Wie HBC Services mit PlanD eine ganze Niederlassung aufbaut.

Herausforderung

Die HBC Service GmbH Gebäudereinigung hat sich bereits seit über 60 Jahren am Markt etabliert. Der Standort in Köln und Düsseldorf ist jedoch vergleichsweise jung. Niederlassungsleiter Ralf Kurtenbach arbeitet schon seit 8 Jahren in der Branche und hat bereits viele Jahre als Objektleiter und Abteilungsleiter gearbeitet, bevor er anfing, den Standort im Rheinland aufzubauen. In seinen vorigen Jobs hat er bereits mit vielen verschiedenen Systemen gearbeitet. Schnell wurde aber klar, diese funktionieren nicht so wie Ralf Kurtenbach und sein Team sich das vorstellen. Besonders die Dienstplanung war immer schwierig: “Wenn an einem Standort drei Mitarbeiter sind, die alle im Dienstplan rumkritzeln, dann ist man schon mal drei Stunden damit beschäftigt. Das ist natürlich mega zeitaufwendig.”

Auch die Zeiterfassung mit stationären Terminals gestaltete sich als schwierig. “Da musste man teilweise drei Mal den Finger durchzuziehen, bis der Finger erkannt wurde, weil Feuchtigkeit dran war und die Leute wollten nach Hause”, erinnert sich Ralf Kurtenbach und meint weiter: “Da haben die Leute dann irgendwann auch einfach keine Lust mehr auf das System.” Gerade wegen des schnellen Wachstum des Standorts, war dem Niederlassungsleiter klar, dass er eine Lösung braucht, die einfach und schnell funktioniert.

Lösung

Die Softwarelösung von PlanD ist selbsterklärend und einfach zu bedienen. Nach einigen Trockenübungen konnten Ralf Kurtenbach und seine Mitarbeiter sofort loslegen. Mit PlanD bekommen seine Mitarbeiter Ihre Dienstpläne ganz einfach über die PlanD App auf Ihr Smartphone und können ihre Zeiten direkt am Objekt erfassen. So spart Ralf Kurtenbach deutlich mehr Zeit: “Mit PlanD ist das mega easy, weil wir saubere Zahlen haben, die das System uns geliefert hat. Und nicht irgendein Herumgekritzel. Ich sehe sofort wer hat wann Urlaub und wer war wann krank? Das ist alles nachvollziehbar.” Das hilft ihm auch bei der Lohnabrechnung. “Letztens habe ich für die gesamte Abrechnung für das Rheinland anderthalb Stunden gebraucht und mir dabei noch einen Kaffee gezogen”, so Ralf Kurtenbach weiter.

Ein weiterer Punkt ist die interne Kommunikation. “Die gesamte Kommunikation läuft mittlerweile fast nur noch über PlanD”, erklärt Ralf Kurtenbach. Er hat einen Gruppen Chat über den alle Mitarbeiter kommunizieren können und wird nicht mehr bei WhatsApp angeschrieben oder angerufen. Zeit sparen Ralf Kurtenbach und sein Team auch im Materialwesen. Wenn die Reinigungskräfte etwas brauchen, klicken sie einfach bei PlanD darauf und Ralf Kurtenbach kann sich die Bestellungen anschauen und bestätigen. “Das hat mir sonst immer sehr viel Zeit weggenommen. Ich musste jedes Mal nachfragen und gucken, ob wir das wirklich brauchen und wieviel noch da ist”, sagt der 40-jährige. Das Ticket-System von PlanD hat es ihm ebenfalls angetan. “Ich kann einfach Reklamationen und ich sehe sofort, wenn etwas erledigt wurde. Die Reinigungskräfte können sogar Fotos hochladen.”

Ergebnisse

Mit PlanD ist der Standort von HBC im Rheinland in sechs Monaten von null auf 25 Mitarbeiter gewachsen. “PlanD ist das beste System, was ich bis jetzt hatte, ganz ehrlich. Ich muss wirklich sagen, hätte ich PlanD nicht, hätte ich mehr zu arbeiten und vom System her habe ich bis jetzt nichts Besseres kennengelernt”, zeigt sich Niederlassungsleiter Ralf Kurtenbach zufrieden. “Das Programm, macht alles, was ich für den täglichen Bedarf brauche: Dienstplanung, Zeiterfassung, Lohnabrechnung und noch vieles Mehr”, so der 40-jährige weiter.

Die Dienstplanung läuft digital über das System und Ralf Kurtenbach muss kein Gekritzel mehr entziffern. Seine Reinigungskräfte im Außendienst haben keinen Stress mehr mit stationären Terminals, bei denen sie sich mühselig ein- und ausloggen müssen, sondern erfassen ihre Zeiten ganz einfach über die PlanD App. Und die Lohnabrechnung kann er nebenbei in einer halben Stunde erledigen. Bleibt sogar noch Zeit, sich einen Kaffee zu holen.

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