Die Digitalisierung in der Buchhaltung wird in Deutschland weiter vorangetrieben. Spätestens ab 2025 wird die E-Rechnung auch im B2B-Bereich zur Pflicht. Diese Umstellung bringt Herausforderungen mit sich, eröffnet jedoch zugleich Chancen für mehr Effizienz und Kosteneinsparungen. Doch was genau bedeutet die E-Rechnungspflicht, und wie können Unternehmen sich vorbereiten? Ein Überblick.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist nicht bloß eine Rechnung im PDF-Format. Sie folgt spezifischen Standards und kann maschinell verarbeitet werden. Wesentlich ist dabei, dass die Inhalte strukturiert und digital übermittelt werden. Zwei Hauptformate dominieren derzeit den deutschen Markt:

• XRechnung: Ein strikt maschinenlesbares Format, das speziell für die Anforderungen der öffentlichen Verwaltung entwickelt wurde. Es enthält ausschließlich strukturierte Daten und ist ideal für automatisierte Verarbeitung, jedoch weniger flexibel im Design.
• ZUGFeRD: Dieses hybride Format kombiniert maschinenlesbare XML-Daten mit einem optisch ansprechenden PDF. Dadurch ist es sowohl für automatisierte Prozesse als auch für manuelle Nutzung geeignet, was es besonders bei mittelständischen Unternehmen beliebt macht.

Aktuelle Rechtslage und zukünftige Verpflichtungen

Derzeit gilt die E-Rechnungspflicht für Unternehmen, die an öffentliche Auftraggeber Rechnungen über 1.000 Euro stellen. Dies betrifft besonders den Bereich der Vergabe öffentlicher Aufträge. Ab 2025 soll diese Regelung jedoch auch auf den B2B-Bereich ausgeweitet werden. Unternehmen werden dann gesetzlich verpflichtet, ihre Rechnungen ausschließlich in elektronischem Format auszustellen und zu übermitteln.

Die Vorteile der E-Rechnung

Neben der rechtlichen Notwendigkeit bietet die Umstellung auf E-Rechnungen handfeste Vorteile:

1. Effizienzsteigerung: Automatische Verarbeitung von E-Rechnungen minimiert manuelle Fehler und spart Zeit.
2. Kosteneinsparungen: Kosten für Druck, Papier und Porto entfallen komplett.
3. Schnellere Zahlungen: Da Rechnungen sofort verarbeitet werden können, werden auch Zahlungen beschleunigt.
4. Umweltfreundlichkeit: Die papierlose Abwicklung reduziert den Ressourcenverbrauch und schont die Umwelt.

Wie können Unternehmen E-Rechnungen umsetzen?

Die Einführung von E-Rechnungen erfordert technische Anpassungen. Softwarelösungen wie PlanD erleichtern diesen Übergang erheblich, indem sie die Erstellung und den Versand von Rechnungen im vorgeschriebenen Format ermöglicht. Dabei werden wichtige Pflichtangaben wie die Steuernummer, Kontodaten und die sogenannte Leitweg-ID (für öffentliche Auftraggeber) automatisch integriert.

Zudem ist die Archivierung ein zentraler Punkt: E-Rechnungen müssen nach den Grundsätzen der ordnungsmäßigen Buchführung (GoBD) digital und revisionssicher für mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden. Elektronische Dokumentenmanagementsysteme (DMS) sind hierfür eine sinnvolle Investition.

Herausforderungen und Handlungsempfehlungen

Für viele Unternehmen bedeutet die Umstellung auf E-Rechnungen eine deutliche Veränderung der etablierten Prozesse. Insbesondere kleinere Betriebe ohne spezialisierte IT-Abteilung könnten anfangs Schwierigkeiten haben. Daher ist es ratsam, frühzeitig auf Softwarelösungen umzusteigen, Schulungen anzubieten und interne Workflows zu optimieren.

E-Rechnungen schreiben mit der All-in-One Gebäudereiniger-Software PlanD

Mit PlanD, der umfassenden Softwarelösung für Gebäudereinigungsunternehmen, wird die Erstellung von E-Rechnungen zum Kinderspiel. Die Software unterstützt gängige Standards wie XRechnung und ZUGFeRD und sorgt automatisch dafür, dass alle rechtlichen Anforderungen erfüllt sind. Mit wenigen Klicks lassen sich Rechnungen im korrekten Format erstellen, versenden und archivieren. Dank der intuitiven Benutzeroberfläche können auch Nutzer ohne tiefgehende IT-Kenntnisse schnell und sicher arbeiten. So bleibt mehr Zeit für das Kerngeschäft – die Reinigung Ihrer Kundenobjekte.

Fazit

Die E-Rechnung ist nicht nur ein notwendiger Schritt zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben, sondern bietet langfristig enorme Vorteile. Effizienz, Kostenersparnis und Nachhaltigkeit machen sie zu einer wertvollen Innovation im Rechnungswesen. Unternehmen sollten die verbleibende Zeit nutzen, um sich gründlich auf die neuen Anforderungen vorzubereiten – und damit die Digitalisierung aktiv voranzutreiben.