Wie Glanzhelden ihre Lohnabrechnung jetzt in 2 Std. statt 10 Tagen schafft

Jannis Mousafiropoulos hatte im Laufe seines Wirtschaftsstudiums Einblicke in Dienstleistungsunternehmen, u.a. Gebäudereinigungsfirmen, und sich zum Ziel gesetzt, die oftmals unterschätzte Gebäudereinigungs-Branche zu revolutionieren. Wo andere vielleicht ein eher weniger prestigeträchtiges Feld betrachteten, sah Jannis eine Gelegenheit, mit einem Premium-Produkt und effizienteren Prozessen frischen Wind in den Markt zu bringen. So gründete er 2016 sein Unternehmen  Glanzhelden – zunächst mit nur einer Mitarbeiterin. Über die Jahre wuchsen die Glanzhelden jedoch rasch und zählen heute stolze 90 Mitarbeiter. Von Beginn an war Digitalisierung und der Fokus auf Innovation ein wichtiger Bestandteil der Unternehmensstrategie.

Die Herausforderung

Wie so viele junge Unternehmen stand Glanzhelden zunächst vor einigen Herausforderungen, insbesondere in den Bereichen Zeiterfassung und Lohnabrechnung. Jannis und sein kleines Team erfassten die Arbeitszeiten händisch und pflegten diese anschließend in Excel-Tabellen ein. Einsatzpläne wurden manuell erstellt und an die Mitarbeiter verteilt – oft per E-Mail oder Telefon. Doch mit dem wachsenden Mitarbeiterstamm und dem zunehmenden Umfang an Aufträgen erwies sich dieses System als kaum mehr tragbar.

„Wir waren schlichtweg überfordert“, erinnert sich Jannis an die Zeit vor der Umstellung auf eine digitale Lösung. „Die Lohnabrechnungen dauerten ewig, und es kam immer wieder zu Fehlern. Viele Prozesse mussten doppelt und dreifach überprüft werden.“ Jannis erinnert sich, wie er in den Anfangsjahren noch manuell Stundenlisten führte: „Wir haben mit Papierzetteln gearbeitet, was extrem fehleranfällig war. Es hat teilweise zehn Tage und länger gedauert, alle Stundenzettel zu prüfen und manuell in Excel einzutragen.“ Oftmals musste nachträglich über mehrere Tage und Stunden hinweg mühsam nachgerechnet werden, um sicherzustellen, dass die Stunden korrekt erfasst wurden. Nicht nur die Fehleranfälligkeit war ein Problem. Die manuelle Erfassung und Übertragung von Daten kostete das Unternehmen viel Zeit – Zeit, die im operativen Tagesgeschäft fehlte. Statt die vorhandenen Prozesse weiter auszubauen, um noch erfolgreicher zu werden, verbrachten Jannis und sein Team Stunden über Excel-Tabellen und Listen. Obwohl dem Geschäftsführer bereits früh klar war, digitale Tools könnten dort Abhilfe schaffen, gestaltete sich die Implementierung der ersten Softwarelösung schwierig und zog sich über Jahre hin. Mousafiropoulos beschreibt die Frustration: „Wir haben 2021 die Software SQ One gekauft, aber die Implementierung dauerte bis 2023. Am Ende war der manuelle Aufwand noch immer hoch, was uns sehr enttäuschte.“

Die Lösung

Auf der Suche nach einer zuverlässigeren und effizienteren Lösung stieß Jannis schließlich auf PlanD, eine Software, die speziell für Gebäudereinigungsfirmen entwickelt wurde. Die Einführung von PlanD im Mai 2024 brachte sofortige Erleichterung. „PlanD nimmt uns viel manuellen Aufwand ab“, sagt Jannis begeistert. „Die Zuschläge und Nachtstunden werden automatisch berechnet, und der monatliche Export der Daten erfolgt mit nur einem Klick.“ Hinzu kommt seit Juni 2024 die nahtlose Zusammenarbeit zwischen PlanD und Relog, einem spezialisierten Dienstleister für Lohnabrechnung. Gemeinsam schufen die beiden Systeme eine völlig integrierte Lösung, die Zeit spart und Fehler minimiert. Jannis und sein Team zeigen sich beeindruckt von der Geschwindigkeit, mit der zum Beispiel Schnittstellenprobleme gelöst wurden: „Wir dachte dachten schon, das dauert Wochen, aber nach nur zwei Stunden war alles erledigt.“ Heute funktioniert die Lohnabrechnung reibungslos. Die Arbeitszeiten werden als Komplettexport über PlanD exportiert und an Relog übermittelt, wo die letzten Details wie Vorschüsse oder Sonderzahlungen berücksichtigt werden. Die Lohnbuchhalterin kann die fertige Lohnabrechnung in nur wenigen Stunden prüfen und freigeben. Früher hätte dieser Prozess bis zu zehn Tage in Anspruch genommen, heute ist er in weniger als einem Tag abgeschlossen. „Das ist Wahnsinn. Ein riesiger Mehrwert für uns“, fasst Jannis zusammen und sagt weiter: “Bei PlanD ist das ein total sauberes System, schnelle Nachvollziehbarkeit von Fehlerdaten und wir haben trotzdem ein Vier-Augen-Prinzip am Ende. Die Lohnbuchhalterin schaut nochmal durch, ob durch die Disposition fehlerhafte Schichten freigegeben wurden. In den letzten Monaten sind bei uns zum Beispiel keine einzige fehlerhafte Schicht freigegeben worden.”

Die Ergebnisse

Dank der Optimierung durch PlanD und Relog konnte Glanzhelden nicht nur die internen Prozesse straffen, sondern auch die Mitarbeiterzufriedenheit erheblich steigern. „Unsere Mitarbeiter sind begeistert von der neuen App“, berichtet Jannis. Die App ermöglicht es den Angestellten, ihre Arbeitszeiten in Echtzeit einzusehen, was Transparenz schafft und Vertrauen fördert. „Früher haben wir immer nachträglich nachgerechnet, heute sehen wir sofort, wie viele Stunden geleistet wurden. Das schafft eine viel engere Bindung zu unseren Mitarbeitern“, ergänzt er.

Auch im Bereich Materialmanagement hat die Softwarelösung positive Effekte gezeigt. Fehlerhafte Bestellungen gehören der Vergangenheit an, und der Bestellprozess für Materialien wurde dank der Übersichtlichkeit von PlanD erheblich verbessert. Die Erfolgsgeschichte der Glanzhelden zeigt eindrucksvoll, wie innovative digitale Lösungen ein Unternehmen transformieren können. Was einst als manuelles, zeitaufwändiges Unterfangen begann, hat sich durch die Implementierung von PlanD und der Zusammenarbeit mit Relog in ein modernes, effizientes System verwandelt. Für Jannis Mousafiropoulos steht fest:  Die richtige Software kann nicht nur Prozesse optimieren, sondern auch das Arbeitsumfeld verbessern – und das zum Vorteil von Geschäftsführung und Mitarbeitern gleichermaßen.„Die Mitarbeiter sind mit der App sehr zufrieden. Der Innendienst ist mit der App totalzufrieden. Die Disponenten, die Objektleitung. Und ich, die Geschäftsführung, bin auch sehr zufrieden”, sagt er.