Wie Spy Clean Arbeitszeiten für Kunden endlich digital dokumentieren kann

Herausforderung

Raul Jurca gründete seinen Gebäudereinigungsdienst Spy Clean 2014, nachdem er bereits seit 2011 als selbstständige Reinigungskraft in Deutschland tätig war. Ursprünglich aus Rumänien als Ingenieur ausgebildet, entschied sich Jurca seine eigene Firma in Deustchland zu gründen. Dies führte ihn in die Reinigungsbranche, wo er anfing, private Haushalte zu reinigen. Schon früh war klar, dass der Privatbereich besondere Anforderungen an die Gründlichkeit und die Beziehung zwischen Reinigungskraft und Kunde stellt: „Gründlichkeit, Zuverlässigkeit und Chemie zwischen Kunde und Mitarbeiterin muss stimmen, bei einem Büro kann ich jede Reinigungskraft schicken und es ist kein Problem, aber im Privatbereich muss eben alles passen“, erklärt Raul Jurca.

Der Übergang von einem Einzelunternehmer zu einem wachsenden Unternehmen stellte ihn vor zahlreiche Herausforderungen. Besonders die Rekrutierung und das Management von Mitarbeitern erwiesen sich als kompliziert. Er begann mit Empfehlungen und arbeitete anfangs mit zwei weiteren Reinigungskräften auf Rechnung. Doch durch seinen Steuerberater erfuhr er, dass diese Art der Zusammenarbeit nicht legal sei. Also stellte er Mitarbeiter ein – ein Prozess, der nicht ohne Hindernisse verlief. „In diesen Zeiten ist es echt schwierig, gutes Personal zu finden“, erklärt der Gründer. Hinzu kamen Herausforderungen bei der Mitarbeiterverwaltung, besonders im Krankheitsfall: „Im Privatbereich immer eine andere Reinigungskraft zu schicken, ist auch nicht einfach.“

Mit zunehmender Komplexität der Aufträge und einem wachsenden Kundenstamm – im Jahr 2014 betreute Spy Clean bereits etwa 170 Objekte – stieß das Unternehmen an organisatorische Grenzen. Arbeitsprozesse wurden größtenteils manuell verwaltet, was zu zeitaufwendigen und fehleranfälligen Abläufen führte. Das System zur Zeiterfassung und Dokumentation der geleisteten Arbeit war mühsam und unpraktisch: „Jede Reinigungskraft hatte von uns immer Stundenzettel in Papierform mit einer Tabelle. Dort hat sie mit Kuli Ihre Zeiten notiert und fotografiert und an uns zurück geschickt.“ Die manuelle Handhabung der Stundenzettel und die Koordination über verschiedene Plattformen wie Microsoft Teams und Dropbox führten jedoch zu Stress und viel Zeitaufwand.

Lösung

Raul Jurca erkannte recht schnell die Notwendigkeit einer digitalen Lösung, die sowohl die Kommunikation als auch die Einsatzplanung und Zeiterfassung vereinfachen würde. Nachdem mehrere Versuche, eine eigene App zu entwickeln, gescheitert waren – darunter ein Projekt über Fiverr, das 10.000 Euro kosten sollte –, entdeckte er schließlich PlanD. „Gott sei Dank habe ich PlanD gefunden und schon bei der ersten Präsentation wusste ich: Okay, ja, das will ich“, erinnert er sich. PlanD bot die ideale Lösung für die Herausforderungen von Spy Clean, da die Software speziell für die Gebäudereinigungsbranche entwickelt wurde. Mit PlanD konnte Jurca alle relevanten Informationen und Arbeitsprozesse in einer einzigen App zusammenführen, was zu einer erheblichen Zeitersparnis und mehr Übersicht führte. „Mit PlanD sparen wir sehr viel Zeit. Und das ist auch Geld“, beschreibt er den größten Vorteil der All-in-One Software. Besonders die Einsatzplanung wurde deutlich verbessert: „Ich kann endlich sehen, ob und wann meine Mitarbeiter bei Ihren Objekten sind.“, resümiert Jurca bezüglich der automatischen Standortkontrolle seiner Mitarbeitenden über die PlanD App.

Ein weiteres Problem, das PlanD löste, war die Zeiterfassung. Vorher war es schwierig nachzuvollziehen, ob und wann Mitarbeiter tatsächlich vor Ort waren, was gerade im sensiblen Privatbereich zu Vertrauensproblemen führte. Durch die GPS-basierte Check-in-Funktion von PlanD kann dies nun zuverlässig überprüft werden: „Jetzt sehe ich die Mitarbeiter, was sie gearbeitet haben und Ihre Stunden.“ Auch die Kommunikation mit den Mitarbeitern und Kunden wurde durch die Software erheblich erleichtert. Über eine zentrale Plattform können nun alle Bestellungen und wichtigen Informationen festgehalten werden, ohne auf verschiedene Tools wie WhatsApp oder E-Mails zurückgreifen zu müssen.

Ergebnisse

Die Einführung von PlanD bei Spy Clean führte zu einer signifikanten Verbesserung der Effizienz. Der Gründer lobt vor allem die Zeitersparnis bei der Einsatzplanung, der Zeiterfassung und der Lohnabrechnung: „Wir sparen Zeit bei Rechnungen, bei der Übermittlung der Stunden für unseren Steuerberater und bei den Lohnabrechnungen. Jetzt sehe ich sofort die Stunden, die auf die Lohnabrechnung kommen und dann habe ich meine Ruhe”, lacht der Geschäftsführer.

Die Umstellung auf PlanD brachte auch strukturelle Vorteile. Der Gründer kann nun alle relevanten Informationen zu einem Kunden oder Mitarbeiter an einem zentralen Ort einsehen und muss nicht mehr mehrere Plattformen nutzen: „Ein weiterer wichtiger Vorteil ist, dass alles an einem Platz ist und nicht in zehn Apps.“ Dies erleichtert nicht nur die tägliche Arbeit, sondern sorgt auch für weniger Fehler bei der Abrechnung und Koordination. Auch die Einführung der Software bei seinen Mitarbeitern verlief reibungslos, obwohl der Übergang von einem papierbasierten System zu einer digitalen Plattform eine gewisse Umstellung erforderte: „Es ist eine Komfortzone, die man zunächst verlassen muss, aber sobald die Mitarbeiter auch ihre eigenen Vorteile sehen, wie dass sie Ihre Urlaubstage und geleisteten Stunden sofort auf der App sehen, klappt es super.“

Darüber hinaus bietet PlanD dem Unternehmen eine bessere Nachvollziehbarkeit der geleisteten Arbeit, was besonders im Privatbereich von großer Bedeutung ist. Sollten Kunden Fragen zur Anwesenheit der Mitarbeiter haben, kann der Gründer nun problemlos nachweisen, wann und wie lange die Reinigungskräfte vor Ort waren. „Jetzt habe ich auch einen Beweis, den ich an den Kunden schicken kann“, beschreibt Jurca die Vorteile der digitalen Zeiterfassung. Die Umstellung auf eine umfassende Softwarelösung hat nicht nur den Verwaltungsaufwand reduziert, sondern auch das Vertrauen der Kunden gestärkt und die internen Abläufe optimiert. „Es gibt keine bessere Lösung für Gebäudereiniger im Moment“, ist sich Raul Jurca sicher.