Wie die Gebäudereinigung Ludwigshafen G. F. Hehl mit PlanD bis zu acht Stunden Verwaltungsaufwand am Tag einspart

Beim 1. Ludwigshafener Reinigungsinstitut „Viktoria“ gehörten Zettel, Excel-Listen und unterschiedliche Programme lange zum Arbeitsalltag. Informationen waren auf verschiedene Stellen verteilt, Arbeitsscheine mussten nachverfolgt und viele Abläufe manuell koordiniert werden. Allein dadurch entstanden jeden Monat rund 800 Seiten Papier.

Für Daniel Staiber und sein Team war deshalb klar: Die Digitalisierung sollte nicht länger warten. Gesucht wurde eine Lösung, die nicht nur einzelne Arbeitsschritte digitalisiert, sondern die gesamte Prozesskette der Gebäudereinigung abbildet – praxisnah, intuitiv und auf die Anforderungen der Branche zugeschnitten.

Die Herausforderung: Zettelwirtschaft und verteilte Informationen

Vor der Einführung von PlanD war der Arbeitsalltag bei Viktoria stark von manuellen Prozessen geprägt. Informationen lagen in Excel-Listen, im bisherigen Branchenprogramm oder auf Papier. Für viele alltägliche Aufgaben musste zunächst geklärt werden, wo die benötigten Informationen überhaupt zu finden waren.

Besonders zeitaufwendig war das Nachhalten von Arbeitsscheinen. Waren sie noch unterwegs? Bereits zurückgekommen? Oder irgendwo im Prozess liegen geblieben? Viele dieser Fragen mussten manuell geklärt werden.

„An der Zettelwirtschaft und den manuellen Abläufen hat mich genervt, dass man oft nachfassen musste, ob die Arbeitsscheine zurückkommen oder wo sie geblieben sind.“

Die Folgen waren deutlich:

• Rund 800 Seiten Papierverbrauch pro Monat
• Informationen verteilt auf unterschiedliche Programme, Listen und Zettel
• Hoher manueller Aufwand bei der Nachverfolgung
• Viele einzelne Arbeitsschritte und unnötige Rückfragen
• Fehlende zentrale Verfügbarkeit von Informationen

Gleichzeitig hatte das Unternehmen den Anspruch, fortschrittlich zu arbeiten und seine Prozesse langfristig digital aufzustellen.

Die Entscheidung für PlanD: Eine Lösung, die die Branche versteht

Bei der Suche nach einer neuen Software war für Viktoria deshalb nicht nur der Funktionsumfang entscheidend. Das Unternehmen suchte einen Partner, der die Abläufe der Gebäudereinigung versteht und sich in die bestehende Prozesskette einfügt.

„Wir brauchten einen kompetenten Dienstleister, der sich am Markt auskennt, sich nah an der Branche orientiert und auch für uns als Unternehmen in der Prozesskette passt.“

Mit PlanD fand das Team eine Lösung, mit der sich die komplette Prozesskette zentral abbilden lässt.

Dabei verlief auch die Umstellung unkomplizierter als erwartet. Sowohl das Team in der Verwaltung als auch die operativen Mitarbeitenden fanden sich schnell im System zurecht.

„Unsere Mitarbeiter waren sehr schnell mit PlanD verwurzelt, da die Mitarbeiter-App sehr intuitiv ist. Beim Onboarding haben wir fast keine Hilfestellung vom Support gebraucht.“

Die Lösung: Die komplette Prozesskette in einem System

Heute nutzt Viktoria PlanD für die gesamte Prozesskette in der Gebäudereinigung. Statt zwischen verschiedenen Programmen, Excel-Listen und Papierunterlagen zu wechseln, laufen die relevanten Informationen zentral in einem System zusammen.

Besonders die Mitarbeiter-App hat den Arbeitsalltag verändert. Informationen können direkt an die Mitarbeitenden weitergegeben werden und stehen ihnen in Echtzeit zur Verfügung. Änderungen und Entscheidungen kommen dort an, wo sie benötigt werden – ohne zusätzliche Zettel oder lange Abstimmungswege.

Das Ergebnis: Das Unternehmen arbeitet heute nahezu papierlos.

„Jetzt haben wir einfach alles zentral in Echtzeit in einem System und können alles überall abrufen.“

Davon profitieren nicht nur Verwaltung und Disposition. Auch die Mitarbeitenden wissen jederzeit, was ansteht, und werden unmittelbar über Änderungen informiert.

Paula übernimmt Aufgaben, bevor sie Zeit kosten

Mit der KI-Kollegin Paula geht Viktoria bei der Automatisierung noch einen Schritt weiter. Besonders überrascht hat Daniel Staiber dabei, wie vielseitig Paula im Arbeitsalltag eingesetzt werden kann.

In der Einsatzplanung lässt sich beispielsweise direkt fragen, welche Mitarbeitenden bereits in einem bestimmten Objekt eingesetzt waren. Paula durchsucht die vorhandenen Einsätze und kann auf dieser Grundlage passende Vertretungskräfte vorschlagen.

Auch im Posteingang nimmt Paula dem Team Arbeit ab. Eingehende E-Mails werden dem zuständigen Mitarbeitenden zugeordnet und direkt als Aufgabe im Dashboard angelegt. Das Team muss die Aufgabe anschließend nur noch prüfen und gegebenenfalls anpassen.

„Die erstellt dann eine Aufgabe, die brauchen wir nur noch kurz durchschauen, gegebenenfalls anpassen und zack ist das Thema bearbeitet.“

Auch im Kundenkontakt kommt Paula zum Einsatz. Anfangs war das Team insbesondere bei älteren Kundinnen und Kunden skeptisch, wie eine KI-Telefonassistenz angenommen werden würde. Die Rückmeldungen fielen jedoch überraschend positiv aus.

„Es ist total schön, wenn man von einer wirklich älteren Dame hört, dass es die beste KI war, mit der sie bisher telefoniert hat.“

Für Daniel Staiber steht deshalb fest: „Ich wusste, KI kann viel, aber Paula ist einfach eine Wucht.“

Das Ergebnis: Bis zu acht Stunden Zeitgewinn am Tag

Die Digitalisierung der Abläufe zeigt sich bei Viktoria inzwischen nicht nur in weniger Papier und übersichtlicheren Prozessen. Vor allem der Zeitgewinn ist enorm.

Nach Einschätzung des Unternehmens werden durch PlanD über den gesamten Arbeitsalltag hinweg Aufwände in einer Größenordnung von nahezu einer Vollzeitstelle eingespart – rund acht Stunden pro Tag.

• Nahezu eine Vollzeitstelle bzw. acht Stunden Aufwand pro Tag eingespart
• Von rund 800 Seiten Papier im Monat zu nahezu papierlosen Abläufen
• Alle wichtigen Informationen zentral und in Echtzeit verfügbar
• Weniger manuelle Nachverfolgung und Rückfragen
• Schnellere und schlankere Prozesse
• Mehr Transparenz für Verwaltung und Mitarbeitende
• Automatisierung zusätzlicher Aufgaben durch Paula

„Wir gewinnen durch PlanD extrem viel Zeit. Dadurch können wir uns viel stärker auf andere Prozesse konzentrieren.“

Und genau darin liegt für das Team ein entscheidender Mehrwert. Themen, die im Tagesgeschäft lange liegen geblieben sind, können jetzt mit deutlich mehr Zeit und Sorgfalt angegangen werden.

Die Veränderung macht sich dabei nicht nur in Kennzahlen bemerkbar, sondern auch im Arbeitsalltag selbst:

„Generell haben wir auch mehr Spaß bei der Arbeit, weil alles so intuitiv und schnell geht und man nicht hundert Sachen öffnen oder auf Zetteln nachschauen muss, sondern einfach alles zentral hat.“

Fazit: Raus aus dem Zettelchaos, rein in digitale Prozesse

Für Viktoria hat PlanD nicht einfach Papier durch eine Software ersetzt. Die Abläufe im Unternehmen sind heute zentraler, schneller und transparenter organisiert. Informationen stehen in Echtzeit zur Verfügung, Mitarbeitende sind unmittelbar eingebunden und mit Paula werden zunehmend auch Aufgaben automatisiert, die zuvor wertvolle Zeit in der Verwaltung gebunden haben.

Damit bleibt mehr Zeit für die Themen, die im Tagesgeschäft sonst häufig zu kurz kommen – und für die Weiterentwicklung des Unternehmens.

Daniel Staiber empfiehlt PlanD deshalb vor allem Unternehmen, die noch mit vielen manuellen Prozessen arbeiten und den Schritt in die Digitalisierung nicht länger aufschieben wollen:

„Ich würde die Zusammenarbeit mit PlanD jedem empfehlen, der aktuell noch Zettelchaos auf seinem Schreibtisch hat, davon die Nase voll hat und seine Firma langfristig auf Schienen stellen möchte.“

Und auch persönlich fällt sein Fazit klar aus: „Ich möchte dem Team einfach für den Prozess danken, den sie mit uns gehen. Und ich freue mich auf die weitere Zusammenarbeit in den nächsten Jahren.“

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