Wie der Meisterbetrieb Kille Gebäudedienste mit PlanD den nächsten Wachstumsschritt geht

Vom Familienbetrieb zum modernen Gebäudedienstleister

Als Kille Gebäudedienste vor fast 25 Jahren gegründet wurde, war vieles noch deutlich einfacher. Gründer Kille Krumbach startete sein Unternehmen zunächst allein. Aus kleinen Anfängen entwickelte sich über die Jahre ein erfolgreicher Gebäudedienstleister, der heute über 120 Mitarbeitende beschäftigt und Kunden weit über die Region Lüneburg hinaus betreut. Das Einsatzgebiet reicht inzwischen von Wolfsburg über Hamburg bis nach Kiel – und das Unternehmen wächst weiter.

Eine Besonderheit des zertifizierten Meisterbetriebs sind die langjährigen Kundenbeziehungen. Viele Auftraggeber arbeiten bereits seit mehr als zwei Jahrzehnten mit Kille Gebäudedienste zusammen: „Die meisten Kunden haben wir seit über 20 Jahren. Wir haben eine sehr geringe Fluktuation und arbeiten sehr langfristig zusammen.“ erzählt Dennis Krumbach.

Heute führt Dennis Krumbach das Unternehmen gemeinsam mit seinem Vater in die nächste Generation. Obwohl er als Kind bereits regelmäßig in den Ferien im Betrieb mitarbeitete und dadurch nahezu alle Bereiche der Gebäudereinigung kennenlernte, führte ihn sein beruflicher Weg zunächst in die Medienbranche. Erst 2021 fiel die bewusste Entscheidung, vollständig in den Familienbetrieb einzusteigen und perspektivisch die Unternehmensnachfolge zu übernehmen. Parallel absolvierte er seine Ausbildung und legte den Meister ab.

Mit dem Generationswechsel kamen auch neue Ideen. Das Unternehmen sollte weiter wachsen – gleichzeitig sollten viele interne Abläufe modernisiert werden.

Wachstum bringt neue Herausforderungen

Mit jedem neuen Kunden, jedem weiteren Objekt und jedem zusätzlichen Mitarbeiter wurde die Organisation komplexer. Viele Prozesse funktionierten zwar über Jahre zuverlässig, stießen inzwischen aber an ihre Grenzen. Die Einsatzplanung lief teilweise über Google Kalender, Informationen waren auf verschiedene Programme verteilt und die bisherige Branchensoftware arbeitete ausschließlich lokal auf einzelnen Rechnern.

Für Dennis Krumbach war schnell klar, dass diese Arbeitsweise langfristig nicht mehr zum Unternehmen passt. „Wir wollten digitale Stundenerfassung machen. Wir wollten unsere Planung übersichtlich organisieren und von überall auf unsere Daten zugreifen können“.

Vor PlanD testete das Unternehmen zunächst eine andere Software. Nach kurzer Zeit zeigte sich jedoch, dass diese insbesondere bei der Zeiterfassung nicht die notwendige Zuverlässigkeit bot: „Gerade bei der Stundenerfassung dürfen keine Fehler auftreten. Das war dort leider nicht gegeben“. Auf der CMS Berlin wurde Kille Gebäudedienste schließlich auf PlanD aufmerksam.

Warum sich Kille Gebäudedienste für PlanD entschied

Der entscheidende Faktor war nicht die Rechnungsstellung oder die Zeiterfassung allein. Es war die Einsatzplanung. Denn genau hier bestand im Alltag der größte organisatorische Aufwand. „Wir wollten nicht mehr Google Kalender benutzen, sondern alles in einem Programm haben. Dass alle Daten miteinander verbunden sind.“

Besonders überzeugt hat Dennis dabei die intuitive Planung per Drag & Drop: „Wenn ich einen Einsatz plane, möchte ich ihn einfach nehmen und woanders hinziehen können. Ich verstehe ehrlich gesagt nicht, warum das viele Programme heute noch nicht können.“

Für Kille Gebäudedienste ging es dabei nicht nur um Komfort, sondern vor allem darum, verschiedene Arbeitsabläufe endlich in einer zentralen Lösung zusammenzuführen, denn „Fakturieren kann letztendlich jedes Standardprogramm. Uns war wichtig, dass wir jetzt dieses Gesamtpaket haben“.

Ein Onboarding, das den Unterschied machte

Der eigentliche Wechsel fand allerdings zu einem denkbar ungünstigen Zeitpunkt statt. Erst wenige Wochen zuvor hatte das Unternehmen sämtliche Daten in eine andere Software übertragen. Nachdem sich diese Lösung jedoch im praktischen Einsatz nicht bewährte, musste innerhalb kurzer Zeit erneut migriert werden.

Das bedeutete natürlich zusätzlichen Aufwand. Viele Aufträge mussten erneut angelegt werden. Rückblickend bewertet Dennis Krumbach diesen Schritt dennoch positiv - „Es war zwar nervig, alles noch einmal anzulegen. Aber dadurch haben wir das Programm auch direkt richtig kennengelernt“.

Besonders hebt er die persönliche Begleitung während der Einführung hervor. Gemeinsam mit dem Customer-Success-Team wurden sämtliche Prozesse eingerichtet und offene Fragen direkt geklärt. „Egal welche Frage wir hatten – wir haben sofort eine Rückmeldung bekommen. Oft sogar direkt mit kurzen Videos, in denen uns gezeigt wurde, wie wir das Problem lösen können.“

Was Dennis besonders beeindruckte: Statt pauschaler Antworten stand immer die gemeinsame Lösungsfindung im Vordergrund: „Es hieß nie einfach: Das geht nicht. Es wurde immer geschaut, wie man trotzdem eine Lösung findet oder ob das Thema zukünftig umgesetzt werden kann.“

Mehr Übersicht im gesamten Unternehmen

Heute nutzt Kille Gebäudedienste PlanD bereits in vielen Bereichen des Tagesgeschäfts. Vor allem die Sonderreinigung arbeitet vollständig mit der Software. Aufgaben werden digital zugewiesen, Verantwortlichkeiten sind jederzeit nachvollziehbar und Informationen gehen nicht mehr verloren: „Es geht jetzt nichts mehr unter. Man sieht jederzeit, wer was bearbeitet hat.“

Gerade diese Transparenz sorgt intern für deutlich mehr Übersicht, denn „niemand kann mehr sagen: Das habe ich vergessen oder das war ich nicht. Alles ist nachvollziehbar.“

Auch die Mitarbeitenden profitieren davon. Nachdem jeder nur noch die Funktionen sieht, die er tatsächlich benötigt, kommen auch weniger technikaffine Mitarbeitende gut mit der App zurecht. Materialbestellungen, Tourenplanung oder das digitale Einstempeln gehören inzwischen selbstverständlich zum Arbeitsalltag - „wenn man die Rechte passend einstellt und den Mitarbeitern nur das zeigt, was sie brauchen, funktioniert das wirklich super.“

Digitale Zeiterfassung schafft Transparenz

Ein weiterer Schwerpunkt der Einführung ist die digitale Zeiterfassung. Gerade in einem Unternehmen mit mehr als 120 Mitarbeitenden spielen Arbeitszeiten eine zentrale Rolle.

Dennis Krumbach sieht darin vor allem einen Gewinn an Fairness und Transparenz. Früher wurden Arbeitszeiten häufig pauschal notiert. Ob ein Einsatz tatsächlich zwei Stunden oder nur anderthalb Stunden gedauert hatte, ließ sich später kaum nachvollziehen.

Mit PlanD soll sich das künftig ändern - „Der größte Kostenfaktor sind unsere Mitarbeiter. Deshalb möchten wir natürlich auch genau wissen, wie lange Einsätze tatsächlich dauern.“

Dabei gehe es ausdrücklich nicht um Kontrolle um der Kontrolle willen. Vielmehr sollen sowohl Unternehmen als auch Mitarbeitende von einer sauberen Dokumentation profitieren: „Am Ende ist das doch fair. Jeder soll genau die Zeit bezahlt bekommen, die er gearbeitet hat.“

Digitalisierung endet nicht bei der Einsatzplanung

Die Einführung von PlanD ist für Kille Gebäudedienste noch längst nicht abgeschlossen. In den kommenden Monaten sollen weitere Bereiche vollständig digitalisiert werden. Dazu gehören unter anderem die vollständige Zeiterfassung, die Lohnvorbereitung, die Materialverwaltung sowie digitale Arbeitsscheine.

Auch bei zukünftigen Entwicklungen blickt Dennis Krumbach optimistisch nach vorne. Besonders spannend findet er die Möglichkeiten rund um künstliche Intelligenz: „Ich bin grundsätzlich offen für KI. Ich glaube, dass sie uns viele Routineaufgaben abnehmen kann.“

Großes Potenzial sieht er beispielsweise in KI-gestützten Telefonassistenten wie Paula, die Anfragen außerhalb der Geschäftszeiten aufnehmen und Mitarbeitende entlasten können.

Darüber hinaus beschäftigt sich das Unternehmen intensiv mit Robotik. Über Kontakte aus dem PlanD-Netzwerk entstanden bereits erste Kooperationen mit Partnern aus diesem Bereich. „Wir stellen uns aktuell sehr stark auf Robotik ein und sind überzeugt, dass PlanD dafür die richtige Grundlage bietet.“

Gemeinsam weiter wachsen

Für Dennis Krumbach ist Digitalisierung kein Selbstzweck. Sie soll dabei helfen, ein wachsendes Unternehmen besser zu organisieren, Mitarbeitende zu entlasten und gleichzeitig die hohe Qualität zu sichern, für die Kille Gebäudedienste seit vielen Jahren steht.

Mit dem anstehenden Umzug in größere Räumlichkeiten, der weiteren Expansion und der vollständigen Einführung von PlanD stehen bereits die nächsten Meilensteine bevor.

„Wir erhoffen uns organisatorisch, zeitlich und auch kostentechnisch viele Vorteile.“ Für Kille Gebäudedienste ist klar: Der Wandel ist noch nicht abgeschlossen – aber die Richtung stimmt.