Wie bei Widmer Facility Services dank PlanD bis zu 70 % Verwaltungsaufwand wegfällt.

Weniger Papier, weniger doppelte Arbeit und mehr Zeit für Kunden und Mitarbeitende: Die Widmer Facility Services AG aus Winterthur setzt auf PlanD, um ihre Arbeitsabläufe zu digitalisieren. Geschäftsführer Jakob Widmer erzählt, warum er sich für PlanD entschieden hat, wie die Umstellung läuft und welche Rolle KI-Kollegin Paula inzwischen in seinem Arbeitsalltag spielt.

Von Papier und Excel zur digitalen Gebäudereinigung

Die Widmer Facility Services AG ist ein Dienstleistungsunternehmen aus Winterthur in der Schweiz. Wie in vielen Unternehmen der Branche waren auch hier die täglichen Abläufe lange von Papier, Excel-Listen und manueller Datenerfassung geprägt.

Mitarbeitende erhielten ihre Einsatzinformationen auf Papier, füllten Stundenblätter aus und gaben diese anschließend im Büro ab. Dort mussten die Angaben erneut erfasst, in Excel-Listen übertragen und kontrolliert werden.

„Der Aufwand ist natürlich sehr groß, weil wir alles zweimal in die Hände nehmen, doppelt erfassen und kontrollieren müssen“, erzählt Geschäftsführer Jakob Widmer.

Allein die tägliche Planung nahm rund zwei bis drei Stunden in Anspruch. Mit zunehmender Anzahl an Aufträgen wurde es immer schwieriger, den Überblick zu behalten. Auch bei der Rechnungsstellung machte sich die fehlende Digitalisierung bemerkbar.

„Die Folge war, dass wir gewisse Aufträge vergessen haben zu fakturieren“, erinnert sich Widmer. Gerade kleinere Aufträge konnten im Papierchaos schnell untergehen.

Für ihn war deshalb klar: Eine digitale Lösung musste her.

Warum sich Widmer Facility Services für PlanD entschieden hat

Auf der Suche nach einer geeigneten Software informierte sich Jakob Widmer intensiv über verschiedene Anbieter und testete mehrere Lösungen.

Am Ende fiel seine Wahl auf PlanD.

„PlanD war für mich das Einfachste, das Verständlichste. Darum habe ich mit PlanD angefangen.“

Entscheidend war für ihn vor allem, dass die Software ohne lange Einarbeitung genutzt werden kann und die täglichen Prozesse tatsächlich vereinfacht.

Seit rund zwölf Monaten arbeitet Widmer Facility Services inzwischen mit PlanD. Die Digitalisierung erfolgt schrittweise: Sämtliche Objekte und Mitarbeitenden sind bereits im System hinterlegt, und auch die Ferienplanung wird seit über einem Jahr über PlanD organisiert.

Als nächster Schritt ist die Anbindung der Lohn- und Finanzbuchhaltung geplant, um weitere Verwaltungsprozesse miteinander zu verknüpfen.

Bis zu 70 % weniger Verwaltungsaufwand

Das Potenzial der Digitalisierung ist für Jakob Widmer enorm. Sobald die Umstellung vollständig abgeschlossen ist, rechnet er mit einer Zeitersparnis von rund 60 bis 70 Prozent in der gesamten Administration.

Besonders bei der Ferienplanung zeigen sich bereits die Vorteile der digitalen Organisation. Informationen müssen nicht mehr mühsam auf Papier zusammengetragen und mehrfach übertragen werden, sondern stehen zentral zur Verfügung.

Für Widmer bedeutet das vor allem eines: mehr Zeit für die eigentliche Arbeit.

„So haben wir nachher wieder mehr Zeit für unsere Kunden und für unsere Mitarbeiter draußen, um zu kontrollieren.“

Statt täglich mehrere Stunden mit der Planung, Datenerfassung und Kontrolle im Büro zu verbringen, kann er sich künftig stärker auf die Betreuung seiner Kunden und die Unterstützung seiner Mitarbeitenden konzentrieren.

KI-Kollegin Paula erleichtert die tägliche Organisation

Eine besondere Unterstützung ist für Jakob Widmer auch die KI-Kollegin Paula, die direkt in PlanD integriert ist.

Anstatt Informationen selbst aus verschiedenen Listen zusammenzusuchen, kann er Paula einfach danach fragen.

„Ich sage dann immer: Paula, sag mir mal von Montag bis Freitag, wer ist abwesend, wer hat einen Unfall.“

Paula stellt die gewünschten Informationen zusammen und liefert ihm eine fertige Übersicht als PDF, die er anschließend ausdrucken und an die Personalabteilung weitergeben kann.

„So schnell haben wir das natürlich vorher nie machen können.“

Für Widmer zeigt sich daran, wie Künstliche Intelligenz ganz konkret im Arbeitsalltag helfen kann. Gerade bei wiederkehrenden administrativen Aufgaben lassen sich Informationen wesentlich schneller abrufen und aufbereiten.

Eine Software für alle Mitarbeitenden – unabhängig von der Sprache

Eine Herausforderung bei der Einführung neuer Software ist häufig die Akzeptanz innerhalb des Teams. Auch bei Widmer Facility Services waren zunächst nicht alle Mitarbeitenden begeistert.

„Sie haben gesagt: Oh nein, das kann ich nicht“, erzählt Widmer.

Doch die anfängliche Skepsis legte sich schnell, sobald die Mitarbeitenden die Software selbst ausprobieren konnten.

„Bis sie das mal in den Händen gehabt haben und das erste Mal herumgedrückt haben, haben sie auf einmal gemerkt: Es ist eigentlich viel einfacher.“

Besonders hilfreich ist dabei die Mehrsprachigkeit von PlanD. Da bei Widmer Facility Services Menschen unterschiedlicher Nationalitäten arbeiten, ist es wichtig, dass die Software in verschiedenen Sprachen genutzt werden kann.

So wird die digitale Zusammenarbeit auch für Mitarbeitende erleichtert, die unterschiedliche sprachliche Voraussetzungen mitbringen.

Schneller Support und persönliche Betreuung

Neben der einfachen Bedienung schätzt Jakob Widmer besonders die Unterstützung durch das PlanD-Team.

Ob über Hilfevideos, die KI-Kollegin Paula oder den persönlichen Kontakt: Bei Fragen findet er schnell eine passende Antwort.

„Was ich sehr schätze, ist der Service. Ich bekomme schnell eine Antwort. Sei das über Paula, über die Videos oder dann persönlich von Josefine.“

Auch die Flexibilität der Software ist für ihn ein wichtiger Vorteil. PlanD lässt sich an unterschiedliche Anforderungen anpassen und bietet die Möglichkeit, eigene Wünsche und Verbesserungsvorschläge einzubringen.

„Man kann sogar Wünsche anbringen. Und für mich finde ich das spannend.“

Die Zukunft der Gebäudereinigung ist digital

Für Jakob Widmer ist die Entscheidung für PlanD ein wichtiger Schritt in Richtung einer effizienteren Unternehmensorganisation.

Auch wenn sich das Unternehmen noch mitten in der Umstellung befindet, sind die Vorteile bereits spürbar: Die Ferienplanung läuft digital, wichtige Informationen sind zentral verfügbar und Paula erleichtert den Zugriff auf administrative Daten.

Mit der geplanten Anbindung der Lohn- und Finanzbuchhaltung sollen künftig weitere manuelle Arbeitsschritte entfallen. Sein Blick auf die weitere Entwicklung ist entsprechend optimistisch:

„Das ist die Zukunft. Paula wird auch die Zukunft sein.“

Für die kommenden Jahre wünscht sich Widmer vor allem, dass die erfolgreiche Zusammenarbeit mit PlanD weitergeht.

„Ich sehe dort sehr gute Chancen.“

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