Wie PutzKraft24 dank PlanD ihr Umsatzvolumen steigert.

Herausforderung

Julian Mutzhas hat einen ungewöhnlichen Karriereweg. Er ist eigentlich gelernter Immobilienkaufmann. Jetzt gehört ihm eine erfolgreiche Gebäudereinigung. Doch wie ist es dazu gekommen? Nach seiner Ausbildung und einem weiterführenden Studium im Bereich Immobilienökonomie hatte Julian Mutzhas eigentlich das geschafft, worauf er jahrelang hinarbeitete: eine gute Stelle bei einem großen Immobilienkonzern. Doch auch wenn sich die Stelle eigentlich sehr gut anhörte, war Mutzhas nicht glücklich in der Position. Und als seine Frau eines Abends über eine Bekannte sprach, die nach einem Job in der Reinigungsbranche suchte, entstand bei ihm plötzlich eine Idee, die ihn einfach nicht mehr losließ: Warum nicht eine eigene Reinigungsfirma gründen? Und so ließ Julian Mutzhas die Immobilienbranche hinter sich und gründete im Mai 2023 nach sehr viel Fachlektüre, einem Businessplan und vielen Gesprächen mit einem befreundeten Gebäudereiniger seine eigene Gebäudereinigungsfirma ›PutzKraft24‹.

Nach der Gründung von PutzKraft24 wuchs das Unternehmen kontinuierlich, hat mittlerweile ca. 10 Mitarbeiter und betreut mehr als 20 Flächen in Berlin. Das liegt auch an der Philosophie des Unternehmens: “Wir versuchen frischen Wind in diese Oldschool-Industrie zu bringen”, erzählt Julian Mutzhas. Trotzdem gab es zunächst natürlich auch einige Herausforderungen, die auf den jungen Gründer zukamen. Die Schichtplanung, das Herzstück einer jeden Gebäudereinigung, erfolgte zunächst über ein manuell erstelltes Google Sheet, was auf lange Sicht extrem zeitaufwändig und ineffizient war. „Das war total friemelig und ich hab teilweise Schichten stundenlang hin und her geschoben“, erinnert sich der Gründer. Die Zeiterfassung und die Materialbestellungen stellten ebenfalls große Herausforderungen dar, die durch die wachsende Mitarbeiterzahl und die zunehmende Komplexität der Aufträge noch verschärft wurden. Hinzu kamen Kommunikationsprobleme, da viele Arbeitsanweisungen und Bestellungen über WhatsApp erfolgten, was die Übersichtlichkeit und Nachvollziehbarkeit beeinträchtigte.

Mit einem wachsenden Team und einem zunehmenden Auftragsvolumen war es klar, dass eine effizientere Lösung gefunden werden musste. Der Gründer suchte aktiv nach einer Software, die nicht nur die Organisation und Verwaltung seiner wachsenden Geschäftsprozesse optimieren könnte, sondern auch seiner Philosophie entsprach, frischen Wind in die Industrie zu bringen. „Ich habe mir wirklich verschiedenste Lösungen angeschaut“, berichtet er, „aber am Ende fand ich PlanD einfach am passendsten für unser Unternehmen.“ Die Notwendigkeit einer digitalen Lösung wurde besonders deutlich, als das Unternehmen an eine Größe heranwuchs, bei der eine manuelle Verwaltung der Arbeitszeiten und Einsatzpläne nicht mehr tragbar war und gerade das Thema der digitalen Stundenzettel essenziell wurde.

Lösung

Die Lösung für die Probleme von PutzKraft24 fand sich in der Gebäudereiniger-Software PlanD. Der Gründer entdeckte diese Software auf der CMS-Messe in Berlin, wo er gezielt nach einer Lösung für die Herausforderungen seines Unternehmens suchte: „Tatsächlich war mir etwas zu viel los am Stand“, erinnert er sich, „aber ich habe eine Karte mitgenommen und bin dann tatsächlich noch über einen Dienstleister, der meine Website macht, wieder auf PlanD gestoßen.“ PlanD bot genau die Funktionen, die PutzKraft24 benötigte, um die internen Prozesse zu straffen und das weitere Wachstum zu unterstützen: „Was für mich eine Riesen-Arbeitserleichterung ist, ist die Schichtplanung und auch die Zeiterfassung. Das kann ich mit einem Mausklick checken und freigeben und es ist sofort im System“, erklärt er. Dadurch entfallen die zeitraubenden Abgleiche mit WhatsApp-Nachrichten von Mitarbeitern, die vorher nötig waren, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden zur richtigen Zeit am richtigen Ort waren.

Auch die Materialbestellungen wurden durch PlanD erheblich vereinfacht. Selbst wenn Mitarbeitende Julian immer noch Materialbestellungen über WhatsApp schreiben, gebe er die gleich in die App ein, so dass er alles direkt in PlanD hat. Die Software ermöglicht es ihm zudem, alle relevanten Prozesse zentral zu verwalten, was nicht nur die Effizienz steigert, sondern auch die Fehlerquote minimiert. Ein weiterer Vorteil von PlanD ist die Möglichkeit, die Kommunikation mit den Mitarbeitern, die teilweise nur gebrochen Deutsch sprechen, zu verbessern. So kann der Gründer zum Beispiel mit einer Mitarbeiterin, die hauptsächlich Spanisch spricht, über den integrierten Chat der Software kommunizieren, was die Verständigung erheblich erleichtert.

Ergebnisse

Die Einführung von PlanD bei PutzKraft24 führte zu erheblichen Verbesserungen in den operativen Abläufen des Unternehmens. Durch die Digitalisierung der Schichtplanung und Zeiterfassung kann der Gründer seine Zeit jetzt deutlich effizienter nutzen: „Die größte Zeitersparnis ist definitiv durch die Zeiterfassung und Schichtplanung“, bestätigt er und sagt weiter: “Ich kann mich jetzt wieder stärker auf das Wachstum des Unternehmens und die Kundengewinnung konzentrieren.” Die Nutzung von PlanD führt auch zu einer verbesserten Kommunikation und Nachvollziehbarkeit der Arbeitsprozesse. PutzKraft24 ist nun in der Lage, die Qualität der erbrachten Dienstleistungen besser zu überwachen und sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter die gleichen Standards einhalten. „Für mich startet jeder Tag mit dem Dashboard von PlanD. Da schaue ich mir die Zeiten an und schaue, ob jeder sich eingestempelt hat und ob irgendwelche Tickets reingekommen sind“, beschreibt der Gründer seinen neuen Arbeitsablauf.

Mit der Unterstützung von PlanD ist PutzKraft24 auf dem besten Weg, im kommenden Jahr das von Julian Mutzhas vorgegebene Umsatz-Ziel von einer Million Euro zu erzielen. „Mein Ziel für dieses Jahr waren 400.000 Euro akquiriertes Umsatzvolumen. Da stehe ich jetzt bei ca. 300.000. Ich habe noch ein paar Monate vor mir. Die 400.000 könnte ich erreichen. Wenn wir die 400.000 schaffen, dann ist mein Ziel eigentlich der Mio-Umsatz nächstes Jahr“, berichtet der Gründer optimistisch. Zusätzlich zu den wirtschaftlichen Erfolgen wurde auch die Zufriedenheit der Kunden und Mitarbeiter gesteigert. Das benutzerfreundliche und intuitive Design von PlanD trug dazu bei, dass sich sowohl Kunden als auch Mitarbeiter schnell an die neuen Prozesse gewöhnten. „Es ist sehr angenehm in der Bedienung und so benutzerfreundlich und intuitiv wie möglich“, lobt der Gründer die Software, “ich bin auch ganz fleißig, PlanD weiter zu empfehlen. Das ist glaub ich die größte Wertschätzung. Ich bin wirklich happy und es macht riesig Spaß damit zu arbeiten.”