Wie Temberger die Lohnabrechnung bei 170+ Mitarbeitern an einem halben Tag erledigt.

Herausforderung

Die Gebäudereinigung Temberger wurde 2014 als 1-Mann-Betrieb von Geschäftsführer Ismail Aygül gegründet. Seitdem ist die Firma schnell und stetig gewachsen und hat sich als hochprofessionelle und moderne Gebäudereinigung im Umkreis Tübingen etabliert. Mittlerweile beschäftigt Ismail Aygül rund 170 Mitarbeiter und betreut ca. 1.000 Kunden. Neben der Unterhaltsreinigung, bietet Temberger Grund-, Fenster- und Sonderreinigungen an. Von der Stadt Tübingen bekommt Temberger täglich neue Aufträge, die möglichst schnell und praktisch bearbeitet werden müssen. Für Ismail Aygül bedeutet das: gute Planung und schnelle Kommunikation sind essenziell. Seit ungefähr einem Jahr hilft ihm dabei die Gebäudereiniger-Software von PlanD: “Ich frag mich echt wie ich das vor PlanD alles gemacht hab. Das war chaotisch bis zum Anschlag”, so Ismail Aygül.

Ismail Aygül war bereits viele Jahre auf der Suche nach einer geeigneten Lösung, bevor er bei Instagram auf PlanD gestoßen ist: “Aufgrund meiner vorigen Erfahrungen war ich zunächst skeptisch, aber alle meine Vorstellungen und Wünsche an eine Gebäudereiniger Software wurden von PlanD erfüllt”. Davor haben Ismail Aygüls Mitarbeiter ihre Zeiten mit Papier und Stift erfasst und ihm über WhatsApp geschickt. Das führte oftmals zu fehlerhaften Zeiterfassungen, zu spät eingereichten Stundenzetteln und Komlpikationen bei den Lohnabrechnungen. “Wir haben auch vor PlanD schon versucht, mit anderen Programmen zu arbeiten”, erklärt Ismail Aygül. Diese wurden seinen Erwartungen jedoch nie gerecht. Immer wieder kam es zu Problemen beim Notieren von Pausenzeiten oder der Beziehung von Objekten und Leistungverzeichnissen.

Lösung

Das gehört ab jetzt der Vergangenheit an. Dank der All-in-One Softwarelösung von PlanD sind alle Objekte in einem System samt Leistungsverzeichnissen einpflegt. So sieht Ismail Aygül sofort, welche Mitarbeiter welche Objekte bereits gereinigt haben, freie Kapazitäten haben und kann Aufträge über die PlanD App mit allen nötigen Informationen zuweisen. Auch die Urlaubsplanung läuft bei Temberger nur noch über PlanD: “Über die PlanD App können Mitarbeiter einfach Urlaubsanträge stellen und ich sehe sofort: Wie ist die Auftragslage in dem Zeitraum? Können wir uns das leisten?” Denn: Wenn Ismail bei 160 Mitarbeiter anfängt hin und her zu telefonieren, ist es leicht, die Übersicht zu verlieren.

Als der Zoll vor ein paar Monaten bei Temberger vor der Tür stand, machte sich Ismail Aygül schon auf einen langen Besuch gefasst. “Man kennt ja den Zoll”, so Ismail Aygül. Als er ihm jedoch PlanD gezeigt hat und die Arbeitsstunden des Mitarbeiters perfekt mit den Stunden in der Lohnabrechnung übereinstimmten, war auch dieser begeistert. “Der war so fasziniert, dass er gesagt hat: Okay schickt uns nochmal die Ordner der letzten drei Monate und dann passt das”, erinnert sich der Geaschäftsführer von Temberger. Bei PlanD kann Ismail Aygül bei jedem Auftrag auch hinterlegen welche Art von Reinigung gemacht wird. Nicht nur Unterhaltsreinigungen, sondern auch Grund- oder Sonderreinigungen. Der Stundensatz und der Tarif werden automatisch angepasst. “Nach einer halben Stunde war der Zoll wieder weg”, sagt Ismail Aygül glücklich.

Nach der Zeiterfassung werden die geleisteten Arbeitsstunden automatisch für die Lohnabrechnung vorbereitet. “Wir drucken die Stunden für den Zoll aus und schicken sie an unsere Buchhaltung. Fertig aus. So sehen wir auf einen Blick: Was bekommt unserer Mitarbeiter und was rechnen wir dem Kunden ab.” Bei Reklamationen bekommen Kunden einfach einen QR-Code, den sie scannen und das Problem schildern können. Ismail Aygül bekommt die Reklamation als Objektleiter automatisch auf sein Handy geschickt und kann es an seine Mitarbeiter weiterleiten. Wenn der zuständige Mitarbeiter die Reklamation bearbeitet hat, switcht die Reklamation von rot auf grün und die Kunden werden automatisch benachrichtigt. “So habe ich als Geschäftsführer immer die Kontolle und sehe auf einen Blick welche Reklamationen noch offen sind und bearbeitet werden müssen.”

Ergebnisse

Dank der Einführung von PlanD hat Ismail Aygül seine Arbeit bei der Gebäudereinigung Temberger erheblich vereinfacht und optimiert. Er hat alle Aufträge im Griff und kann noch schneller auf die Bedürfnisse seiner Kunden reagieren. Durch die digitale Zeiterfassung und die transparente Übersicht über die Arbeit seiner Mitarbeiter kann er die Lohnabrechnungen viel schneller und präziser erstellen. “Für die Lohnabrechnungen haben wir früher 10 Tage gebraucht. Heute ist es ein halber Tag”, sagt Ismail Aygül.

Die App hat auch dazu beigetragen, dass Ismail Aygül und seine Mitarbeiter effizienter arbeiten und Reklamationen drastisch reduzieren konnten. Die Mitarbeiter erfassen ihre Arbeitszeiten viel genauer und können schnell objektbezogene Aufgaben hinzufügen, die exakt erledigt und abgerechnet werden können. Dadurch sparen sie sich viele Besichtigungstermine. “Das sind alles Kosten, die wir einsparen. Wir rechnen nicht mehr nach Pauschalen, wo wir plus, minus rechnen, sondern rechnen dank der Zeiterfassung in der App genau die geleisteten Stunden ab.”

Auch die einfache und intuitive Bedienung der App hat Ismail Aygül überzeugt: “Ich sage immer: Wer WhatsApp kann, kann auch PlanD.” Die Einführung der App bei seinen Mitarbeitern sei kein Problem gewesen, so Ismail Aygül. Er erklärt: “Du hast deine App. Du hast unten 4 Leisten, du hast immer die gleichen Funktionen. Du klickst auf deinen Kalender. Die App ist auf deiner Sprache eingestellt. Du klickst auf dein Objekt und klickst auf Play, um die Zeiterfassung zu starten. Wenn du eine Pause machen willst, drückst du auf Pause. Wenn du mit der Arbeit zu Ende bist, drückst auf beenden. Und wir haben deine perfekte Zeiterfassung.” Und die ist sogar zollsicher.