Wie PlanD zwei Ex-Soldaten die Werkzeuge für ihren Erfolg lieferte

Was kommt nach der Bundeswehrzeit? Diese Frage stellten sich Malte Kronjäger und sein Kollege vor einigen Jahren. Beide hatten den Wunsch, den sicheren Rahmen der Bundeswehr zu verlassen und etwas Eigenes aufzubauen. „Wir wollten uns selbstständig machen, hatten aber keine Idee, womit genau“, erinnert sich Malte Kronjäger. Der erste Schritt in die Gebäudereinigung war eher ein Zufall – Malte hatte bereits nebenbei in der Reinigung gearbeitet, sein Kollege sogar über mehrere Jahre.

„Irgendwann haben wir aus Spaß darüber gesprochen, bis es ernst wurde. Dann haben wir gesagt: Jetzt oder nie!“ So gründeten die beiden 2022 die KI-Gebäudereinigung. Anfangs lief der Betrieb nebenberuflich, da beide noch Restdienstzeit bei der Bundeswehr hatten. Ende 2022 konnte sich der Kollege voll ins Unternehmen einbringen; seit Februar 2024 ist auch Malte komplett raus aus der Bundeswehr und voll bei der Sache.

Heute beschäftigt KI-Gebäudereinigung 11 Mitarbeiter – darunter viele aus dem Freundeskreis, die von der Idee begeistert sind und auf Minijob-Basis unterstützen. Trotz der wachsenden Struktur packen die Gründer noch immer selbst mit an: „Wir sind nach wie vor selbst im Einsatz – das ist wichtig, um nah bei den Mitarbeitern und Kunden zu bleiben.“

So profitiert KI-Gebäudereinigung von PlanD

• Zeitsparende Einsatzplanung: Anpassungen bei Krankheitsfällen oder Urlaub sind in wenigen Klicks möglich.
• Offline-Zeiterfassung: Keine Datenverluste, auch ohne Internetzugang in Objekten.
• Benutzerfreundlichkeit: Intuitive Oberfläche, die von allen Mitarbeitern schnell angenommen wird.
• Umfangreiche Komplettlösung: Zeiterfassung, Rechnungen, Materialbestellungen und Kommunikation in einem System.
• Schnelle Implementierung: Vollständige Einrichtung der Software innerhalb eines Wochenendes.

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„Bei PlanD fühlt sich das System fertig an – es ist durchdacht, intuitiv und spart uns Zeit. Endlich arbeiten wir effizienter und haben weniger Stress im Alltag.“

Malte Kronjäger, Gründer & Inhaber

Welche Aspekte haben KI-Gebäudereinigung von PlanD überzeugt?

Anfangs versuchten die beiden Gründer, die Organisation klassisch mit Google Drive, Kalendern und Tabellen zu lösen: „Wir haben alles digitalisiert, was ging – aber es war nichts Halbes und nichts Ganzes. Das hat in kleinen Rahmen funktioniert, aber als mehr Mitarbeiter hinzukamen, wurde es wild.“

Der erste Versuch einer Softwarelösung führte KI-Gebäudereinigung zu einem Konkurrenzanbieter. „Im ersten Moment war es gut, weil es eine deutliche Verbesserung zu unserem alten System war. Aber es gab einfach zu viele Probleme“, berichtet Malte.

Die größten Herausforderungen:

• Keine Offline-Funktion: „In der Treppenhausreinigung kam es oft vor, dass wir in Objekten ohne Internet standen. Die App war dann lahmgelegt und wir konnten uns nicht einstempeln. Zeiten und Fotos gingen verloren.“
• Unübersichtliche Benutzeroberfläche: „Die Ansicht war für die Mitarbeiter stumpf und lieblos – das kam nicht gut an.“

Auf der Suche nach einer besseren Lösung stieß KI-Gebäudereinigung online auf PlanD. „Der Preis war anfangs abschreckend, weil wir ein kleines Unternehmen sind. Aber wie man so schön sagt: Wer billig kauft, kauft doppelt. Im Nachhinein war es die richtige Entscheidung.“

PlanD Erfolgsindikatoren

• 50 % weniger Zeitaufwand für die Einsatzplanung und spontane Umstellungen.
• Null Datenverluste durch zuverlässige Offline-Funktion der Zeiterfassung.
• 100 % Transparenz bei Materialbestellungen und Arbeitszeiten.
• Mehr Mitarbeiterzufriedenheit dank übersichtlicher App und intuitiver Funktionen.
• Schnelle Rechnungsabwicklung durch integrierte Angebots- und Rechnungsstellung.

Nutzung von PlanD bei KI-Gebäudereinigung

1. Einsatzplanung in Echtzeit

Die Einsatzplanung wird heute komplett in PlanD organisiert. „Das System zeigt uns auf einen Blick, wer krank oder im Urlaub ist und schlägt direkt Lösungen vor. So muss ich nicht erst eine Stunde im Büro sitzen und umplanen. Ein paar Klicks – und das Problem ist gelöst.“

2. Offline-Zeiterfassung

Ein großes Problem früherer Lösungen war die fehlende Offline-Funktion. „Jetzt können sich die Mitarbeiter zuverlässig einstempeln – egal, ob es im Keller oder Treppenhaus kein Internet gibt. Das spart Diskussionen und verhindert, dass Zeiten verloren gehen.“

3. Rechnungs- und Angebotsstellung

Auch die Rechnungen und Angebote werden jetzt in PlanD erstellt. „Früher mussten wir zwischen verschiedenen Programmen hin und her wechseln. Jetzt erstellen wir Angebote, wandeln sie in Aufträge um und schreiben die Rechnungen – alles in einem System.“

4. Materialbestellungen

Mitarbeiter können in PlanD eigenständig Materialbedarf melden. „Das ist praktisch, weil wir dann alles auf dem Schirm haben. Wenn mal Glasreiniger fehlt, wissen wir Bescheid und bringen es beim nächsten Einsatz mit.“

5. Kommunikation und Dokumentation

PlanD dient zunehmend auch der Kommunikation mit den Mitarbeitern. „Wir versuchen, die Leute von WhatsApp wegzubekommen und PlanD zu nutzen, weil es einfach praktischer ist, Arbeit und Privates zu trennen.“ Zudem werden Ticketsystem und Dokumentation immer stärker genutzt: „Wenn ein Kunde etwas reklamiert oder Sonderwünsche hat, können wir das in PlanD festhalten und den Status dokumentieren.“

Ausblick und Ergebnisse

Seit der Implementierung von PlanD läuft bei KI-Gebäudereinigung alles strukturierter und effizienter. Malte Kronjäger zieht ein positives Fazit: „PlanD hat uns enorm geholfen, den Überblick zu behalten. Die Software spart uns Zeit, verhindert Fehler und erleichtert den Alltag für Mitarbeiter und Kunden.“

Die Ziele für 2025 sind klar: „Wir wollen weiter wachsen und die Mitarbeiterzahl mindestens verdoppeln. 20 Mitarbeiter sind das Ziel, und auch der Umsatz soll entsprechend steigen.“ Ein wichtiger Fokus liegt auf dem Marketing, um neue Kunden zu gewinnen und langfristige Stabilität zu erreichen.

Dank der Förderung aus der Bundeswehrzeit haben die Gründer ein weiteres Jahr, um das Unternehmen nachhaltig auszubauen. „Bis dahin wollen wir so weit sein, dass wir nicht nur davon leben, sondern auch Schwankungen sauber abfangen können. PlanD ist für uns die perfekte Basis, um dieses Ziel zu erreichen.“

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