Wie Volk & Volk in 1,5 Jahren ein Umsatzwachstum von 20 % erzielte.

Herausforderung

Die Volk & Volk GmbH hat sich in den letzten 15 Jahren in Ostwestfalen als eine der innovativsten Gebäudereinigungen am Markt etabliert. Rund 250 Mitarbeiter sind täglich im Einsatz und betreuen eine Vielzahl an Industrie- und Gewerbekunden im Bereich der Unterhalts- sowie Fassaden- und Sonderreinigung. Für Geschäftsführer Benjamin Volk war bereits früh klar, dass Software in der Gebäudereinigung-Branche einen Riesennutzen haben kann. Jahrelang hat die Volk & Volk GmbH deshalb bei der Zeiterfassung bereits mit einem Softwareanbieter zusammengearbeitet, deren Terminals an den jeweiligen Einsatzorten Arbeitszeiten systematisch erfassen sollten. Dabei traten jedoch immer wieder Probleme auf: zu lange Wegezeiten, ständige WLAN Probleme, fehlendes Datenvolumen oder nicht funktionierende SIM-Karten – “am Ende des Tages war es ein Riesenkrampf”, so Benjamin Volk.

Auch bei der Einsatzplanung setzte Volk & Volk auf eine ERP-Softwarelösung. Diese war allerdings nicht mobil einsatzfähig und für die Objektleiter somit nicht einsetzbar. “Unsere Einsatzplanung war immer relativ steif. Die Mitarbeiter haben ihren Einsatzplan für den nächsten Monat immer mit Ihrer Abrechnung einfach in einer Tüte bekommen”, erklärt Benjamin Volk. Gerade für Gebäudereinigungen mit Reinigungskräften, die ständig unterwegs von Einsatzort zu Einsatzort sind, ist die Einsatzplanung aber essenziell. Da wurde Benjamin Volk auf die Softwarelösung von PlanD aufmerksam: “Ich bin in der Rationell Reinigen auf PlanD gestoßen und war sofort begeistert davon, dass Ihr die Idee einer Gebäudereiniger-Software von Grund auf neu gedacht habt und auch speziell für die Objektleiter neue Möglichkeiten bietet.”

Lösung

Gerade die Zeiterfassung ist für die Gebäudereinigung Volk & Volk GmbH ein großes Thema. “Wir sind als Gebäudereinigung zur Zeiterfassung verpflichtet und mit PlanD hat jeder Mitarbeiter seinen Stundenzettel einfach in der Tasche”, zeigt sich Benjamin Volk begeistert von der neugewonnenen Mobilität des digitalen Stundenzettels von PlanD. Seine Mitarbeiter können Ihre Arbeitszeiten jetzt ganz einfach vor Ort mit der PlanD App erfassen, Urlaube und Krankheitsmeldungen eintragen, immer und überall den Überblick über Ihre geleisteten Stunden behalten und mit Ihren Objektleitern kommunizieren. Alles in nur einer App. “Ich sage ja immer: Wer Zeiterfassung in der Gebäudereinigung kann, kann das überall”, so Benjamin Volk.

Auch die Einsatzplanung bei Volk & Volk läuft nun über PlanD. Der Einsatzplaner von PlanD ist dabei für Benjamin Volk essenziell: “Jetzt mit PlanD ist die Verantwortung endlich da wo sie hingehört. Die Objektleiter können Einsätze planen und nicht mehr die Verwaltung. Das macht bei uns einiges frei. Die Wege sind da viel kürzer.” Einsatzpläne können einfach digital erstellt werden und sind von jedem Mitarbeiter in Echtzeit über die PlanD App einsehbar. Auch bei der Abwesenheitsverwaltung profitiert Volk & Volk von PlanD. “Dank PlanD haben wir eine viel, viel bessere Produktivität bei der Organisation von Vertretungen. Fällt ein Mitarbeiter aus, sehe ich auf einen Blick die Aufträge, die zu vertreten sind und kann die Mitarbeiter basierend auf deren Skills umplanen. Das ist schon ein riesiger Mehrwert”, erklärt Benjamin Volk die Vorteile.

Bei einem Unternehmen wie Volk & Volk mit rund 250 Mitarbeitern ist eine effiziente interne Kommunikation enorm wichtig. Die Chatfunktion von PlanD bereitet Benjamin Volk deshalb besonders viel Freude. “WhatsApp haben wir per Betriebsanweisung untersagt, aber niemand hält sich daran. Die PlanD Chatfunktion ist daher eine Riesenfreude für mich. Dadurch können wir die ganzen Messenger-Dienste aushebeln.” Ständig über viele verschiedene Kanäle kommunizieren zu müssen und nie genau zu wissen wie man wen am besten erreicht, gehört von nun an der Vergangenheit an. “Der PlanD Chat bringt uns alle an einen Ort”, spricht Benjamin Volk auch den positiven Effekt auf die Bindung zwischen Mitarbeitern untereinander an.

Ergebnisse

Seit die Volk & Volk GmbH PlanD nutzt, spart Sie erheblich viel Zeit bei der Zeiterfassung und der Einsatzplanung ein. Die Terminals, die zuvor für so einige Probleme gesorgt haben, wurden durch die leicht handzuhabende mobile Zeiterfassung in der PlanD App ersetzt und auch die vorher so steife Einsatzplanung ist dank PlanD deutlich flexibler und obliegt endlich den Objektleitern. Auch bei den Mitarbeitern von Benjamin Volk kommt die App von PlanD gut an: “Die Resonanz bei meinen Leuten ist durchweg positiv. Das System ist total übersichtlich und leicht zu bedienen.”

Außerdem spart Volk & Volk dank PlanD auch beim Abwesenheitsmanagement deutlich an Zeit ein. Fällt ein Mitarbeiter aus, können die Objektleiter jetzt so einfach wie noch nie die geeignete Vertretung basierend auf deren Fähigkeiten und Kapazitäten finden. “Das war vorher nicht möglich”, so Benjamin Volk, “genau darauf haben wir eigentlich immer gewartet. Das ist echt genial und genau das, was die Objektleiter und Gebäudereinigungen brauchen.” Für die Volk & Volk GmbH und Benjamin Volk war die Zusammenarbeit mit PlanD also der nächste logische Schritt in eine digitale Zukunft: Eine innovative Softwarelösung, die speziell abgestimmt auf die Bedürfnisse von Gebäudereinigungen ist, Ideen und Denkanstöße erhört und den Arbeitsalltag vereinfacht.