Wie Schopp Gebäudereinigung mit PlanD Effizienz und Transparenz neu definiert.

Herausforderung

Die Schopp Gebäudereinigung GmbH wurde vor über 40 Jahren gegründet und ist mittlerweile ein Berliner Traditionsunternehmen. Das Team um Geschäftsführer Danny Elz betreibt Gebäudereinigung im ganz klassischen Sinne der Unterhaltsreinigung, bietet aber neben der klassischen Reinigung auch Facility Management und Hausmeisterdienste an. Das Unternehmen bildet die Schnittstelle zwischen Verwaltung und Mietern. Danny Elz ist seit 2021 im Unternehmen: “Am Anfang, als ich hier angefangen habe, bin ich rausgegangen und habe selbst mitgereinigt, um auch die Probleme zu verstehen, die die Reinigungskräfte haben”, erzählt der Geschäftsführer, der zuvor jahrelang in der Personaldienstleistung gearbeitet hat. Jetzt ist er für alles zuständig, was mit Betrieb und Personal zu tun hat. Also Projektplanung, Steuerung, Koordination und Auftragsannahme. Das macht er im Innendienst zusammen mit dem Inhaber. Im klassischen Außendienst beschäftigt Schopp derzeit 17 Mitarbeiter.

Bei seinen vorherigen Stationen arbeitete Danny Elz bereits mit Landwehr und unternehmenseigenen Planungstools. Als er dann zu Schopp kam und sah, dass die Planung mit Excel-Listen gehandhabt wurde, war relativ schnell klar, dass sie auf eine Software umsteigen. “Ich musste jedes Mal eine Excel-Liste ändern, was mit statischen Projekten vielleicht funktioniert. Aber nicht, sobald du anfängst, noch Sonderprojekte einzufügen. Das geht dann Bach unter”, spricht Danny Elz die Probleme an, die ihm in seiner Anfangszeit begegneten. Die erste Softwarelösung, für die sich Schopp entschied, war jedoch eher ein Griff ins Klo. Es gab laufend Probleme und die Software sehr teuer. Danny Elz erinnert sich, dass die GPS-Systeme für die Fahrzeuge ständig ausgefallen seien und auch Mitarbeiter regelmäßig aus ihren Zugängen geflogen seien. “So konnten sie die Planung dann gar nicht mehr sehen. Keine Aufträge mehr anwählen. Für 17 Leute da zu sitzen und freigeben, freigeben, freigeben... Du musst in jeden Auftrag rein. Da wirst du wahnsinnig”, so Danny Elz weiter. Danach stieß der Inhaber auf die All-in-One Software von PlanD. “Ihr werbt nicht umsonst damit, dass die Software speziell für Gebäudereiniger ist”, erklärt Danny Elz.

Lösung

Mit PlanD muss er die täglichen Einsätze nicht freigeben, denn diese sind automatisch da.”Das funktioniert viel passgenauer für Gebäudedienstleister”, sagt Danny Elz. Er generiert aus PlanD die Arbeitsstunden seiner Reinigungskräfte direkt für die Lohnbuchhaltung, was ihm die Abrechnung hinten raus deutlich erleichtert: “Das mache ich ausschließlich über diese App und lasse auch nichts anderes mehr zu.” Die Reinigungskräfte können mit der PlanD Mitarbeiter App ihre Arbeitszeiten ganz einfach vor Ort erfassen. Die Zeiten werden dann für alle transparent automatisch an Danny Elz und das Büro übermittelt. “Start, Pause, Ende, fertig. Einfacher geht es nicht”, erklärt Danny Elz die Funktionsweise der digitalen Zeiterfassung. So kann er die Stunden schneller auswerten und Rückschlüsse für die Einsätze ziehen. Und auch seine Mitarbeiter haben recht schnell gemerkt, dass PlanD ihre Arbeit deutlich vereinfacht. “Die haben dann auch gesehen, dass am Monatsende die Stunden viel genauer erfasst wurden und  müssen sich nicht hinsetzen und Stundenzettel schreiben. Dann ist der verloren gegangen, sie haben sich verschrieben oder was auch immer”, führt Danny Elz aus und sagt weiter: “Das ist halt einfach. Ich drücke im Endeffekt am Monatsende auf den Knopf und hab die Stunden”.

PlanD ist bei Danny Elz immer offen. So sieht er stets: Läuft die Planung wie geplant oder gibt es irgendwo was? Meldet sich wieder jemand irgendwo nicht an? Und ist einer mal am falschen Einsatzort oder hat den Einsatz noch nicht gestartet, kann er sofort nachfragen: ”Mit PlanD ist jetzt der erste Gedanke nicht mehr: Scheiße, scheiße, ich muss jetzt hier, aber ich muss da den Auftrag und ich muss dem jetzt schnell eine Nachricht schreiben, sondern hat alles unter Kontrolle”. Außerdem kann er mit PlanD auch die Leistungsverzeichnisse hinter den Objekten in der PlanD App hinterlegen, sodass diese permanent angezeigt werden und alle immer Bescheid wissen. Auch das Materialwesen nutzen Danny Elz und sein Team. Die Reinigungskräfte vor Ort generieren darüber Materialbestellungen, die dann direkt bei dem Einkäufer ankommen, der sich dann kümmert, dass alles links und rechts verteilt wird. “Das war am Anfang eine große Fleißaufgabe. Aber es ist wie immer, du setzt dich einmal hin, machst es vernünftig und hast dann auch einfach deine Ruhe”, erklärt Danny Elz. Genauso ist es auch bei dem Anlegen von Aufträgen und Kunden bei PlanD. Einmal hinsetzen und Zeit investieren und man hat ein zentrales übersichtliches System, dass einfach Zeit und Nerven spart.

Ergebnisse

Danny Elz und die Schopp Gebäudereinigung sind rundum zufrieden mit PlanD: “Das funktioniert alles fehlerfrei. Und es macht einfach Spaß, damit zu arbeiten”. Auch die Implementierung lief schnell und zügig ab, da das System laut dem Geschäftsführer relativ easy zu handeln sei und selbsterklärend. Dank PlanD gehören unübersichtliche Excel-Listen und und Papierchaos für Danny Elz der Vergangenheit an. Von der Einsatzplanung über die digitale Zeiterfassung hin zur Lohnabrechnung; Danny Elz arbeitet ausschließlich mit der PlanD App: “lch nehme nichts anderes mehr, weil es einfach einfach ist”. Mit PlanD haben er und sein Team jetzt ein zentrales System, das ineinandergreift und alle internen Prozesse vereinfacht und transparenter für alle darstellt.