Zwei Softwarelösungen für die Gebäudereinigung, zwei unterschiedliche Ansätze. Während Mendato auf getrennte Anwendungen und klassische Verwaltungsprozesse setzt, verbindet PlanD sämtliche Unternehmensbereiche in einer zentralen Plattform – inklusive intelligenter Einsatzplanung, automatisierter Lohnabrechnung und einer KI-Assistenz, die selbst Aufgaben übernimmt. Doch welche Software bietet tatsächlich mehr?
Wer eine neue Software für seine Gebäudereinigung sucht, möchte vor allem eines: weniger Verwaltungsaufwand. Einsatzplanung, Zeiterfassung, Lohnabrechnung, Rechnungsstellung und Controlling sollen zuverlässig funktionieren, ohne dass Mitarbeitende ständig zwischen Programmen, Tabellen und Dokumenten wechseln müssen.
Während Mendato seine Software in verschiedene Anwendungen für Zeiterfassung, Personalplanung, Buchhaltung und Controlling aufteilt, setzt PlanD auf eine zentrale All-in-One-Plattform, in der sämtliche wichtigen Prozesse miteinander verbunden sind.
Mit der KI-Assistenz Paula geht PlanD darüber hinaus einen entscheidenden Schritt weiter: Statt Verwaltungsaufgaben lediglich digital abzubilden, können zahlreiche Arbeitsschritte bereits intelligent unterstützt oder automatisiert werden.
PlanD wurde speziell für die Gebäudereinigung entwickelt und richtet sich an Unternehmen unterschiedlicher Größen.
Entsprechend umfangreich sind die Möglichkeiten, unterschiedliche Organisationsstrukturen abzubilden. PlanD unterstützt zahlreiche Kunden und Objekte, verschiedene Leistungsarten sowie komplexe Personal- und Verwaltungsprozesse. Auch größere Backoffice-Teams mit unterschiedlichen Verantwortlichkeiten können vollständig innerhalb der Plattform arbeiten.
Dafür lassen sich beliebig viele individuelle Rechtegruppen erstellen. Unternehmen können selbst bestimmen, welche Mitarbeitenden auf bestimmte Funktionen und Informationen zugreifen dürfen. So lassen sich beispielsweise separate Berechtigungen für die Geschäftsführung, Buchhaltung, Personalverwaltung, Bereichsleitung oder Objektleitung festlegen.
Der Vorteil: Unterschiedliche Zuständigkeiten lassen sich klar voneinander trennen, ohne dafür mehrere Anwendungen zu benötigen.
Auch Mendato richtet sich an Gebäudereinigungsunternehmen verschiedener Größen und bietet umfangreiche Funktionen für die Organisation von Aufträgen, Mitarbeitenden und kaufmännischen Prozessen. Allerdings ist die Software eher auf Gebäudedienstleister mit unter 100 Mitarbeitern spezialisiert.
Ein wesentlicher Unterschied liegt im Aufbau der Software. Mendato setzt auf separate Anwendungen für unterschiedliche Verwaltungsbereiche, beispielsweise für Auftragsverwaltung, Buchhaltung und Controlling.
Einer der wichtigsten Unterschiede zwischen PlanD und Mendato liegt in der grundsätzlichen Architektur der Software.
PlanD verfolgt einen All-in-One-Ansatz, bei dem sämtliche zentralen Unternehmensprozesse miteinander in einer Plattform verbunden sind. Einsatzplanung, Zeiterfassung, Lohnvorbereitung, Rechnungsstellung und Controlling greifen auf dieselbe Datenbasis zurück und sind in einer Umgebung.
Das bietet im Arbeitsalltag mehrere Vorteile:
Mendato verfolgt dagegen einen modularen Ansatz mit getrennten Anwendungen für Zeiterfassung, Personalplanug, Buchhaltung und Controlling. Diese Struktur ermöglicht eine organisatorische Trennung der Verwaltungsbereiche, erfordert jedoch je nach Aufgabe den Wechsel zwischen verschiedenen Anwendungen.
PlanD löst die Trennung unterschiedlicher Zuständigkeiten über individuell konfigurierbare Rechtegruppen. Eine Buchhalterin muss beispielsweise keine Einsatzpläne sehen, während ein Objektleiter keinen Zugriff auf vertrauliche Unternehmenskennzahlen benötigt.
In der Gebäudereinigung werden innerhalb eines Objekts häufig mehrere unterschiedliche Leistungen erbracht. Unterhaltsreinigung, Glasreinigung, Grundreinigung und weitere Sonderleistungen müssen getrennt geplant, dokumentiert und abgerechnet werden können.
PlanD arbeitet dafür mit einer klaren Datenstruktur:
Kunde → Objekt → Auftrag → Einsatz
Ein Kunde kann mehrere Objekte besitzen. Innerhalb eines Objekts lassen sich wiederum beliebig viele unterschiedliche Aufträge anlegen, die jeweils eigene Leistungen, Einsätze und Abrechnungspositionen enthalten können.
So lassen sich beispielsweise die Unterhaltsreinigung und die Glasreinigung desselben Gebäudes unabhängig voneinander organisieren. Auch unterschiedliche Stundenkontingente, Verrechnungssätze und wirtschaftliche Auswertungen können den jeweiligen Aufträgen zugeordnet werden.
Mendato baut auf der Struktur Kunde → Objekt → Auftrag auf. Hat ein Objekt Unterhaltsreinigung, Glasreinigung und Sonderreinigung, bekommt jede Leistung einen eigenen Auftrag mit eigenen Schichten, Zeiten, Reinigungskräften, Dokumenten und Margen. Die Leistungen vermischen sich nicht, und Auswertungen sind pro Auftrag möglich.
Sowohl PlanD als auch Mendato bieten eine mobile Zeiterfassung, mit der Reinigungskräfte ihre Arbeitszeiten direkt am Einsatzort dokumentieren können. Unterschiede bestehen vor allem im Umgang mit weiterhin papierbasierten Prozessen.
PlanD setzt auf die unmittelbare digitale Erfassung von Arbeitszeiten. Mitarbeitende können ihre Zeiten direkt vor Ort über die mehrsprachige PlanD-App dokumentieren, auch wenn am Einsatzort keine stabile Internetverbindung besteht.
Die erfassten Stunden stehen anschließend für die weitere Verwaltung und Lohnvorbereitung zur Verfügung. Mit der Zeitenfreigabe können Verantwortliche geplante und tatsächlich geleistete Arbeitszeiten übersichtlich vergleichen, Abweichungen prüfen und die entsprechenden Zeiten freigeben. Das reduziert Medienbrüche und erleichtert die anschließende Verarbeitung der Arbeitszeiten.
Dadurch entsteht ein durchgängiger Prozess von der Einsatzplanung über die Zeiterfassung bis zur vorbereitenden Lohnbuchhaltung.
Mendato bietet ebenfalls eine mobile Zeiterfassung. Zusätzlich können handschriftliche Stundenzettel über einen speziellen Import digitalisiert werden.
Für Unternehmen, die ihre bisherige papierbasierte Zeiterfassung zunächst beibehalten möchten, kann dies eine praktische Übergangslösung sein.
Allerdings bleibt bei diesem Ansatz ein zusätzlicher Arbeitsschritt bestehen: Die Arbeitszeiten müssen zunächst auf Papier dokumentiert, anschließend gesammelt und schließlich digitalisiert werden.
Beide Anbieter unterstützen die automatisierte Berechnung von Lohnzuschlägen. PlanD bietet dafür unter anderem einen Tarifvertrags-Wizard, mit dem sich die entsprechenden Regelungen des Rahmentarifvertrags für die Gebäudereinigung hinterlegen lassen.
Die Software berücksichtigt unter anderem:
Zusätzlich können aber ebenfalls individuelle Zuschläge erstellt werden, die nur für Ihren Betrieb zutreffen.
Besonders relevant ist die automatische Zuordnung unterschiedlicher Lohngruppen. Arbeitet beispielsweise ein Mitarbeiter mit Lohngruppe 1 bei einer Glasreinigung, für die Lohngruppe 6 vorgesehen ist, kann PlanD automatisch die entsprechende höhere Lohngruppe berücksichtigen.
Hinzu kommt die Lohndatenversionierung. Änderungen an Vergütung, Anstellungsart oder Arbeitszeiten können bereits im Voraus hinterlegt werden. Die neuen Werte werden anschließend zum festgelegten Stichtag übernommen, während die bisherigen Einstellungen nachvollziehbar bleiben.
Mendato bietet ebenfalls eine tarifbezogene Zuschlagsberechnung und die Möglichkeit, vorbereitete Lohndaten zu exportieren.
Die tägliche Einsatzplanung ist eine der größten organisatorischen Herausforderungen in der Gebäudereinigung. Kurzfristige Krankmeldungen, wechselnde Einsatzorte und unterschiedliche Qualifikationen der Mitarbeitenden erfordern eine flexible Planung, die sich schnell an veränderte Bedingungen anpassen lässt.
PlanD bietet dafür eine moderne und visuell übersichtliche Einsatzplanung. Einsätze können per Drag-and-drop verschoben und angepasst werden, während unterschiedliche Planungsansichten wie z.B. per Kanban-Board einen schnellen Überblick über Mitarbeitende, Objekte und verfügbare Kapazitäten ermöglichen.
Abwesenheiten wie Urlaub oder Krankheit werden direkt berücksichtigt. Besonders hilfreich ist der intelligente Planungsassistent, der bei der Suche nach geeigneten Mitarbeitenden verschiedene Kriterien einbezieht:
Zusätzliche Unterstützung bietet die KI-Assistenz Paula, die direkt in PlanD integriert ist und bei der Planung und Umorganisation von Einsätzen helfen kann. Auch die Tourenplanung gehört inzwischen zum Funktionsumfang der Software.
Mendato bietet ebenfalls eine umfangreiche Einsatzplanung mit wiederkehrenden Einsätzen, unterschiedlichen Schichtmodellen und flexiblen Reinigungsintervallen.
Ein Schwerpunkt liegt auf wiederkehrenden Reinigungsintervallen und unterschiedlichen Schichtmodellen. Die Software ermöglicht es, Einsätze und Mitarbeitende digital zu organisieren und Änderungen vorzunehmen.
Eine mit Paula vergleichbare, direkt in die Verwaltungssoftware integrierte KI-Unterstützung für die Suche nach Vertretungen ist öffentlich jedoch nicht in gleichem Umfang dokumentiert.
PlanD bietet eine integrierte Faktura mit unterschiedlichen Abrechnungsmodellen. Neben Einzel- und Sammelrechnungen lassen sich wiederkehrende Rechnungen, individuelle Rechnungspositionen und zusätzliche Leistungen abrechnen. Auch elektronische Rechnungen im Format XRechnung und ZUGFeRD werden unterstützt.
Ein wichtiger Bestandteil sind die digitalen Arbeitsscheine. Nach einem abgeschlossenen Einsatz kann die erbrachte Leistung direkt dokumentiert und unterschrieben werden. Die entsprechenden Informationen stehen anschließend für die Rechnungsstellung zur Verfügung.
Darüber hinaus unterstützt PlanD die Verwaltung offener Rechnungen, das Mahnwesen und unterschiedliche Bankanbindungen. Die Faktura ist dabei direkt mit den übrigen Unternehmensprozessen verbunden.
Mendato arbeitet bei der Rechnungsstellung mit einer sogenannten Offene-Posten-Liste. Abrechenbare Leistungen werden zunächst gesammelt und können vor der Rechnungsstellung geprüft werden. Dieser Ansatz eignet sich insbesondere für Unternehmen, die ihre Abrechnung über eine zentrale Prüfliste organisieren möchten.
PlanD bietet umfangreiche Controlling-Funktionen, mit denen sich die Wirtschaftlichkeit auf unterschiedlichen Ebenen analysieren lässt. Neben Umsätzen und Deckungsbeiträgen können Unternehmen unter anderem Stundenkontingente, Verrechnungssätze und Plan-Ist-Abweichungen auswerten.
Besonders hilfreich sind die zahlreichen Filtermöglichkeiten. Damit lassen sich beispielsweise einzelne Kunden, Objekte oder Aufträge gezielt betrachten und unterschiedliche Kennzahlen miteinander vergleichen. So lassen sich die Profitabilität einzelner Aufträge und Objekte sowie betriebswirtschaftliche Abweichungen lassen sich detailliert analysieren.
So können Unternehmen erkennen, welche Leistungen besonders wirtschaftlich sind, wo Kosten entstehen und bei welchen Aufträgen Handlungsbedarf besteht.
Da das Controlling direkt in die zentrale Plattform integriert ist, greifen die Auswertungen auf die bereits vorhandenen Unternehmensdaten zurück. Zusätzliche Unterstützung bietet Paula, die Fragen zu verfügbaren Unternehmensinformationen beantworten und relevante Daten aufbereiten kann.
Mendato bietet ebenfalls detaillierte Controlling-Funktionen, organisiert diese jedoch über eine separate Anwendung, die erst in einem höheren Softwarepaket enthalten ist. Dazu gehören unter anderem Auswertungen auf Kunden-, Objekt- und Auftragsebene sowie ABC-Analysen.
PlanD bietet ein integriertes Aufgabenmanagement, über das sich unterschiedliche Vorgänge erfassen, zuweisen und bearbeiten lassen. Aufgaben können mit Kunden, Objekten und weiteren Informationen verknüpft werden, sodass Verantwortlichkeiten und Bearbeitungsstände jederzeit nachvollziehbar bleiben.
Mit dem neuen Formulare-Feature wurde dieser Bereich deutlich erweitert. Unternehmen können eigene Formularvorlagen erstellen und individuell an ihre Anforderungen anpassen. Diese lassen sich beispielsweise für folgende Anwendungsfälle verwenden:
Die Formulare können direkt in der PlanD-App ausgefüllt und digital unterschrieben werden. Außerdem lassen sich Pflichtformulare an bestimmte Einsätze knüpfen. Fehlt beispielsweise eine vorgeschriebene Dokumentation, kann dies bei der Zeitenfreigabe berücksichtigt werden.
Mendato bietet ebenfalls digitale Checklisten, Aufgaben und Abnahmen. PlanD verbindet diese Möglichkeiten jedoch mit einer besonders flexiblen Formularverwaltung und der KI-gestützten Erstellung neuer Vorlagen. Damit lassen sich auch komplexere Dokumentationsprozesse direkt innerhalb der bestehenden Software abbilden.
PlanDs neue KI-Assistenz Paula ist direkt in die Software integriert und kann auf die jeweils freigegebenen Unternehmensinformationen zugreifen. Im Dashboard beantwortet sie Fragen zu vorhandenen Daten, bereitet Informationen auf und unterstützt bei administrativen Aufgaben. Dabei berücksichtigt sie dieselben Rechtegruppen wie die übrige Software, sodass Mitarbeitende nur auf Informationen zugreifen können, für die sie berechtigt sind.
Mit den erweiterten Funktionen von Autonomous Paula entwickelt sich die KI zunehmend von einer reinen Assistenz zu einer richtigen Mitarbeiterin, die konkrete Arbeitsschritte innerhalb der Software übernehmen kann. Der entscheidende Unterschied zu einem gewöhnlichen Chatbot liegt dabei in der direkten Verbindung mit den operativen Unternehmensprozessen.
Mendato bietet ebenfalls automatisierte Funktionen, etwa in der Lohnvorbereitung oder Rechnungsstellung. Eine vergleichbar umfassende, über Dashboard, Telefon, E-Mail und operative Verwaltungsprozesse integrierte KI-Assistenz ist jedoch nicht in gleichem Umfang beschrieben. Mendato bietet einen MCP mit einigen Funktionen an (wie z.B. dem Anlegen von Objekten). Es ist aber unklar, ob man auch Daten aus Mendato extrahieren kann. Mit zusätzlichen Kosten für ChatGPT oder Claude kann man auch hier in begrenztem Rahmen KI einsetzen.
Darüber hinaus ist Paula als KI-Telefonassistenz verfügbar. Sie kann rund um die Uhr eingehende Anrufe entgegennehmen, Anliegen erfassen und entsprechende Aufgaben für die weitere Bearbeitung anlegen. Gerade bei Krankmeldungen am frühen Morgen oder Kundenanfragen außerhalb der regulären Bürozeiten kann dies die Verwaltung erheblich entlasten.
Eine Telefonassistenz ist bei Mendato nicht vorhanden.
Mit Paula lässt sich auch die E-Mail-Kommunikation direkt in PlanD organisieren. Unternehmen können sowohl gemeinsame Postfächer als auch persönliche E-Mail-Adressen verbinden und ihre Nachrichten innerhalb der Software bearbeiten. Paula erkennt wichtige Anfragen, priorisiert eingehende E-Mails und erstellt passende Antwortentwürfe, die sich am individuellen Schreibstil orientieren. Der Versand erfolgt dabei weiterhin durch die Mitarbeitenden selbst.
Darüber hinaus kann Paula aus eingehenden Nachrichten direkt Aufgaben erstellen und diese den entsprechenden Kunden oder Objekten zuordnen. Auch Anhänge lassen sich mit den passenden Datensätzen verknüpfen. So werden aus E-Mails unmittelbar bearbeitbare Vorgänge, ohne ständig zwischen Postfach und Verwaltungssoftware wechseln zu müssen.
Mendato ermöglicht es, einen eigenen E-Mail-Server über SMTP anzubinden und so beispielsweise Rechnungen, Angebote und Mahnungen direkt aus der Software zu versenden. Eine vollständige Integration des Posteingangs, bei der eingehende Nachrichten innerhalb der Software gelesen, priorisiert und weiterverarbeitet werden können, ist hingegen nicht öffentlich dokumentiert. Auch eine KI-gestützte Bearbeitung von E-Mails, wie sie PlanD mit Paula bietet, gehört nach den verfügbaren Informationen nicht zum Funktionsumfang.
PlanD legt großen Wert auf ein schnelles und strukturiertes Onboarding. Mithilfe KI-gestützter Prozesse können bestehende Daten aufbereitet und in die neue Software übertragen werden. Je nach Ausgangslage können Unternehmen bereits innerhalb der ersten Woche mit PlanD arbeiten und erste Rechnungen erstellen.
Begleitet wird die Einführung durch eine persönliche Kundenbetreuung, die Unternehmen bei der Einrichtung und Nutzung der Software unterstützt.
PlanD verbindet eine intuitive Benutzeroberfläche mit umfangreichen Möglichkeiten zur individuellen Konfiguration. Unternehmen können zunächst ihre grundlegenden Verwaltungsprozesse digitalisieren und anschließend weitere Funktionen wie individuelle Formulare, komplexe Rechtegruppen, detaillierte Controlling-Auswertungen oder die KI-Assistenz Paula Schritt für Schritt tiefergreifend einsetzen.
Durch regelmäßige Produktupdates wird die Plattform kontinuierlich erweitert. So können Unternehmen ihre Prozesse schrittweise weiterentwickeln, ohne dafür auf zusätzliche Softwarelösungen ausweichen zu müssen.
Mendato bietet eine kostenlose Testphase, in der Interessenten die Software kennenlernen können. Die Dauer der vollständigen Einführung hängt bei beiden Anbietern von den vorhandenen Daten und individuellen Anforderungen ab.
PlanD ist seit 2018 am Markt und wird mittlerweile von mehr als 800 Gebäudedienstleistern in Deutschland, Österreich und der Schweiz eingesetzt. Darunter befinden sich sowohl kleinere Betriebe als auch große Unternehmen mit über 1.000 Mitarbeitenden.
Mendato betreut nach eigenen Angaben mehr als 500 Kunden und ist ebenfalls auf die Gebäudereinigungsbranche spezialisiert. Kunden haben dabei positiv hervorgehoben, dass man aufgrund der geringeren Kundenanzahl direkten Kontakt zur Geschäftsführung aufnehmen kann.
Die Kundenzahl allein ist selbstverständlich kein Qualitätsmerkmal. Sie zeigt jedoch, dass PlanD in unterschiedlichsten Unternehmensgrößen und Organisationsstrukturen eingesetzt wird und über eine breite Kundenbasis verfügt.
Mendato veröffentlicht Paketpreise, die sich unter anderem an der Anzahl der Reinigungskräfte orientieren. Je nach gewähltem Paket unterscheiden sich die enthaltenen Funktionen. Spezialisierte Anwendungen wie das Subunternehmerportal oder die separate Controlling-App sind höheren Paketen vorbehalten.
PlanD erstellt individuelle Angebote auf Basis der Anforderungen des jeweiligen Unternehmens. Interessenten können die Software zunächst in einer persönlichen Demo kennenlernen und erhalten anschließend ein entsprechendes Angebot.
Die folgende Übersicht zeigt die wichtigsten Funktionen beider Softwarelösungen und die Unterschiede bei Softwareaufbau, Automatisierung und verfügbaren Leistungen.
Stand: Oktober 2026.
Beide Anbieter decken zahlreiche zentrale Anforderungen der Gebäudereinigung ab. Welche Lösung besser geeignet ist, hängt daher weniger von der reinen Unternehmensgröße als von den individuellen Abläufen und Anforderungen ab.
PlanD eignet sich insbesondere für zukunftsorientierte Unternehmen, die ihre Verwaltung möglichst vollständig in einer zentralen Plattform organisieren möchten. Die Software unterstützt komplexe Objekt- und Personalstrukturen, umfangreiche Backoffice-Teams und unterschiedliche Leistungsarten. Durch die Verbindung von Einsatzplanung, Zeiterfassung, Lohnvorbereitung, Faktura und Controlling lassen sich zahlreiche Prozesse ohne zusätzliche Anwendungswechsel bearbeiten.
Besonders interessant ist PlanD für Betriebe, die ihre Verwaltung nicht nur digitalisieren, sondern zunehmend automatisieren möchten. Mit dem intelligenten Planungsassistenten, individuell gestaltbaren Formularen und der KI-Assistenz Paula bietet die Plattform Möglichkeiten, die über klassische Verwaltungsfunktionen hinausgehen.
Mendato kann dagegen für Unternehmen interessant sein, die ihre Verwaltungsbereiche bewusst in spezialisierten Anwendungen organisieren möchten. Auch Betriebe mit einem hohen Anteil an Subunternehmerleistungen oder dem Wunsch nach einem eigenen Subunternehmerportal finden dort entsprechende Funktionen. Der zusätzliche Import handschriftlicher Stundenzettel kann zudem für Unternehmen relevant sein, die weiterhin mit papierbasierten Prozessen arbeiten.
PlanD und Mendato sind zwei spezialisierte Softwarelösungen für die Gebäudereinigung, die viele grundlegende Funktionen gemeinsam haben. Beide ermöglichen die Verwaltung von Kunden, Objekten, Aufträgen und Mitarbeitenden sowie die digitale Zeiterfassung, Lohnvorbereitung und Rechnungsstellung.
Die wesentlichen Unterschiede liegen im Aufbau der Software und im Grad der Automatisierung.
Mendato verfolgt einen modularen Ansatz mit unterschiedlichen Anwendungen für einzelne Verwaltungsbereiche. PlanD verbindet dagegen die zentralen Unternehmensprozesse in einer gemeinsamen Plattform. Das erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen, reduziert Medienbrüche und ermöglicht eine durchgängige Verarbeitung betrieblicher Daten.
Für Unternehmen, die ihre bestehenden Prozesse in spezialisierten Anwendungen verwalten möchten, bietet Mendato eine mögliche Lösung. Wer dagegen eine zentrale, umfassende und kontinuierlich weiterentwickelte Plattform sucht, die klassische Verwaltungsfunktionen mit intelligenter Automatisierung verbindet, sollte sich lieber PlanD anschauen.
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