Wie PlanD Lars Kaufhold hilft, seine wachsende Gebäudereinigung im Alltag perfekt zu steuern

Nach seiner Ausbildung zum Kaufmann im Einzelhandel bei Peek & Cloppenburg und mehreren Jahren in der Modebranche, in denen er sich bis zur stellvertretenden Filialleitung hocharbeitete, stellte Lars Kaufhold sein berufliches Leben komplett auf den Kopf. Durch private Umstände verlor er seine Anstellung, was ihn dazu brachte, über seine berufliche Zukunft nachzudenken: „Damals habe ich mich gefragt: Gibt es nicht etwas, das mehr Spaß macht und langfristig erfüllender ist?“

Der Familienbetrieb seines Großvaters – eine Gebäudereinigungsfirma – spielte dabei eine entscheidende Rolle. Die Firma war mittlerweile im Besitz seines Vaters und als Lars Kaufhold dann auch mit einstieg, reifte in ihm der Entschluss, sich selbstständig zu machen. Parallel zu seiner Tätigkeit im väterlichen Betrieb absolvierte er den Meisterkurs in der Gebäudereinigung – teilweise in Abendkursen – und legte damit den Grundstein für die Gründung seines eigenen Unternehmens. Am 1. April 2023 war es schließlich so weit: Lars Kaufhold Gebäudereinigung startete offiziell. Der Beginn war anspruchsvoll, aber er fand schnell einen Weg, sich mit harter Arbeit und modernen Ansätzen vom Wettbewerb abzuheben.

„Ich habe einfach nach außen hin kommuniziert, dass ich jetzt selbstständig bin – über Instagram, Facebook und unsere Website. Das brachte schnell die ersten Kunden.“ Heute, nur anderthalb Jahre später, beschäftigt das Unternehmen bereits sieben Mitarbeitende, betreibt ein Büro sowie ein Lager und verfügt über mehrere Firmenfahrzeuge.

So profitiert Lars Kaufhold Gebäudereinigung von PlanD:

• Zeitersparnis in der Einsatzplanung durch klare, strukturierte Abläufe und automatische Terminplanung.
• Bessere Kontrolle der Aufträge dank transparenter Zeiterfassung und digitaler Übersicht.
• Schnelle Angebotserstellung und Rechnungsversand direkt aus der Software heraus.
• Hohe Zuverlässigkeit gegenüber Kunden durch nahtlose Organisation und Dokumentation.
• Mitarbeiterfreundlich durch einfaches Erfassen der Arbeitszeiten via App.

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„PlanD sorgt dafür, dass wir immer auf Zack sind und alles genau wie geplant und strukturiert abläuft.”

Lars Kaufhold, Gründer & Inhaber

Welche Aspekte haben Lars Kaufhold von PlanD überzeugt?

Die Idee, eine Softwarelösung einzuführen, entstand, als der Betrieb schnell wuchs und Lars Kaufhold die ersten Mitarbeitenden einstellte. Vor allem bei der Glasreinigung wurde die Organisation komplexer: „Der erste Glasreiniger hatte jeden Tag mehrere Einsätze – mit unterschiedlichen Preisen und Adressen. Ich habe gemerkt, dass ich das manuell nicht mehr hinbekomme. Es war einfach nicht möglich, das anders zu organisieren.“

Nachdem Lars Kaufhold zunächst mit anderen Tools und Apps experimentiert hatte, darunter eine Handwerker-App sowie eine Testversion von Hero, stieß er über eine Facebook-Gruppe für Gebäudereiniger auf PlanD. „Ich wollte genau das, was PlanD macht: eine App für die Mitarbeitenden, die sie navigiert, ihre Einsätze dokumentiert und mir alle relevanten Daten liefert. Nach dem Test war für mich klar, dass PlanD die richtige Lösung ist.“

Neben der Funktionalität überzeugte ihn vor allem die einfache Bedienung der Software. „Die Einführung lief problemlos. Meine Mitarbeitenden fanden es gut, weil es auch ihnen den Alltag erleichtert.“

PlanD Erfolgsindikatoren:

• Steigerung der Effizienz: Das gesamte Auftragsvolumen wird durch PlanD strukturiert abgewickelt.
• Mehr Umsatz in kurzer Zeit: Nach nur anderthalb Jahren übertrifft Lars Kaufhold Gebäudereinigung bereits den Umsatz des väterlichen Betriebs.
• Erweiterung des Teams: Von einer Ein-Mann-Firma wuchs das Unternehmen auf sieben Mitarbeitende – Tendenz steigend.

Wie Lars Kaufhold PlanD nutzt

Einsatzplanung

Die Damen in der Unterhalts- und Treppenhausreinigung arbeiten an wiederkehrenden Objekten, deren Termine dauerhaft im System hinterlegt sind. Dadurch laufen diese Einsätze weitgehend automatisiert. Bei der Glasreinigung hingegen, die täglich variiert, plant Lars Kaufhold die Termine flexibel: „Ich telefoniere täglich mit den Kunden, hole Feedback ein und vereinbare direkt neue Termine für die nächsten drei bis vier Monate.“

Zeiterfassung und Rechnungsstellung

Die Zeiterfassung erfolgt über die PlanD-App: Die Mitarbeitenden starten und beenden ihre Einsätze direkt über die App, was Lars Kaufhold eine präzise Abrechnung ermöglicht. „Das sorgt dafür, dass kein Kunde unberechnet bleibt. Wir schreiben keine Rechnung mehr aus Versehen nicht.“

Auch die Angebote und Rechnungen erstellt Lars Kaufhold direkt in PlanD. Die gespeicherten Vorlagen und Preise erleichtern den Prozess enorm: „Ich gehe nur noch ins System, klicke ein paar Mal und habe das Angebot oder die Rechnung fertig. Das spart wahnsinnig viel Zeit.“

Ausblick und Ziele

Für das Jahr 2025 hat sich Lars Kaufhold klare Ziele gesetzt: Er möchte das Unternehmen weiter ausbauen, vor allem in der Glasreinigung, und plant, einen weiteren Glasreiniger in Vollzeit einzustellen. Zudem steht die Optimierung interner Abläufe weiterhin im Fokus, um die Effizienz weiter zu steigern. „Jetzt, wo das Gröbste geschafft ist, wollen wir uns in der Region noch stärker als zuverlässiger Partner positionieren.“

Auch die Zusammenarbeit mit PlanD möchte Lars Kaufhold weiter vertiefen: „Hier und da gibt es natürlich noch kleine Wünsche, etwa eine App für die Admins, damit ich auch von unterwegs direkt Termine eintragen kann. Aber ich bin mir sicher, dass das Team von PlanD das in Zukunft noch umsetzen wird.“

Rückblickend ist Lars Kaufhold stolz auf das, was er bisher erreicht hat: „Für 1,5 Jahre Selbstständigkeit sind wir schon auf einem richtig guten Weg. Das Fundament steht, und mit PlanD haben wir genau das richtige Werkzeug, um weiter zu wachsen.“

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