Nach einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) gibt es in Deutschland eine Pflicht zur digitalen Arbeitszeiterfassung. Viele Unternehmer fragen sich jetzt, wie sie eine schnell und sicher eine mobile Zeiterfassungssofware in Ihrem Reinigungsunternehmen einführen könne. In diesem Artikel, geht es darum, wie ein Gebäudereinigungsbetrieb mit über 200 Mitarbeitern erfolgreich binnen 2 Monaten eine Zeiterfassungslösung einführte und was Sie dabei an wichtigen Erkenntnissen gelernt haben.

Welche Schwierigkeiten gibt es bei der Einführung?

Gebäudereiniger sind oft mit unterschiedlichen Problemen konfrontiert, wenn es um die Zeiterfassung geht: Reinigungskräfte arbeiten mobil an verschiedenen Standorten. Für das Management ist es in der Regel eine große Herausforderung, den Überblick zu behalten. Gleichzeitig muss der Arbeitgeber nach einem kürzlich ergangenen Urteil des Bundesarbeitsgerichts ein objektives Zeiterfassungssystem einrichten. Darüber hinaus sind Gebäudereiniger nach dem Mindestlohngesetz verpflichtet, die Arbeitszeiten genau und zeitnah zu dokumentieren, um sie bei unangekündigten Kontrollen des Zolls nachweisen zu können. Die manuelle Eingabe von Arbeitszeiten in Excel ist jedoch mühsam und zeitaufwändig. Viele Gebäudereiniger verwenden ein fest installiertes Zeiterfassungsterminal, oft in Kombination mit Stundenzetteln.
Das mittelständische Unternehmen aus Ostwestfalen, das mit seinen 230 Mitarbeitern industrielle und gewerbliche Wartungskunden sowie die Reinigung von Fassaden und Sonderräumen betreut, hat auch eine Terminal-Lösung ausprobiert und damit schlechte Erfahrungen gemacht. "Für unsere Branche mit ihren weitläufigen Standorten und unterschiedlichen Arbeitszeiten der kaufmännischen Mitarbeiter war diese Lösung nicht praktikabel und es traten immer wieder Probleme auf", sagt Geschäftsführer Benjamin Volk. Für kleinere Objekte, in denen nur 1-2 Mal pro Woche gereinigt wird, ist die Anschaffung eines Terminals nicht sinnvoll. "Außerdem war das System sehr fehleranfällig, sei es durch eine Internetunterbrechung oder dadurch, dass die Reinigungskraft versehentlich das Terminal ausschaltete, um den Staubsauger einzuschalten." Außerdem seien die manuell ausgefüllten Zeiterfassungsbögen für beide Seiten unbefriedigend gewesen: Die Reinigungskraft musste dem Bauleiter hinterherlaufen, um eine Unterschrift zu bekommen, und die Bauleiter verbrachten viel Zeit damit, die Richtigkeit der Zeiterfassungsbögen manuell zu überprüfen. Außerdem konnten sie nie sicher sein, dass der Stundenzettel korrekt ausgefüllt war.

Auf der Suche nach einer digitalen Lösung

Benjamin Volk suchte deshalb nach einer volldigitalen Lösung, die die Organisation aller Prozesse - von der Zeiterfassung über die Einsatz- und Vertretungsplanung bis hin zur transparenten Lohnabrechnung - abbildet und die Kommunikation mit den Mitarbeitern vereinfacht. Durch einen Fachartikel wurde er auf das Hamburger Start-up PlanD aufmerksam; die beiden Gründer Tobias Wittekindt und Luca Schleiss kommen aus der Industrie und entwickeln datenschutzkonforme und skalierbare Cloud-Lösungen für Gebäudedienste. Die Gesamtlösung überzeugt den Firmenchef: "Die Reinigungskräfte haben ihr eigenes kleines Büro in der Tasche. Sie können ihren Dienstplan einsehen, Änderungen nachverfolgen und Meldungen für Urlaubs- und Krankheitszeiten eingeben", und - was für ihn am wichtigsten ist - die Zeiterfassung ist fehlerfrei. Dank der neu gewonnenen Mobilität des digitalen Stundenzettels können die Arbeitszeiten vor Ort erfasst und jederzeit übermittelt werden. "Die geleisteten Stunden werden automatisch durch Algorithmen auf Fehler überprüft. Bei einem falschen Zeitstempel kann der Objektleiter schnell reagieren und nach Rücksprache mit dem Mitarbeiter die Freigabe erteilen", sagt Vertriebsleiter Karl Singer. Für Benjamin Volk ist das System sehr transparent und verhindert Konflikte. In der Vergangenheit war es schwierig, eine Einigung zu erzielen, wenn ein Arbeitnehmer beispielsweise Überstunden machte. Wenn eine Reinigungskraft vergisst, sich im System an- oder abzumelden, können die Arbeitsstunden direkt über den digitalen Stundenzettel eingegeben werden. Ein weiterer großer Vorteil ist, dass die Zeitstempel automatisch an die Lohnbuchhaltung übermittelt werden: "Das spart den Lohnbuchhaltern viel Zeit, da sie die Lohnzettel nicht mehr von Hand einsammeln und prüfen und die Zeitstempel nicht mehr manuell eingeben müssen".

Mitarbeiter einbeziehen ist das A und O

Viele Neueinführungen von Systemen scheitern, weil die Mitarbeitenden nicht in den Entscheidungsprozess einbezogen werden. “Was bringt mir eine tolle Lösung zur Erfassung der Arbeitszeiten meiner Mitarbeiter, wenn keiner meiner Mitarbeiter diese nutzt?”, sagt Geschäftsführer Benjamin Volk. Daher ist es wichtig, bereits im Entscheidungsprozess, Mitarbeiter frühzeitig einzubeziehen und gemeinsam über Ängste und Wünsche zu sprechen. Aus Sicht des Firmenchefs war der gemeinsame Austausch über verschiedene Lösungen mit einer heterogenen Mitarbeitergruppe ein wichtiger Erfolgsfaktor, die wertvolle Hinweise aus unterschiedlichen Blickwinkeln lieferte.

Tipps von Gebäudereiniger zu Gebäudereiniger

Worauf kam es bei der Auswahl des Dienstleisters und der Einführung noch an? Fünf Tipps kann der Firmenchef anderen Gebäudereinigern mit auf den Weg geben:

1. Machen Sie sich bewusst, dass die Einführung einer digitalen Arbeitszeiterfassung grundlegende Prozesse in Ihrem Unternehmen verändern wird. Ohne sich die Zeit zu nehmen, wird die Implementierung einer solchen Lösung scheitern.
2. Achten Sie bei der Auswahl der Software darauf, dass diese auf die Gebäudereiniger-Branche spezialisiert ist. Überprüfen Sie die App auf Praxistauglichkeit: Wie flexibel ist die App in Bezug auf die Prozesse? Welche Anforderungen stellen meine Mitarbeiter und ich an die neue Software? Kann ich meinen Mitarbeitern Vorteile durch die Software aufzeigen?
3. Der Umstieg auf eine digitale Arbeitszeiterfassung kann bei Mitarbeitern zunächst für eine gewisse Skepsis sorgen. Was bedeutet die neue Software für den Arbeitsalltag? Werde ich jetzt noch mehr bei meiner Arbeit kontrollieren? Und insbesondere ältere Mitarbeiter haben womöglich Angst, dass sie mit der digitalen Lösung nicht zurechtkommen. Seien Sie transparent und beziehen Sie Ihre Mitarbeiter so früh wie möglich in den Entscheidungsprozess ein. Klären Sie Fragen und Ängste frühestmöglich und zeigen Sie die Vorteile der neuen Software auf.
4. Teilen Sie Ihren Reinigungskräften mit, dass Ihre volle Soll-Zeit berechnet wird, auch wenn sie in einem Objekt schneller fertig sind. Für diesen Fall enthält die PlanD-App eine automatische Aufrundungsfunktion. Für die Mitarbeitermotivation ist das ein wichtiger Faktor, und für den Arbeitgeber ein Vorteil, da der tatsächliche Arbeitsaufwand auf einem Objekt erstmals erfasst werden kann.
5. Sträuben sich einige Mitarbeiter zunächst gegen die Nutzung der Software, kann es zudem sinnvoll sein, Anreize für den Gebrauch der Software zu setzen – sogenannte Incentives. Ist dieser erste Schritt gemacht, werden Ihre Mitarbeiter schnell merken, wie sehr Sie von der Arbeit mit der Software profitieren.

Die Tatsache, dass sich der Gebäudereinigunsmeister während der Implementierungsphase die Zeit für die Kommunikation genommen haben, hat sich ausgezahlt: 95 % der Mitarbeiter haben die PlanD-App innerhalb von zwei Monaten implementiert. Seitdem hat sich der Arbeitsaufwand in der Hausverwaltung und in der Personalabteilung im Zusammenhang mit der vorbereitenden Lohnbuchhaltung deutlich verringert. So haben die Fachleute mehr Zeit für wichtige und schwierige Aufgaben. Darüber hinaus hat Benjamin Volk festgestellt, dass die Mitarbeiter aufgrund der Transparenz der Gehaltsabrechnung weniger Nachfragen stellen und somit auch die Mitarbeiterzufriedenheit gestiegen ist.

Transparenz beim Lohn erhöht Mitarbeiterzufriedenheit

Nach Kundenbefragungen haben die Entwickler den digitalen Stundenzettel in den Mittelpunkt der Anwendung gestellt. Die Integration eines zusätzlichen Mehrwerts fördert ebenfalls die Akzeptanz. Die Reinigungskräfte fühlen sich jetzt autonomer, weil sie beispielsweise ihre Pausenanfragen über die App vom Objektleiter genehmigen lassen können und nicht mehr wie früher Whatsapp-Nachrichten schreiben und auf die Genehmigung warten müssen. "Unsere Mitarbeiter spüren, wie einfach die Kommunikation ist, auch unterstützt durch Fotos und Emojis, die einfach angetippt werden", heißt es weiter, und die mehr als 15 Sprachen, die sich automatisch an die Sprache des jeweiligen Mobiltelefons anpassen, seien benutzerfreundlich. Nicht nur beim jährlichen Mitarbeitergespräch, sondern auch in der täglichen Zusammenarbeit möchte der Firmenchef seine Wertschätzung gegenüber den Mitarbeitern zum Ausdruck bringen. Zu diesem Zweck kann er sich für die Zukunft ein Ampelsystem vorstellen, bei dem besonders gute Leistungen mit kleinen Belohnungen wie Gutscheine und Schokolade belohnt werden. Eine weitere Idee ist die Einbeziehung von Kundenfeedback, was sich ebenfalls positiv auf die Mitarbeiterbindung auswirken kann.

Flexible Lösung stärkt Sie als Arbeitgeber

Der Fachkräftemangel in der Branche kann – zumindest teilweise – durch die Automatisierung vieler bisher manueller Prozesse kompensiert werden. Gleichzeitig wächst der Wunsch nach einer flexiblen Lösung, die den mobilen Einsatz aller Arbeitsmittel an jedem Ort und zu jeder Zeit ermöglicht. Dies wird immer selbstverständlicher, insbesondere für die jüngere Generation. Benjamin Volk spürt das auch in Vorstellungsgesprächen: „Viele Bewerber fragen uns nach der digitalen Zeiterfassung, die sie von ihrem vorherigen Arbeitgeber kennen oder dort vermisst haben„. Wer das ignoriert, könnte bei der Mitarbeitergewinnung künftig leer ausgehen. App haben oder nicht haben, könnte ein wichtiges Entscheidungskriterium für einen Arbeitgeber sein.