Wie die Gebäudereinigung Emons mit PlanD bei der Zeiterfassung 30 % mehr Zeit spart.

Herausforderung: Digitalisierung in einem Traditionsunternehmen

Die Gebäudereinigung Emons gibt es seit über 40 Jahren, mittlerweile in dritter Generation. Mit rund 180 Mitarbeitenden ist Emons der größte Gebäudereiniger in Solingen. Neben klassischen Reinigungsleistungen bietet das Unternehmen spezialisierte Services wie Fassadenreinigung, Graffiti-Entfernung, Schimmelbeseitigung und Desinfektionsdienste an.

Obwohl Emons bereits mit Softwarelösungen gearbeitet hatte, war ein Großteil der Prozesse noch manuell – Stundenzettel wurden handschriftlich geführt und die Materialbestellung analog abgewickelt. „Wir hatten versucht, mit dem letzten Dienstleister zu digitalisieren. Da gab es aber einige Probleme, die leider nicht umgesetzt werden konnten, so wie wir uns das gewünscht haben“, erinnert sich Dominik Clasen.

Mit der Übernahme durch ihn und seine Frau war klar: Die Abläufe müssen effizienter, transparenter und einfacher für die Mitarbeitenden werden.

Entscheidung für PlanD

Auf der Suche nach einer passenden Lösung stieß Emons auf PlanD, empfohlen durch Branchenkollegen und eigene Recherche. Dominik Clasen sagt: „Wir waren von Anfang an schwer begeistert. PlanD ist modern, die App ist sauber aufgebaut, das System funktioniert einfach und man kann damit wirklich arbeiten.“

Für ihn war besonders wichtig, dass PlanD eine Cloud-Lösung bietet: „Ich kann von überall arbeiten, ohne VPN. Selbst im Urlaub kann ich auf Handy oder Laptop zugreifen – das sorgt für wesentlich mehr Flexibilität.“ Darüber hinaus überzeugte ihn das jung-dynamische Team, das auf Augenhöhe arbeitet und auf Feedback schnell reagiert.

Implementierung und Nutzung

Die Einführung verlief rasch und unkompliziert. Emons nutzt mittlerweile alle Module, die PlanD anbietet:

Digitale Zeiterfassung

„Die Zeiterfassung ist, glaube ich, das, wo PlanD auch meines Erachtens Marktführer aktuell ist. Selbst Mitarbeiter, die nicht so technikaffin sind, kommen damit klar. Wir sparen rund 30 % Zeit, weil die Stunden direkt übertragen werden.“

Die digitale Zeiterfassung hat die Arbeitsweise bei Emons grundlegend verändert. Früher mussten Mitarbeitende ihre Stunden handschriftlich auf DIN-A4-Blättern notieren, die anschließend im Büro manuell eingepflegt wurden. Heute erfolgt die Erfassung direkt in der App – Fehlerquellen werden reduziert, Daten automatisch übertragen und die Geschäftsführung erhält Echtzeit-Übersicht über alle Mitarbeitenden und Projekte. Das spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch für mehr Transparenz gegenüber Kunden und Team.

Urlaubs- & Abwesenheitsmanagement

„Mittlerweile bekommen wir immer mehr Feedback, dass es mit den Urlaubsanträgen super läuft.“

Dank PlanD werden Urlaubsanträge, Krankmeldungen und andere Abwesenheiten nun digital erfasst, genehmigt und dokumentiert. Mitarbeitende können ihre Anträge bequem über die App einreichen, während die Führungskräfte alles zentral einsehen und freigeben können. Das sorgt für weniger Rückfragen, schnellere Genehmigungen und eine klar nachvollziehbare Planung im gesamten Betrieb.

Materialbestellung & Verbrauchskontrolle

„Auch die Materialbestellung läuft viel routinierter, weil wir ein echtes Wirtschaftssystem aufbauen konnten und sehen, wie der Verbrauch ist.“

Die digitale Materialbestellung hat den Alltag bei Emons erheblich erleichtert. Mitarbeitende können benötigte Produkte direkt über die App anfordern, und die Verwaltung behält Lagerbestände und Verbrauchsmengen im Blick. Dadurch lassen sich Fehlbestände vermeiden, Kosten kontrollieren und Prozesse optimieren. Gleichzeitig wird sichergestellt, dass die richtigen Materialien für die jeweiligen Kunden freigegeben werden, wodurch Verwechslungen ausgeschlossen sind.

Kommunikation und Support

„Wenn es mal Probleme gibt oder wir etwas nicht wissen, dauert es teilweise nur Stunden, bis man eine Antwort hat. Das finde ich wirklich sehr, sehr gut.“

Der Support von PlanD hat für Emons einen großen Unterschied gemacht. Bei Fragen oder Problemen gibt es kurze Wege und schnelle Reaktionen, sodass der Arbeitsfluss nicht unterbrochen wird. Zudem schätzt Dominik Clasen die offene Kommunikation und die Einbindung ins Feedback, was dafür sorgt, dass das System kontinuierlich verbessert wird und auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten bleibt.

Früher vs. Heute

Vor PlanD:

• Handschriftliche Stundenzettel
• Hoher Verwaltungsaufwand
• Keine zentrale Übersicht über Abwesenheiten oder Materialbestände

Mit PlanD:

• Digitale Zeiterfassung direkt auf der App
• Zentralisierte Urlaubs- und Materialverwaltung
• Transparente Abläufe für Mitarbeitende und Kunden
• Schnelle Reaktionszeiten bei Rückfragen

Mitarbeitende begeistert

Die Einführung der App verlief ohne Widerstand: „Zuerst waren die Mitarbeiter etwas zurückhaltend, aber als wir die App visualisiert haben, war es wirklich schnell verständlich. Es gibt keinen Mitarbeiter, der sich dagegen sträubt.“ Durch die Digitalisierung konnte Emons Prozesse vereinfachen, Zeit sparen und Transparenz schaffen, was sowohl Mitarbeitende als auch Geschäftsführung entlastet.

Fazit: PlanD als Erfolgsfaktor

„Wir sind wirklich sehr davon überzeugt. Jeder, der damit arbeitet, ist positiv gestimmt. Wir geben das Feedback auch gerne weiter und empfehlen PlanD an andere Gebäudereiniger.“

Dank PlanD hat Emons die Digitalisierung gemeistert, Arbeitsabläufe effizienter gestaltet und den Workflow für alle Beteiligten verbessert. Das Unternehmen ist nun zukunftsfähig aufgestellt – digital, transparent und motivierend für alle Mitarbeitenden.

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