Wie Landsberg die Arbeit mit PlanD für seine Mitarbeiter vereinfacht.

Herausforderung

Die Gebäudedienste Landsberg GmbH ist bereits seit 1998 am Markt. Neben der klassischen Gebäudereinigung und Unterhaltsreinigung, bietet der Gebäudedienstleister ein breites Spektrum an Leistungen wie Hauswirtschaftsdienste, Glasreinigung, Garten- und Landschaftspflege, Spielplatzbau sowie Innenausbau und Hausmeisterdienste an. Das Unternehmen hat aktuell über 190 Mitarbeiter und sitzt in Landsberg. Geschäftsführer Martin Kruczynski ist seit 2011 im Unternehmen. Als er angefangen hat, arbeiteten bei Landsberg noch unter 80 Leute, mittlerweile sind es fast 200. Doch das ist noch längst nicht das Ende: “Wir haben dieses Jahr einen neuen Vertriebsmitarbeiter eingestellt, der kümmert sich ausschließlich um Kundenakquise, um das einfach noch weiter zu pushen”, erklärt Martin Kruczynski. Von den 190 Mitarbeitern arbeiten nur eine Handvoll im Innendienst, der Rest sind Reinigungskräfte, Objektleiter und Teilzeitkräfte, die ständig unterwegs sind.

Das Hauptziel für Martin Kruczynski und sein Team ist in den letzten Jahren die Umstellung von Papier auf digitale Lösungen gewesen. “Wir hatten früher ganz klassisch die Netzlaufwerke bei uns im Keller und wenn du den VPN nicht hattest, ging nichts”, erläutert der Geschäftsführer. Dann kam die Installation von SharePoint, mit dem die ersten Prozesse digitalisiert werden konnten. Auch eine Softwarelösung wurde akquiriert: “Da doktern wir schon seit Jahren dran herum, dass wir eine Lösung kriegen. Wir hatten verschiedene Sachen, die wir ausprobiert haben und nichts hat funktioniert. Da haben wir immer Schulungen bezahlt und dies und jenes gemacht. Aber dann hieß es am Ende: digitale Arbeitsscheine gehen mit der Lösung doch nicht, das wird jetzt wieder eingestellt. Da fängst du jedes Mal wieder von vorne an.” Insbesondere die Möglichkeit der digitalen Arbeitsscheine sowie die digitale Zeiterfassung waren für Martin Kruczynski und sein Team wichtig. Denn die Arbeitszeiten der Springer in der Unterhaltsreinigung, die im Monat bis zu 40 verschiedene Objekte betreuen, von den Papierzetteln einzupflegen, kostete die Objektleiter jedes Mal extrem viel Zeit. Die Softwarelösung versprach ein extra Tool für die Zeiterfassung samt digitaler Arbeitsscheine, doch es kam nichts. Im Gegenteil: “Wir brauchen Zeiterfassung und Arbeitsscheine. Das wussten die schon. Das konnte die Software aber nicht und die haben uns das Ding trotzdem verkauft”.

Die Abrechnungen wurden also erstmal mithilfe von Excel-Listen erstellt. Laut Martin Kruczynski war dies “immer ein Riesenaufwand in der Abrechnung”. Aber alles sei besser gewesen als das Papierchaos. Bei den normalen Unterhaltsreinigungen hätte dies auch ganz gut funktioniert. Bei den Reinigungskräften mit wechselnden Tätigkeiten mit den Stundenzetteln aus Papier und mit der App war es für Martin Kruczynski irgendwann nicht mehr tragbar. Die Schnittstelle von der Softwarelösung ging dann auch nicht mehr und es waren nicht mehr alle Objekte hinterlegt im System. “Das war Mist. Und von der Software wurde man auch im Regen stehen gelassen”, zeigt sich der Geschäftsführer enttäuscht. Dann ist er bei der CMS Messe 2023 auf PlanD gestoßen und fand die All-in-One Softwarelösung auf den ersten Blick sehr ansprechend: “Da habe ich direkt angefangen zu überlegen, wie können wir das im Prozess implementieren? Die Abrechnungssoftware ist bei uns das Herzstück wo alles zusammenläuft. Das ist ein Riesending für uns das umzustellen”, erinnert sich Martin Kruczynski.

Lösung

Doch bei PlanD hat Martin Kruczynski insbesondere der intuitive Prozess recht schnell überzeugt. Vom Einstellen des Mitarbeiters über die Kundenanlage bis hin zur Abrechnung läuft alles in einem System. “Das haben wir live am Telefon gemacht. Der Ablauf war super einfach zu verstehen und einfach zu handlen”, erklärt Martin Kruczynski. Außerdem sei ihm wichtig gewesen, dass man nicht erst 100 Seiten durchlesen musste, um die Funktionen zu verstehen: “Manchmal ist weniger mehr. Ein bisschen weniger Funktionen. Aber die funktionieren dafür richtig gut”. Für den Einstieg mit PlanD implementierte er zunächst die ganzen Reinigungskräfte, die keine festen Reinigungsobjekte haben oder einspringen, wenn jemand krank ist. “Die tun in der Abrechnung richtig weh”, erklärt Martin Kruczynski. Die Einsatzplanung macht er für diese jetzt nur noch in PlanD. Davor erfolgte dies mit einen Kalender: “Jedes Team hatte einen eigenen Kalender. Da haben wir die Einsätze verplant und die Mitarbeiter haben auf dem Handy gesehen: ich habe jetzt Kunde XY. Der Arbeitsschein lag unten im Fach. Und so weiter. Jetzt haben wir es in PlanD”. Mit PlanD sehen die Mitarbeiter ihre Einsätze direkt über die mobile App und können auch Ihre Zeiten ganz einfach per App erfassen. Die geleisteten Arbeitsstunden werden automatisch und in Echtzeit für die Freigabe an das Büro geschickt, sofort bereit für die Abrechnung: “Die ersten Teilabrechnungen haben wir schon mit denen gemacht. Das hat echt gut funktioniert”, zeigt sich der Geschäftsführer zufrieden.

Auch das Faktura-Modell hat es ihm angetan. Die Angebotserstellung wurde bereits komplett umgestellt, sodass die Angebote aktuell nur noch in PlanD geschrieben werden. Später möchte Martin Kruczynski auch alle Rechnungen in PlanD schreiben. “Da brauchen wir noch Kostenstellen. Aber da sind wir gut im Austausch, dass das zeitgleich auch kommen wird”, sagt der Geschäftsführer. Auch die Resonanz der Mitarbeiter von Landsberg ist sehr positiv: “Besonders die jüngeren Mitarbeiter haben das freudestrahlend in Empfang genommen.” Natürlich habe es gerade bei den älteren Mitarbeitern auch ein paar Bremser gegeben, die alles erstmal schlecht geredet hätten. Denen wurde aber direkt der Wind aus den Segeln genommen. “Wir haben eine Dienstanweisung herausgebracht, wo alles verschriftlicht wurde. Die hat besagt: Was haben wir zu machen? Wo fängt die Arbeitszeit an? Wo drücke ich wie auf welchen Knopf? Und dann hat es auch bei denen funktioniert”, erzählt Martin Kruczynski. Ein weiterer Punkt sei der direkte Austausch und Support mit PlanD, der Martin Kruczynski positiv aufgefallen ist: “Wenn ich sage: Diese Funktion wär super zu haben, dann wird das sofort mit aufgenommen und in die Wege geleitet. Wir hatten z.B. einen Filterwunsch. Der wird jetzt umgesetzt”.

Ergebnisse

Mit PlanD hat Martin Kruczynski jetzt endlich eine digitale Lösung, mit der seine Mitarbeiter digitale Arbeitsscheine erstellen können und ihre Arbeitszeiten digital erfassen. Dadurch dass die Arbeitszeiten direkt im System hinterlegt werden, kann die Abrechnung so deutlich schneller gehandhabt werden. Besonders bei den Reinigungskräften mit wechselnden Einsatzorten und unterschiedlichen Tätigkeiten sparen der Geschäftsführer und sein Team Zeit und Nerven: “Ich habe viel mehr Zeit, um auch auch mal eine Stunde für ein Projekt abzuarbeiten. Anders funktioniert es einfach nicht mehr”. Die Gebäudedienste Landsberg GmbH ist in den letzten Jahren zwar schon erheblich gewachsen, doch das soll noch längst nicht alles gewesen sein. Dank PlanD kann sich Martin Kruczynski nun wieder vermehrt der Kundenakquise widmen.

Nach den ganzen Umständlichkeiten mit vorherigen Softwarelösungen und Excel-Listen, hat er mit PlanD nun endlich eine Softwarelösung, die nicht nur den gesamten Prozess in der Gebäudereinigung abdeckt, sondern auch speziell darauf abgestimmt ist. “Wir sind echt zufrieden, wie es läuft”, sagt der Geschäftsführer und weist auch auf seine Reinigungskräfte hin, die tagtäglich mit der PlanD App arbeiten: “Unsere Mitarbeiter sind auch zufrieden. Die Urlaubszeiten, die sehen sie jetzt auf einen Blick. Wieviel Resturlaub hab ich noch zur Verfügung? Das war eine Sache, da mussten die jedes Mal ins Büro kommen. Für die Mitarbeiter ist das echt ein sehr schönes Tool.” Denn, für Martin Kruczynski stehen seine Mitarbeiter im Mittelpunkt: “Wir wollen es den Leuten so einfach machen wie möglich. Es ist alles schon kompliziert genug. Da brauchen wir es bei der Arbeit nicht noch komplizierter machen, als es sein muss.”