Wie Udo Wagner mit PlanD Rechnungen auf Knopfdruck erstellen kann.

Herausforderung

Als Udo Wagner 1994 anfing, startete er als Einzelkämpfer. Knapp 30 Jahre später hat der Udo Wagner Gebäudeservice rund 20 Mitarbeiter, darunter zwei seiner Söhne als gelernte Gebäudereiniger. “Das ist schon richtig schön, wie da so läuft”, stellt Udo Wagner fest. Im Büro ist er alleine mit seiner Frau. Im Außendienst arbeiten mehrere Glas- und Gebäudereiniger sowie Reinigungskräfte für die Unterhaltsreinigung. Daneben bieten Udo Wagner und sein Team noch Tatortreinigung und Sonderreinigungen an. “Man könnte noch mehr machen, wenn man mehr Mitarbeiter bekommen würde. Das ist ein Riesenproblem im Moment. Aber das das geht ja gerade allen so”, erzählt Udo Wagner das aktuelle Problem des Personalmangels in der Branche. Eine mögliche Lösung ist die Implementierung intelligenter Softwarelösungen. Die Herausforderung der Digitalisierung ist er bereits letztes Jahr im Sommer angegangen, als er fast zufällig auf die All-in-One Software von PlanD stieß. Bei einer Materialbestellung bei VF-Reinigungstechnik flatterte dem Geschäftsführer eine Broschüre entgegen bei der er sofort dachte, “wenn das so stimmt wie es da steht, dann hast du damit eine ganze Menge Zeit gespart. Das musst du einfach mal ausprobieren. Wer nicht wagt, der nicht gewinnt. Und gleich im ersten Gespräch war ich von der ersten halben Stunde an sowas von begeistert von eurem Programm, dass ich gesagt habe, ich brauche da gar nicht überlegen, das muss ich haben”, erinnert sich der Geschäftsführer und Inhaber zurück.

Udo Wagner ist schon seit längerer Zeit auf einer spezifischen Softwarelösung für Gebäudereiniger gewesen. Insbesondere das ganze Papier und die Stundenzettel haben ihn am Ende des Monats einiges an Zeit und Geld gekostet. Er und seine Frau haben die Zeiten stets händisch in eine Liste eingetragen und für jeden Mitarbeiter ein DIN-A4-Blatt ausgedruckt auf dem drauf stand bei welchem Kunden welcher Mitarbeiter wie lange gewesen ist. “Danach habe ich ausgerechnet wie viele Stunden das gewesen sind und der Kunde hat darüber die Rechnung bekommen”, erinnert sich Udo Wagner zurück. “Da habe ich immer einen dreiviertel Tag gesessen, nur um diese Zeiten rauszuschreiben und überhaupt erstmal die Rechnung stellen zu können.” Und die Einsatzplanung? “Die haben wir immer über einen externen Kalender gemacht. und die Einsatzberichte oder die Einsatzzeiten für die Mitarbeiter ausgedruckt, wo sie dann hin mussten”, erklärt Udo Wagner.

Lösung

Die Software von PlanD hat Udo Wagner dann schnell überzeugt: “Das erste, was mich so beeindruckt hat, war eben, wie das alles ineinander greift bei dem Programm. Du siehst die Zeiten, du kannst sehen, wo dein Mitarbeiter ist, wie lange der gebraucht hat. Das ist das, was alles eins zum anderen in eins übergreift. Das ist schon sehr passend. Es geht nicht besser, würde ich mal sagen”, schildert er seinen ersten Eindruck von dem System. Besonders der fast vollständige Verzicht auf Papier erleichtert Udo Wagner und seinem Team den Alltag erheblich. Mit PlanD braucht er kein Papier mehr auszudrucken für seine Objektleiter oder für die Mitarbeiter: “Alleine, was ich in Papier und Druckertoner spare, ist schon genial. Das ist unglaublich”, zeigt sich der Inhaber zufrieden und führt weiter aus: “Wenn ich jetzt zurückdenke, was ich alleine an Toner gespart habe. Ich habe am Tag manchmal vier oder fünf Blatt DIN-A4 ausgedruckt, beidseitig bedruckt. Das ist schon enorm.”

Und auch die Einarbeitung und Implementierung lief schnell und einfach ab: “Das war echt top, dass man da nicht alleine stehen gelassen wird”, sagt Udo Wagner angesprochen auf die Anfangszeit mit PlanD. Über die PlanD Mitarbeiter App können Udo Wagners Reinigungskräfte auf einen Blick ihre geleisteten Stunden und offenen Urlaubstage sehen. Außerdem können sie über die App Tickets oder Nachrichten schreiben. “Das wird auch von denen ganz toll aufgenommen. Also die waren eigentlich von Anfang an alle sehr begeistert”, zeigt sich Udo Wagner zufrieden. Auch die Funktion der digitalen Materialbestellung ist für ihn eine enorme Zeitersparnis. Seine Mitarbeiter können in der App einfach anklicken was für Material sie an ihrem Einsatzort benötigen und das System schickt sofort eine Benachrichtigung an das Büro, wo Udo Wagner dies nur noch einpacken und als Kiste für sie rausstellen muss.

Ergebnisse

Für Udo Wagner hat sich dank PlanD eine Menge erleichtert. Bei der Rechnungsstellung am Monatsende für die einzelnen Kunden braucht er jetzt nur noch auf die Auswertung zu gehen und sieht für jeden Kunden wieviel Stunden dieser gehabt hat. “Jetzt ist es wirklich so, Knopfdruck, es ist da und das passt. Das ist einfach genial”, resümiert Udo Wagner. Und auch bei der Einsatzplanung entfallen dank PlanD Papier und jede Menge Stress. Mussten die Mitarbeiter vorher jedes Mal selber noch Ihre Stundenzettel per Hand schreiben, ist dies jetzt automatisch in der App drin. “Das ist einfach mega easy. Ich kann jedes Mal nachgucken, wenn die Mitarbeiter fragen, was habe ich denn an Stunden? Was fehlt mir? Dann können wir das eben abgleichen. Also das ist wirklich eine super, super Erleichterung für uns. Ich würde es nicht mehr missen, muss ich ganz ehrlich sagen”, erklärt Udo Wagner. Zum Glück muss er das auch nicht mehr. “Es ist sehr wirklich empfehlenswert. Wenn mich jemand fragen würde, würde ich PlanD 1000% empfehlen.” Tausend Dank Udo!