Von der Telefonkette zum Autopiloten: Auf dem Reinigungstag 2026 zeigte Jonas Herzer von PlanD, wie künstliche Intelligenz die Arbeit in der Gebäudereinigung verändert – und warum der Objektleiter dadurch in Zukunft eine ganz neue Rolle einnehmen könnte.
Am 20. Oktober 2026 traf sich die Reinigungsbranche im Hilton Vienna Park zum diesjährigen ReinigungsTag. Im Mittelpunkt standen aktuelle Herausforderungen, neue Technologien und die Zukunft der professionellen Gebäudereinigung. Neben Themen wie Robotik, Wirtschaftlichkeit und neuen Branchenstandards spielte auch künstliche Intelligenz eine zentrale Rolle.
Mit seinem Vortrag „KI als Objektleiter? Von der Telefonkette zum Autopiloten“ warf Jonas Herzer, Chief of Staff bei PlanD, einen Blick auf die nächste Entwicklungsstufe der Branche. Seine zentrale These: KI wird den Objektleiter nicht ersetzen. Aber sie könnte schon bald einen Großteil der Aufgaben übernehmen, die ihn heute von seiner eigentlichen Arbeit im Objekt abhalten.
Um zu verstehen, wohin sich die Gebäudereinigung entwickelt, lohnt sich zunächst ein Blick zurück.
Lange Zeit war der Objektleiter selbst das zentrale Organisationssystem seines Betriebs. Dienstpläne auf Papier, Stundenzettel, Telefonlisten und das gesamte Wissen über Mitarbeitende und Objekte im eigenen Kopf. Mit der Digitalisierung kamen Excel, E-Mail und WhatsApp hinzu. Die Werkzeuge wurden moderner, die Abläufe aber nicht unbedingt einfacher.
Denn digitalisiert bedeutet noch lange nicht vernetzt. Wenn dieselben Informationen in verschiedenen Programmen gepflegt werden müssen, bleibt der Verwaltungsaufwand hoch.
Erst mit cloudbasierten ERP-Systemen entstand eine gemeinsame Datenbasis, die Einsatzplanung, Zeiterfassung, Mitarbeiterkommunikation und Rechnungsstellung miteinander verbindet.
Doch auch diese Systeme haben eine entscheidende Grenze: Die Software wartet darauf, dass jemand klickt. Genau hier setzt die nächste Entwicklungsstufe an.
In seinem Vortrag zeigte Jonas Herzer, wie sich Software durch KI vom passiven Werkzeug zum aktiven Assistenten entwickelt.
Ein konkretes Beispiel ist Paula, die KI-Kollegin von PlanD. Sie kann Anrufe entgegennehmen, E-Mails bearbeiten und direkt mit den Daten und Funktionen der Software arbeiten.
So lassen sich bereits heute Aufgaben erledigen, für die bislang zahlreiche einzelne Arbeitsschritte notwendig waren: Krankheitsbedingte Ausfälle erkennen, passende Vertretungen vorschlagen, Angebote aus Kundenanfragen vorbereiten oder erfasste, aber noch nicht fakturierte Leistungen identifizieren.
Dabei bleibt der Mensch zunächst in der Verantwortung. Die KI bereitet Aufgaben vor, ihre Aktionen sind nachvollziehbar und wichtige Entscheidungen können vor der Ausführung freigegeben werden.
Der entscheidende Unterschied zu klassischer Software: Nicht mehr der Mensch muss jeden einzelnen Arbeitsschritt selbst ausführen. Er kann der Software ein Ziel vorgeben.
Während KI-Assistenten heute bereits einzelne Aufgaben übernehmen können, geht die nächste Entwicklungsstufe deutlich weiter.
Im sogenannten Autopilot-Modus erledigt KI ganze Prozessketten eigenständig. Meldet sich beispielsweise ein Mitarbeiter krank, könnte das System automatisch eine geeignete Vertretung finden, den Einsatzplan aktualisieren, die betroffenen Mitarbeitenden informieren und die entsprechenden Lohnzeiten anpassen.
Auch Reklamationen könnten auf diese Weise weitgehend automatisiert bearbeitet werden – von der Erfassung über die Planung einer Nachreinigung bis zur Rückmeldung an den Kunden.
Der Mensch würde diese Prozesse überwachen und nur dann eingreifen, wenn eine Ausnahme oder eine wichtige Entscheidung seine Aufmerksamkeit erfordert.
Welches Potenzial darin steckt, verdeutlichte Jonas Herzer anhand einer Modellrechnung: Bei einem Reinigungsunternehmen mit 80 Mitarbeitenden im Außendienst könnte der monatliche Verwaltungsaufwand durch den Übergang von analogen Prozessen zu einem weitgehend automatisierten Betrieb von 480 auf 60 Stunden sinken. Das entspräche rechnerisch rund 175.000 Euro jährlich an eingespartem Verwaltungsaufwand.
Diese Zahlen sind ein Szenario, keine pauschale Einspargarantie. Sie zeigen jedoch, wie groß das Potenzial vernetzter und automatisierter Prozesse sein kann.
So vielversprechend diese Entwicklung ist, sie funktioniert nicht ohne die richtigen Voraussetzungen. Eine der wichtigsten Aussagen des Vortrags lautete deshalb: Keine Entwicklungsstufe lässt sich überspringen.
Damit KI zuverlässig arbeiten kann, benötigt sie eine saubere, zentrale Datenbasis. Informationen über Mitarbeitende, Qualifikationen, Arbeitszeiten, Kunden und Objekte müssen vollständig und miteinander verknüpft sein.
Ebenso entscheidend sind klare Verantwortlichkeiten. Auch wenn KI zunehmend selbstständig handelt, bleiben Fragen der Haftung, Qualitätssicherung und Kontrolle beim Menschen.
Der Weg zum Autopiloten führt deshalb über schrittweise Automatisierung, nachvollziehbare Entscheidungen und das Vertrauen in die eingesetzten Systeme.
Die Antwort von Jonas Herzer auf diese Frage fiel eindeutig aus: Nein.
Denn auch in einer zunehmend automatisierten Gebäudereinigung bleiben persönliche Beziehungen, Führung und Qualitätskontrolle unverzichtbar.
Was sich jedoch grundlegend verändern könnte, ist die Rolle des Objektleiters selbst. Statt einen Großteil seiner Zeit mit Telefonaten, kurzfristigen Umplanungen und administrativen Aufgaben zu verbringen, kann er sich wieder stärker auf seine eigentlichen Aufgaben konzentrieren: Mitarbeitende führen, Kunden betreuen und die Qualität der Reinigung vor Ort sicherstellen.
Vom Feuerwehrmann zum Gastgeber.
Genau darin liegt die eigentliche Chance künstlicher Intelligenz für die Gebäudereinigung. Nicht darin, Menschen zu ersetzen, sondern ihnen die Zeit zurückzugeben, die sie für ihre Arbeit im Objekt benötigen.
Der Reinigungstag 2026 hat einmal mehr gezeigt, wie intensiv sich die Branche mit ihrer technologischen Zukunft beschäftigt. Wir bedanken uns bei den Veranstaltern für die Einladung und die Gelegenheit, unsere Perspektive auf die Objektleitung von morgen zu teilen.
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