Wie DGS die Digitalisierung mit PlanD von Beginn an effizient gestaltet.

Wenn ein Unternehmen schnell wächst, entscheidet sich früh, ob die internen Abläufe Schritt halten – oder ob sie mit zunehmender Größe immer mehr Zeit und Geld kosten. Für Paul Goliasch, Geschäftsführer der DGS Gebäudereinigung, war deshalb von Anfang an klar, dass Digitalisierung kein späteres Optimierungsprojekt sein sollte, sondern die Grundlage für gesundes Wachstum.

Paul bringt Erfahrung aus der Immobilien- und Büroverwaltung mit und weiß, wie schnell analoge Prozesse unübersichtlich werden. Gerade in der Gebäudereinigung, mit wiederkehrenden Einsätzen, mehreren Objekten und vielen Mitarbeitenden, können kleine Ungenauigkeiten große Auswirkungen haben.

Heute profitiert DGS davon, früh die richtigen Weichen gestellt zu haben. Mit PlanD laufen alle relevanten Informationen zentral zusammen – transparent für Mitarbeitende, nachvollziehbar für Kunden und jederzeit abrufbar für die Geschäftsführung. Für Paul ist das der entscheidende Unterschied: Alles ist an einem Ort, nichts geht verloren und Kunden können jederzeit sehen, wann Leistungen erbracht wurden – ein echter Game-Changer.

Herausforderung: Schnelles Wachstum braucht klare Strukturen

Die DGS Gebäudereinigung existiert offiziell seit dem 23. Juli 2025. Seitdem sind sie sehr schnell gewachsen und haben mittlerweile bereits 19 Mitarbeiter. Zuvor führte Paul Goliasch eine Einzelunternehmung und sammelte umfangreiche Praxiserfahrung. Mit einer Kooperation mit einem Dortmunder Bauträger wurde das Unternehmen dann bewusst größer aufgestellt: neue Objekte, neue Mitarbeitende, neue Anforderungen.

Schon früh zeigte sich, dass klassische Stundenzettel diesem Tempo nicht gerecht werden. „Die Mitarbeiter haben die Stundenzettel per Hand ausgefüllt, in einen Brief gesteckt und abgeschickt – nur damit die Firma in der gleichen Stadt die Stunden richtig einträgt”, erklärt der Geschäftsführer.

Für ihn war schnell klar, dass diese Zettelwirtschaft nicht nur ineffizient, sondern auch teuer ist: „Wenn jeder Mitarbeiter täglich nur eine halbe Stunde zu wenig oder falsch erfasst, sind das übers Jahr schnell rund 20.000€ Verlust. Das sind keine Kleinigkeiten, sondern echte Kosten durch Zettelwirtschaft.“ Hinzu kommen

Bei wiederkehrenden Reinigungen, mobilen Einsätzen und mehreren Objekten brauchte DGS deshalb ein System, das Zeiterfassung, Materialwirtschaft und Einsatzplanung zuverlässig zusammenführt.

Entscheidung für PlanD

Bei der Auswahl einer Software suchte Paul gezielt nach einer Lösung, die zur Realität der Gebäudereinigung passt. Viele Systeme seien eher auf einmalige Projekte ausgelegt, während DGS mit wiederkehrenden, stationären und mobilen Einsätzen arbeitet.

PlanD überzeugte genau in diesem Punkt. Heute nutzt DGS das System vollumfänglich – Zeiterfassung, Einsatzplanung und Rechnungsstellung. Besonders durch die dynamischen Positionen und die automatische Rechnungsversendung fällt sehr viel Arbeit weg.

Entscheidend sei für ihn aber vor allem die Übersicht: Alles sei an einem Ort, verständlich für Mitarbeitende und transparent für Kunden. Diese Klarheit und Automatisierung habe letztlich den Ausschlag gegeben.

Implementierung und Nutzung im Alltag

Die Einführung von PlanD verlief strukturiert und ohne große Hürden. Schon nach kurzer Zeit zeigte sich, wie stark sich der Arbeitsalltag verändert hat.

Digitale Zeiterfassung

Während früher handschriftliche Stundenzettel ausgefüllt, verschickt und manuell übertragen wurden, erfassen Mitarbeitende ihre Zeiten heute direkt in der App. Paul beschreibt den Unterschied ganz pragmatisch: „Vorgestern noch Stundenzettel per Hand – heute sehe ich direkt, wann wer vor Ort war.“

Das schafft Transparenz in Echtzeit und verhindert genau jene Ungenauigkeiten, die früher zu hohen jährlichen Verlusten geführt haben.

Automatische Rechnungsstellung

Auch in der Abrechnung bringt PlanD spürbare Entlastung. Wiederkehrende Rechnungen werden automatisch erstellt, fortlaufend nummeriert und direkt per E-Mail versendet: „Gerade bei vielen Objekten wäre ich heute noch mit Rechnungen für den letzten Monat beschäftigt. So geht das alles automatisch raus – das ist für uns extrem entlastend.“ So sorgt PlanD für saubere Abrechnungen und eine verlässliche Finanzplanung.

Materialbestellung und Lagerverwaltung

Besonders deutlich spürbar ist der Unterschied in der Materialwirtschaft: „Die Materialwirtschaft ist für uns der größte Game-Changer. Ich sehe immer direkt, was wo gebraucht wird.“ Gerade weil viele Materialien direkt beim Kunden gelagert werden, geht so nichts mehr unter und Rückfragen oder Fehlbestellungen werden vermieden.

Einsatzplanung und Abwesenheitsmanagement

Auch bei kurzfristigen Änderungen hilft PlanD im Alltag. Abwesenheiten lassen sich direkt abbilden, Vertretungen schnell einplanen. Paul bringt es auf den Punkt: „Abwesenheiten können wir sofort umplanen und den nächsten Mitarbeiter zuweisen. So geht im Alltag nichts unter.“

Kundenkommunikation

Für Kunden setzt DGS bewusst auf Transparenz. Über einen QR-Code erhalten sie Zugriff auf ihr individuelles Dashboard, sehen Einsätze und können Tickets einstellen: „Die Kunden sehen sofort, wann wir da waren, können Tickets schreiben – und das alles sekundenschnell.“ Damit ersetzt PlanD unübersichtliche Zettel, E-Mails oder Anrufe. Rückmeldungen landen direkt im System und können gezielt zugewiesen werden. Das sorgt für schnelle Reaktionen und hohe Kundenzufriedenheit.

Fazit: PlanD als stabile Grundlage für Wachstum

Für Paul Goliasch zählt am Ende vor allem eines: Dass es beim Kunden zuverlässig läuft und Mitarbeitende vernünftig arbeiten können. PlanD ermöglicht genau das – durch klare Prozesse, transparente Daten und einen hohen Automatisierungsgrad.

So konnte die DGS Gebäudereinigung von Beginn an digitale Strukturen etablieren, Prozesse effizient gestalten und sich optimal auf weiteres Wachstum vorbereiten.