen Klicks an das Steuerbüro exportiert.

4. Kundenkommunikation

Mit dem integrierten Ticket-System von PlanD können Kunden direkt Anliegen melden, die in der Software nachvollziehbar bearbeitet werden. Das sorgt für schnellere Lösungen und zufriedenere Kunden: Da freue ich mich einfach drauf, weil das auch ein großer Mehrwert für unsere Kunden darstellt. Der Kunde kann über PlanD ein Ticket erstellen, wenn mal was ist ohne dass bei dir das Telefon direkt klingelt. Vorher lief das alles per E-Mail oder halt telefonisch.”

Ausblick und Ergebnisse

Mit PlanD hat der navus Gebäudeservice einen zuverlässigen Partner gefunden, der die internen Prozesse nicht nur effizienter gestaltet, sondern auch einen echten Mehrwert für Kunden bietet. Sascha Dilly blickt optimistisch in die Zukunft: „Ich freue mich auf den 1.1., wenn wir alle Funktionen komplett nutzen. Für unsere Kunden bedeutet das nicht nur bessere Prozesse, sondern auch mehr Transparenz.“

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