Wie Volker Vogel die gesamte Zeiterfassung digitalisiert hat.

Herausforderung

Volker Vogel ist bereits seit 25 Jahren selbstständig. Fing er zunächst mit reiner Glasreinigung an, macht die Volker Vogel Glas und Gebäudereinigung mittlerweile auch Unterhaltsreinigung, Industriereinigung, Winterdienst und Gartenanlagenpflege mit 15 Mitarbeitern. Für den Innendienst ist Volker Vogel selber zuständig. Dazu kommen zwei Glasreiniger und ca. 10 Unterhaltsreiniger. Die Zeiterfassung ist ihm jedoch schon seit längerer Zeit ein Dorn im Auge gewesen: “Unsere Mitarbeiter haben die immer am Monatsanfang ganz analog im Büro abgegeben. Da kam es schon immer wieder zu einem Papierchaos”. Also schaute sich Volker Vogel zusammen mit seiner Stieftochter nach einer digitalen Lösung um. Zunächst jedoch ohne Erfolg. Die erste Software, die die beiden implementierten, brauchte stets Zugang zum Internet und erwies sich somit schnell als unbrauchbar. Dann stießen sie auf die All-in-One Software von PlanD.

Lösung

“Mit der PlanD App läuft die Zeiterfassung bei uns jetzt endlich digital”, so Volker Vogel. Seine Mitarbeiter können ihre Zeiten ganz einfach direkt am Einsatzort über die PlanD App erfassen. Und müssen am Monatsanfang nicht mehr ins Büro, um ihre Stundenzettel abzugeben. Außerdem fällt die Arbeit des Abtippens der Zeiten in ein System weg. Bei PlanD werden die Stundenzettel automatisch aus den Zeiten generiert und die Reinigungskräfte haben immer den Überblick über ihre geleisteten Stunden und ihren Monatslohn. Auch Benachrichtigungen über neue Einsätze erhalten Volker Vogels Mitarbeiter jetzt über die PlanD App. Vorher lief die Einsatzplanung jahrelang über den Outlook-Kalender. “Der Einsatzplaner ist schon eine große Hilfe. Gerade beim Leute Umplanen”, erzählt Volker Vogel. Die gesamte Einsatzplanung für die nächste Woche macht der Geschäftsführer jetzt immer zwischendurch “wenn er mal eine Stunde abzwacken kann.”

Ergebnisse

Volker Vogel und sein Team wollten unbedingt eine Lösung, die die Zeiterfassung digitalisiert und mobil vor Ort möglich macht. Und das am besten ohne Internet. Mit der PlanD App können seine Mitarbeiter ihre Einsatzzeiten jetzt ganz einfach erfassen. Sie können sie mit einem Klick problemlos starten, stoppen und beenden. Und die erfassten Zeiten kommen direkt bei Volker Vogel im Büro an und müssen nicht mehr auf Papier-Stundenzetteln gebracht und übertragen werden: “Die Zeiterfassung vor Ort ist für uns das A und O. Das spart uns ungemein viel Zeit”. Von der Planung bis zum beendeten Einsatz läuft für die Volker Vogel Glas- und Gebäudereinigung nun alles über ein System. Und spart so Zeit und Papier!

‍