Willkommen zu unserem Guide für Gebäudereiniger-Software. In der heutigen Zeit, in der Unternehmen immer mehr auf Digitalisierung setzen, ist es auch für Gebäudereinigungsunternehmen unabdingbar geworden, eine leistungsstarke Software-Lösung zu nutzen. Eine moderne Gebäudereiniger-Software kann in vielen Bereichen des Unternehmens wertvolle Arbeit leisten, sei es in der Auftragsabwicklung, der Personalplanung, der Zeiterfassung oder der Buchhaltung. Dieser Leitfaden soll Ihnen helfen, die Vorteile einer solchen Software-Lösung zu verstehen und Ihnen aufzeigen, worauf Sie bei der Auswahl einer passenden Software achten sollten.

Warum sollte man eine Gebäudereiniger Software nutzen?

Eine Gebäudereiniger Software kann dazu beitragen, Arbeitsabläufe zu optimieren und Aufträge effizienter zu verwalten. Arbeitszeiten und auch Ausgaben können besser kontrolliert, sowie die Kommunikation mit Kunden und Mitarbeitern verbessert werden. Durch die Nutzung einer Softwarelösung können Sie Aufwand und Kosten sparen und haben mehr Zeit, sich auf das Wachstum ihrer Gebäudereinigung zu konzentrieren.

Als Gebäudereinigung kann der Einsatz einer Softwarelösung viele Vorteile bieten:

Effizienzsteigerung: Eine Softwarelösung automatisiert viele manuelle Arbeitsprozesse und dadurch die Effizienz der Arbeitsabläufe steigern. Beispielsweise können Aufträge schneller geplant, Arbeitspläne automatisch erstellt und die Kommunikation mit Kunden vereinfacht werden.

Beispiel: Der Objektleiter hat dank der Software alle Objekte und Mitarbeiter in seiner digitalen Objektmappe auf seinem Handy und kann alle Einsätze an einem Ort verwalten und effizienter planen.

Zeitersparnis: Durch den Einsatz einer Softwarelösung können Arbeitsprozesse schneller und effektiver erledigt werden, was Zeit spart. Das ermöglicht es, sich auf andere wichtige Aufgaben zu konzentrieren, die das Wachstum des Unternehmens vorantreiben.

Beispiel: Dank der digitalen Zeiterfassung über eine mobile App werden mithilfe der Software automatisch digitale Stundenzettel erstellt, die sofort bereit für die Lohnabrechnung sind. So müssen nicht mehr mühsam Papier-Stundenzettel eingesammelt und abgetippt werden.

Kostenersparnis: Eine Softwarelösung kann dazu beitragen, Kosten zu sparen. Zum Beispiel können durch die automatische Erstellung von Arbeitsplänen und die optimale Planung der Arbeitszeit der Mitarbeiter Überstunden vermieden werden.

Beispiel: Mit einer Gebäudereiniger Software haben Sie immer den Überblick über alle geleisteten Arbeitsstunden ihrer Mitarbeiter und können Kapazitäten perfekt ausnutzen und auch bei kurzfristigen Abwesenheiten smarter planen.

Mehr Transparenz: Eine Softwarelösung ermöglicht es, alle relevanten Daten zentral zu speichern und abzurufen. Dadurch haben alle Mitarbeiter Zugriff auf die gleichen Informationen und die Kommunikation wird vereinfacht. Zudem können Aufträge und Kundenhistorien besser nachverfolgt werden.

Beispiel: Dank einer Gebäudereiniger Software sind alle relevanten Informationen für alle jederzeit einsehbar. Jeder hat stets Zugriff auf den aktuellen Dienstplan, alle Einsätze und abgeschlossene Aufträge.

Wettbewerbsvorteil: Die Verwendung einer Softwarelösung kann ein Wettbewerbsvorteil sein. Durch effizientere Arbeitsprozesse und bessere Kundenbetreuung kann sich das Unternehmen von der Konkurrenz abheben und langfristig mehr Kunden gewinnen.

Beispiel: Ein integriertes Ticket-System, in dem alle Kundenanliegen gebündelt werden, hilft dabei, die Kundenzufriedenheit zu sichern. Tickets können so über die App den zuständigen Reinigungskräften zugewiesen und von denen bearbeitet werden. Wurde das Ticket erledigt, wird das sofort für alle, einschließlich der Kunden, einsehbar hinterlegt.

Worauf sollte man bei der Auswahl einer Gebäudereiniger Software achten?

Bei der Auswahl einer passenden Gebäudereiniger Software sollten Sie auf folgende Aspekte achten:

Intuitive Bedienung

Die Software sollte eine benutzerfreundliche Oberfläche und eine übersichtliche Struktur bieten. Es sollte keine lange Einweisung nötig sein. So können Ihre Mitarbeiter schnell und einfach auf die Funktionen der Software zugreifen.

Einsatzplanung, Zeiterfassung, Lohnabrechnung? Check!

Die Software sollte über Funktionen zur Planung und Verwaltung von Reinigungsplänen und -aufträgen, zur Erfassung von Arbeitszeiten und -kosten sowie zur Erstellung von Berichten und Rechnungen verfügen.

Jederzeit & überall auf alles zugreifen können

Eine Gebäudereiniger Software sollte mobil nutzbar sein. Das Reinigungspersonal kann Zeiten direkt vor Ort erfassen und Objektleiter immer auf alle Informationen ihrer Objekte zugreifen wie z.B. wer gerade wo arbeitet, Leistungsverzeichnisse und Reklamationen.

Offene Schnittstellen

Die Software sollte einfach in Ihre bestehende IT-Infrastruktur integrierbar sein. So können Sie reibungslos mit anderen Anwendungen arbeiten und erfasste Arbeitsstunden z.B. automatisch in Ihr Lohnprogramm übertragen.

Software sollte praxistauglich sein

Viele Systeme sehen auf dem Papier schön aus. Prüfen Sie vor der Installation, ob die Software bei Ihnen wirklich funktioniert und die Funktionen beinhaltet, die sie als Gebäuderreinigung benötigen.

Was sollte bei einer Gebäudereiniger Software alles enthalten sein?

Eine Gebäudereiniger Software sollte über folgende Funktionen verfügen:

Digitale Einsatzplanung

Egal ob regelmäßige Unterhaltsreinigungen oder spontane Sonderaufträge. Mit einer Gebäudereiniger Software behalten Sie stets den Überblick über alle Einsätze und Abwesenheiten, während Mitarbeiter immer den aktuellen Dienstplan auf ihrem Smartphone haben.

Mobile Zeiterfassung

Dank mobiler Zeiterfassung erfassen Mitarbeiter Ihre Arbeitszeiten digital per App. Die Zeiten werden automatisch auf ihre Richtigkeit kontrolliert und für die Lohnabrechnung vorbereitet. So haben ihre Mitarbeiter ihre Stundenzettel jederzeit in ihrer Tasche mit dabei.

Überblick über Arbeitszeiten und -kosten

Die Software sollte es Ihnen ermöglichen, die Arbeitszeiten und -kosten Ihrer Mitarbeiter zu überblicken. So können Sie sicherstellen, dass Sie immer im Budget bleiben.

Interne Kommunikation

Eine gute Gebäudereiniger Software sollte auch eine integrierte Kommunikationsfunktion in Form eines Mitarbeiter Chats bieten, um die Kommunikation zwischen Kunden, Mitarbeitern und der Verwaltung zu verbessern und zu vereinfachen.

Kunden- und Mitarbeiterverwaltung

Die Software sollte es Ihnen ermöglichen, Kunden und Mitarbeiter effektiv zu verwalten. So haben Sie alle wichtigen Informationen jederzeit im Blick.

Angebots- und Rechnungsstellung

Die Software sollte es Ihnen ermöglichen, Angebote und Rechnungen zu erstellen. So können Sie die Arbeitsergebnisse transparent dokumentieren und Ihre Kunden korrekt und schnell abrechnen.

Wer in Ihrem Unternehmen profitiert eigentlich alles von einer Gebäudereiniger-Software?

Eine moderne Gebäudereiniger-Software ist ein effektives Instrument, das von verschiedenen Nutzergruppen im Unternehmen genutzt werden kann, um die tägliche Arbeit zu vereinfachen und zu optimieren. Von der Geschäftsführung bis zu den Reinigungskräften im Außendienst profitieren eigentlich alle Mitarbeiter von einer Software-Lösung.

Geschäftsführung → Stets alles im Überblick

Die Geschäftsführung nutzt die Software in erster Linie zur Planung und Steuerung der Unternehmensabläufe. Das Controlling-Modul bietet einen schnellen Überblick über die finanzielle Lage des Unternehmens, die Buchhaltung lässt sich mit der Software vereinfachen und automatisieren. Auch die Mitarbeiterverwaltung und die Arbeitszeiterfassung werden von der Geschäftsführung gesteuert, um die Personaleinsatzplanung zu optimieren und Leerstände zu vermeiden. Die Geschäftsführung kann zudem durch den schnellen Zugriff auf alle relevanten Daten und Informationen schnelle Entscheidungen treffen und das Unternehmen agiler aufstellen.

Verwaltung → Bessere Vernetzung mit dem Außendienst & der Objektleitung

Im Büro wird die Gebäudereiniger-Software zur Verwaltung der Aufträge und Kunden eingesetzt. Der Kundensupport ist ein wichtiger Bestandteil der Software und ermöglicht den Mitarbeitern im Büro einen schnellen und effektiven Kontakt zu den Kunden. Durch die digitale Verwaltung der Arbeitsscheine und der Materialbestellungen kann das Büro auf Anmerkungen und Fragen der Reinigungskräfte im Außendienst schnell und unmittelbar reagieren. Die Software ermöglicht auch die Verwaltung von Dokumenten und die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern im Büro.

Objektleitung → Software entlastet Ihre Objektleiter

Eine Gebäudereiniger-Software unterstützt Objektleiter bei der Organisation und Verwaltung der Reinigungsarbeiten. Mit der Software können sie zum Beispiel die Einsatzpläne für das Reinigungspersonal erstellen und verwalten und Materialbestellungen aufgeben. Durch die Verwendung der Software können sie die Leistung der Reinigungskräfte und die Qualität der Reinigungsarbeiten in Echtzeit überwachen und bei Bedarf Korrekturen vornehmen. Ein weiterer Vorteil für Objektleiter ist die Möglichkeit, Berichte über die Reinigungsarbeiten zu erstellen und diese an die Geschäftsführung oder Kunden weiterzuleiten. Die Software ermöglicht es ihnen auch, den Arbeitsfortschritt und den Zeitaufwand des Reinigungspersonals zu verfolgen und sicherzustellen, dass alle Arbeitsaufträge fristgerecht und effektiv abgeschlossen werden.

Reinigungspersonal → Mehr Transparenz über Stunden und Lohn

Die Reinigungskräfte im Außendienst nutzen die Gebäudereiniger-Software, um ihre Arbeit effektiver und effizienter zu gestalten. Die mobile App der Software ermöglicht den Zugriff auf die Arbeitsaufträge und die Einsatzpläne sowie die digitale Erfassung der Arbeitszeiten. Auch die Materialbestellungen können über die App abgewickelt werden, was den Reinigungskräften den Gang ins Büro erspart. Durch den schnellen Zugriff auf alle relevanten Informationen können die Reinigungskräfte schnell und effektiv arbeiten und die Arbeitsscheine direkt vor Ort digital quittieren.

Wie viel kostet eine Gebäudereiniger Software?

Die Kosten für eine Gebäudereiniger Software können je nach Anbieter, Funktionsumfang und Nutzerzahl stark variieren. Es gibt verschiedene Preismodelle, wie zum Beispiel monatliche oder jährliche Abonnements oder Einmalzahlungen für den Kauf der Software. Manche Software-Lösungen arbeiten auch mit verschiedenen Modulen, die man jeweils einzeln dazu buchen und sich so ein Paket zusammenstellen kann, dass genau auf die eigenen Ansprpche abgestimmt ist.

Einige Anbieter bieten auch kostenlose Testversionen oder Demos an, um die Software vor dem Kauf auszuprobieren. Es ist wichtig, die Kosten im Verhältnis zum Nutzen der Software zu betrachten und zu prüfen, ob die Software den Anforderungen und Bedürfnissen des Unternehmens entspricht.

Tipp: Achten Sie auf die Vertragslaufzeiten! Gerade im Bereich Software ändern sich die Dinge schnell. Bei Vertragslaufzeiten von über 5 Jahren, sollten Sie lieber vorsichtig sein und darüber nachdenken, lieber erstmal einen Vertrag über eine kürzere Laufzeit abzuschließen.

Was sind Vorteile einer Gebäudereiniger Software?

Die Implementierung einer Gebäudereiniger Software bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen, die sich auf die Reinigungsbranche spezialisiert haben. Durch den Einsatz einer Gebäudereiniger Software können alle Abteilungen von einer einheitlichen und effizienten Arbeitsabwicklung profitieren, was den Stress reduziert und Mitarbeiter motiviert.

Hier sind einige der wichtigsten Vorteile einer Gebäudereiniger-Software:

Entlastung im operativen Tagesgeschäft:

Eine Gebäudereiniger-Software erleichtert das operative Tagesgeschäft und entlastet ihre Mitarbeiter. Gerade die Objektleitung profitiert davon. Objektleiter haben alle Objekte und Mitarbeiter an einem Ort und können neben Qualitätchecks zum Beispiel auch Bestellungen von Reinigungsmitteln und anderen Materialien direkt über die Software abwickeln. Die Bestellungen werden automatisch aufgezeichnet und ermöglichen eine effektive Bestandsverwaltung. Zudem können auch Arbeitsaufträge und Checklisten über die Software verwaltet und bearbeitet werden, was zu einer optimierten Planung und Durchführung von Reinigungsarbeiten führt.

Übersichtlichere Auftragsorganisation:

Alle Informationen, die für die Bearbeitung von Aufträgen benötigt werden, sind übersichtlich angeordnet und sofort verfügbar. Durch die Digitalisierung von Arbeitsscheinen und die Möglichkeit, diese mit mobilen Endgeräten zu verwalten, können Reinigungskräfte Aufträge von überall aus bearbeiten und Anmerkungen sowie Fragen unmittelbar an die Auftragsverwaltung weiterleiten. Dies reduziert den administrativen Aufwand und spart Zeit.

Effizientere Personalplanung:

Die digitale Erfassung von Arbeitszeiten und die Möglichkeit, den Einsatzplan am Handy verfügbar zu haben, erleichtert die Personalplanung erheblich. Leerstände können vermieden und personelle Kapazitäten entsprechend der Auftragslage angepasst werden. Auch die Kommunikation per Chat und Messenger entlastet Vorgesetzte und Mitarbeiter und lässt sich einfach dokumentieren.

Keine Fehler mehr bei der Buchhaltung:

Durch die Automatisierung von wiederkehrenden Leistungen können Buchhaltungsprozesse effektiver gestaltet werden. Die Software erkennt fehlerhafte Eingaben unmittelbar und bietet somit ein lernendes System mit aktivem Feedback. Rechnungen können schneller bearbeitet werden, was zu einer pünktlicheren Zahlung von Kunden führt.

Besserer Kundensupport:

Eine Gebäudereiniger-Software ermöglicht den standortunabhängigen Zugriff auf die Kundendatenbank, was eine schnelle Auskunft zu Vorgangsstatus und Reklamationen ermöglicht. Auch der direkte Kontakt zum Reinigungspersonal trägt dazu bei, Reklamationen schnell zu bearbeiten und Kunden zufrieden zu stellen. Zufriedene Kunden sind schneller bereit, den Vertrag zu verlängern und empfehlen das Unternehmen weiter.

Optimiertes Controlling:

Die Software ermöglicht eine einfache Analyse von Einnahmen und Kosten und hilft, profitable Projekte von unrentablen Aufträgen zu unterscheiden. Die Analyse der Kunden zeigt Kostensenkungspotenziale auf und ermöglicht eine auf Laufzeit und Umsatzvolumen abgestimmte Betreuung der Kunden. Die Software trägt dazu bei, Engpässe und Überkapazitäten zu vermeiden und somit die Kapazitäten des Unternehmens zu optimieren.

Mobile Zeiterfassung:

Eine Gebäudereiniger-Software vereinfacht die Zeiterfassung und hilft bei der Überwachung der Arbeitsstunden. Mitarbeiter können ihre Arbeitszeiten direkt über die Software erfassen, was zu einer genauen und effizienten Erfassung der Arbeitszeit führt. Die automatisierte Zeiterfassung verringert zudem die Fehlerquote und ermöglicht eine schnellere Bearbeitung der Lohnabrechnung.

Schnellere Lohnabrechnung dank digitaler Stundenzettel:

Eine Gebäudereiniger-Software ermöglicht eine effektive Lohnabrechnung. Durch die automatisierte Verwaltung der Arbeitsstunden und der Lohnberechnung wird Zeit gespart und Fehler minimiert. Mitarbeiterdaten wie etwa Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Urlaubstage und Überstunden können zentral erfasst und verwaltet werden. Zudem können auch Lohnzahlungen direkt über die Software abgewickelt werden.

Insgesamt bietet eine Gebäudereiniger-Software zahlreiche Vorteile für Gebäudereinigungen. Durch die Digitalisierung von Arbeitsprozessen können Unternehmen effizienter arbeiten und Zeit sparen, was letztendlich zu einer höheren Rentabilität und Zufriedenheit von Kunden und Mitarbeitern führt. Eine Gebäudereiniger-Software automatisiert viele Prozesse und schafft mehr Zeit für andere Dinge. Wie zum Beispiel die Software-Lösung von PlanD.

Mehr Kunden. Weniger Stress.

PlanD schaltet Ihre Gebäudereinigung auf Autopilot. Unsere Software entlastet Sie und Ihr Team bei all Ihren täglichen Aufgaben, sodass Sie sich wieder mehr auf Ihre Kunden und das Wachstum Ihrer Gebäudereinigung konzentrieren können.

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