Wie OW Harder dank PlanD 50% Arbeitszeit in der Verwaltung spart.

Wachstum ist für viele Unternehmen der Gebäudereinigung ein erklärtes Ziel – bringt jedoch auch neue Herausforderungen mit sich. Mit zunehmender Objektgröße, komplexeren Anforderungen und steigender Mitarbeiterzahl stoßen gewachsene Strukturen schnell an ihre Grenzen. Prozesse, die früher „irgendwie funktioniert haben“, werden plötzlich zum Bremsklotz im Tagesgeschäft.

Genau an diesem Punkt stand auch die OW Harder GmbH. Als das Unternehmen begann, größere und anspruchsvollere Objekte zu betreuen, wurde deutlich: Die bisherige Organisation mit Zetteln, Excel-Tabellen und manueller Abstimmung war dem steigenden Aufwand nicht mehr gewachsen. Die Verwaltung wurde immer zeitintensiver, Abläufe waren fehleranfällig und Transparenz fehlte an entscheidenden Stellen.

Für Geschäftsführer Walter Harder war klar: Ohne digitale Unterstützung würde weiteres Wachstum nicht nur schwierig, sondern riskant. Effizienz, Qualität und Nachhaltigkeit ließen sich mit den bestehenden Werkzeugen nicht mehr zuverlässig sicherstellen. Gesucht wurde daher keine Insellösung – sondern ein System, das die Realität von Facility- und Reinigungsunternehmen wirklich versteht und abbildet.

Die Herausforderung: Komplexität trifft auf analoge Prozesse

„Wir haben ganz klar gemerkt, dass wir mit dem alten System komplett überfordert waren“, beschreibt Walter Harder die Situation. Die Vielzahl an Informationen, Abstimmungen und Prozessschritten ließ sich mit klassischen Hilfsmitteln nicht mehr sauber koordinieren.

Die Folgen waren spürbar:

• Hoher Zeitaufwand in der Verwaltung
• Medienbrüche zwischen Angebot, Einsatz und Abrechnung
• Unklare Zuständigkeiten und unnötige Rückfragen
• Eingeschränkte Möglichkeiten, Qualität und Effizienz weiterzuentwickeln

„Unsere Effizienz und unsere Qualität konnten wir nicht hundertprozentig entfalten. Ohne digitale Unterstützung wäre es für uns schwer gewesen, weiter stabil und nachhaltig zu wachsen.“

Die Entscheidung für planD: Branchenfokus statt Standardsoftware

Die OW Harder GmbH entschied sich bewusst für PlanD – vor allem wegen der klaren Ausrichtung auf die Bedürfnisse von Facility- und Reinigungsunternehmen.

„PlanD ist wirklich praxisnah. Keine theoretische Software, sondern eine Lösung, die speziell auf unsere Branche zugeschnitten ist.“

Überzeugend war dabei nicht nur die Funktionalität, sondern auch die Einführung: strukturiert, professionell und begleitet durch Schulungen. Das Team konnte schnell mitgenommen werden und arbeitete bereits nach rund vier Wochen vollständig mit dem neuen System.

„Die Umstellung verlief reibungslos. Wir haben sehr positive Rückmeldungen aus unserem Team bekommen – PlanD ist eine echte Unterstützung.“

Die Lösung: Durchgängige, digitale Prozesse ohne Umwege

Mit planD konnte die OW Harder GmbH ihre Abläufe vollständig digital und logisch miteinander verknüpfen:

• Angebote werden schnell und übersichtlich erstellt
• Aus dem Angebot entsteht direkt eine Auftragsbestätigung
• Daraus wird automatisch ein Einsatz generiert
• Der Einsatz führt zum Arbeitsschein
• Dieser geht per Klick in die Rechnungsabteilung
• Die Rechnung wird ohne Medienbruch erstellt

„Dieser Prozess ist für uns entscheidend wichtig. Da haben wir gesagt: Das ist eine richtig geile Lösung.“

Alle Schritte sind aufeinander abgestimmt, transparent und intuitiv bedienbar – unabhängig davon, ob sie von der Verwaltung, der Disposition oder operativen Mitarbeitenden genutzt werden.

Das Ergebnis: Messbare Entlastung und neue Effizienz

Die Effekte zeigten sich schnell. Bereits nach einem halben Jahr waren die Ergebnisse deutlich sichtbar:

• 40–50 % Zeitersparnis in der Verwaltung
• Klarere Kommunikation im gesamten Unternehmen
• Weniger Rückfragen und Abstimmungsaufwand
• Spürbare Entlastung für Mitarbeitende

„Wir sparen um die 40 bis 50 Prozent unserer Arbeitszeit in der Verwaltung ein. Das wäre ohne PlanD gar nicht möglich gewesen.“

Die neue Struktur schafft nicht nur Effizienz, sondern auch Raum für Qualität, Service und Weiterentwicklung.

Mehrwert für Kunden, Mitarbeiter und Unternehmen

Durch die digitale Basis ist die OW Harder GmbH heute deutlich kundennäher aufgestellt. Prozesse laufen stabil, nachvollziehbar und zuverlässig. Gleichzeitig profitieren auch die Mitarbeitenden von klaren Abläufen und weniger organisatorischem Druck.

„Durch diese solide Basis können wir unseren Kunden besseren Service, bessere Qualität und mehr Nachhaltigkeit bieten.“

Fazit: Die stabile Basis für strategisches Wachstum

Für Walter Harder ist PlanD weit mehr als ein Tool – es ist die Grundlage für die Zukunft des Unternehmens: „Diese digitale Lösung ist die stabile Basis für weiteres Wachstum.“

Seine Empfehlung ist eindeutig: „Wir würden PlanD ganz klar den Unternehmen empfehlen, die strategisch wachsen wollen und eine skalierbare Basis benötigen – für echten Mehrwert bei Kunden und Mitarbeitern.“

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