Lerne noch heute, wie PlanD deine Arbeit vereinfacht

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1. Angebot in ein Auftrag umwandeln
2. Rechnungsstellung festlegen
3. Aufträge verwalten
4. Rechnung verwalten

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Angebot in ein Auftrag umwandeln

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In diesem Tutorial schauen wir uns an, wie wir in PlanD wiederholende Rechnungen erstellen. Dazu müssen wir bei PlanD zunächst einen Auftrag erstellen. Wir haben hier zum Beispiel gerade ein vom Kunden angenommenes Angebot und können dieses nun mit einem Klick in einen Auftrag umwandeln.

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PlanD erstellt jetzt automatisch basierend auf dem Angebot, um welches Objekt und welche Auftragsart es sich handelt. Wir können dies aber natürlich auch nochmal ändern, wenn wir in die Felder hinein klicken. Außerdem können wir hier jetzt ein Start- und ein Enddatum festlegen, zwischen denen der Auftrag laufen soll.

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Rechnungsstellung festlegen

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Als nächstes gehen wir in der linken Navigationsleiste auf Rechnungseinstellungen und können hier auswählen, ob der Auftrag Manuell oder Wiederkehrend abgerechnet werden soll. Außerdem können wir hier das Intervall festlegen, in dem die Rechnung erstellt werden soll. Wir haben hier jetzt zum Beispiel gesagt, dass PlanD uns einmal im Monat eine Rechnung für diesen Auftrag ausspucken soll. Ganz unten können wir zudem entscheiden, ob PlanD zunächst nur einen Entwurf erstellen soll, den wir dann manuell nochmal ändern bzw. überprüfen können bevor die Rechnung heraus geschickt wird oder unter Fertigstellen festlegen, dass PlanD diese Rechnung automatisch einmal im Monat an den Kunden schickt. Und zwar mit den Rechnungspositionen, die wir vorher bei dem Angebot hinterlegt haben. Wir können dort wie gesagt aber natürlich auch noch Positionen hinzufügen oder abändern.

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Aufträge verwalten

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Haben wir diesen Auftrag nun erstellt, klicken wir in der linken Navigationsleiste auf Aufträge und können dort nun alle aktiven Aufträge ansehen. Diese kann man in der oberen Leiste auch nach Manuell, Wiederkehrend oder Ohne Abrechnung filtern. Wenn wir hier in die Aufträge hinein klicken, können wir alle Einstellungen zu dem Auftrag auch im Nachhinein noch anpassen und ändern.

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Rechnung verwalten

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Wenn wir jetzt auf einen Auftrag gehen und oben in der Leiste auf Rechnungen klicken, werden uns dort die hinterlegten Rechnungen angezeigt. Dort sehen wir jetzt, dass sich die Rechnung von unserem eben erstellten Auftrag auf Entwurf befindet, da wir dies ja vorhin in den Rechnungseinstellungen so festgelegt haben. Jetzt können wir über die linke Navigationsleiste auf Rechnungen gehen und unter Entwurf unsere Rechnung noch anpassen, wenn wir wollen und unten rechts dann die Rechnung erstellen.

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Und schon ist die Rechnung erstellt, die jetzt sofort an den Kunden raus geschickt werden kann. Und im nächsten Monat erstellt PlanD am 01.11. automatisch die nächste Rechnung, die dann bei Rechnungen unter Entwurf erscheint.

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1. Tickets erstellen
2. Das Kunden-Dashboard
3. Tickets im Dashboard verwalten
4. Tickets in der PlanD App bearbeiten
5. Tickets im Dashboard erledigen

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Heute schauen wir uns gemeinsam das Ticket-System von PlanD ein bisschen genauer an. Es dient nicht nur als Kommunikationstool zwischen Euren Kunden und Euch, sondern z.B. auch zur Buchung von Zusatzleistungen.

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Tickets erstellen

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Tickets können über drei verschiedene Wege erstellt werden. Über das Dashboard können wir links in der Navigationsleiste auf Tickets klicken und dann auf Ticket erstellen. Die zweite Option ist über die PlanD App. Hier können Mitarbeiter unterwegs Tickets einsehen und erstellen.

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Die dritte Option ist über das Kunden-Dashboard. Dieses findet Ihr, wenn Ihr links in der Navigationsleiste zunächst auf Objekte und dann auf das gewünschte Objekt klickt. Hier habt Ihr die Möglichkeit entweder einen QR-Code herunterzuladen über den man ins Kunden-Dashboard gelangt oder direkt über den Kunden-Dashboard-Link, den Ihr einfach per E-Mail mit Euren Kunden teilen könnt.

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Das Kunden-Dashboard

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Hier haben wir direkt Zugriff über Leistungsnachweise und können neue Tickets erstellen. Wenn wir auf Ihr Anliegen klicken, können wir genau angeben, um was es sich handelt. Besonders die E-Mail ist wichtig, da PlanD automatisch alle Updates zu diesem Ticket an diese Mail sendet. Außerdem können hier auch noch Fotos angefügt werden.

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Tickets im Dashboard verwalten

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Ist das Ticket erstellt, erscheint dieses automatisch bei Tickets links in der Navigationsleiste bei Euch im Dashboard. Jetzt könnt Ihr das Ticket einem Mitarbeiter zuweisen, der sich um das Anliegen des Kunden kümmern soll. Hier können wir nur Mitarbeiter auswählen, die auch schon in dem Objekt gearbeitet haben, in dem das Ticket erstellt wurde. Allerdings können wir darunter auch alle User laden, wenn wir es dennoch einem anderen Mitarbeiter zuweisen möchten.

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Tickets in der PlanD App bearbeiten

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Habt Ihr das Ticket einem Mitarbeiter zugewiesen, bekommt dieser über seine PlanD App sofort eine Benachrichtigung und sieht, dass er ein neues Ticket zur Bearbeitung hat. Wenn er auf dieses Ticket klickt, sieht er zunächst worum es sich handelt und kann dieses erledigen. Dafür kann er ein Foto von der erledigten Reklamation hochladen und auch eine Bemerkung hinzufügen. Der Kunde bekommt nun eine Benachrichtigung mit dem Foto und der Bemerkung, dass das Ticket bearbeitet wurde.

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Tickets im Dashboard erledigen

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Alternativ können wir das Ticket aber über das Dashboard abschließen. Dafür gehen wir über Tickets einfach auf zugewiesene Tickets und klicken auf das gewünschte Objekt. Rechts oben können wir dieses jetzt über den blauen Button abschließen. PlanD generiert mithilfe einer integrierten KI automatisch einen Text an den Kunden und schickt diesen mitsamt Bestätigung, dass das Ticket bearbeitet wurde an den Kunden.

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Die drei wichtigsten Punkte sind:

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1. Bedeutung der Arbeitswochenstunden: Die tatsächlichen Wochenarbeitsstunden eines Mitarbeiters sind entscheidend für die Berechnung des Urlaubsanspruchs. Beispielsweise werden bei einer dreitägigen Arbeitswoche nur drei Tage Urlaubsanspruch für eine vollständige Woche Abwesenheit abgezogen.
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2. Erstellen von Abwesenheiten: Im System können Abwesenheiten basierend auf den Arbeitswochenstunden und dem verfügbaren Urlaubsanspruch erstellt werden. Nach der Erstellung wird der verbleibende Urlaubsanspruch automatisch aktualisiert.
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3. Information des Mitarbeiters: Mitarbeiter werden über ihren verbleibenden Urlaubsanspruch informiert und können diesen auch in der zugehörigen App einsehen. Bei Beantragung von Urlaub wird der verfügbare Anspruch angezeigt.

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In diesem Tutorial besprechen wir:

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1. Wochenstunden: Die Wochenstunden des Mitarbeiters spielen eine entscheidende Rolle bei der Bestimmung seines Urlaubsanspruchs. Die effektiven Urlaubstage werden auf der Basis der Anzahl der Arbeitstage in der Woche berechnet.
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2. Anpassung des Urlaubsanspruchs: Es ist möglich, den Urlaubsanspruch eines Mitarbeiters individuell anzupassen. Insbesondere können Überstunden aus einem bestimmten Jahr als zusätzliche Urlaubstage im nächsten Jahr berücksichtigt werden.
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3. Verwaltung der Anpassungen: Das System ermöglicht es, die vorgenommenen Anpassungen einzusehen und bei Bedarf zu löschen. Jede Löschung führt zu einer automatischen Neuberechnung des Urlaubsanspruchs.

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1. Mitarbeiter erstellen
2. Vertrag und Anstellungsart hinterlegen

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‍Einen Mitarbeiter erstellen

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Um einen neuen Mitarbeiter bei PlanD zu erstellen, klicken wir in der Navigationsleiste links einfach auf Mitarbeiter und dann rechts oben auf den Button Mitarbeiter erstellen.

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Dann kann man im nächsten Schritt die Mitarbeiternummer, den Namen, die Zugriffsrechte und die Handynummer des Mitarbeiters hinterlegen. Die Zugriffsrechte sind in die Kategorien Servicekraft, Objektleiter, Innendienst und Administrator unterteilt.

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Vertrag und Anstellungsart hinterlegen

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Ist der Mitarbeiter erstellt, kann man für den Mitarbeiter ein Profilbild hochladen sowie die Adresse und Kontaktdaten hinterlegen. Unter Vertrag kann die Anstellungsart und die Mitarbeitergruppe bestimmt werden. Außerdem kann hier genau festgelegt werden, wieviele Wochenstunden der Mitarbeiter arbeitet und an welchen Wochentagen er für wieviele Stunden eingeplant werden kann.

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Unter Account können die vorherigen Einstellungen wie die Mitarbeiternummer oder die Zugriffsrechte jederzeit wieder geändert werden. Arbeitet der Mitarbeiter gerade nicht mehr in Ihrer Gebäudereinigung, kann der Status des Mitarbeiters außerdem von aktiv auf passiv gestellt werden, sodass er nicht mehr im System auftaucht und sich auch nicht mehr einloggen kann. Unter Dokumente können alle möglichen Dateien hochgeladen werden wie z.B. der Arbeitsvertrag oder andere relevante Dokumente, die eventuell wichtig sind.

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Ist alles soweit hinterlegt, können Sie einfach auf Speichern klicken und Sie haben Ihren ersten Mitarbeiter erstellt!

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1. Artikel erstellen
2. Artikel bei Objekten hinterlegen
3. Material über das Dashboard bestellen
4. Lieferscheine generieren
5. Materialbestellungen in Rechnungen umwandeln

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Heute schauen wir uns die Materialbestellungen einmal genauer an. Dazu gehen wir in der linken Navigationsleiste auf Materialwesen und auf Artikel. Denn um Material zu bestellen, müssen wir zunächst die Artikel anlegen, die wir bestellen wollen.

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Artikel erstellen

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Um einen neuen Artikel hinzuzufügen, klicken wir oben rechts auf Artikel erstellen. Hier können wir eigene Fotos vom Artikel hochladen. PlanD hat über die Mediathek aber auch schon eine Auswahl an Fotos von Reinigungsmaterialien hinterlegt aus denen Ihr gerne Fotos auswählen könnt. Als nächstes geben wir die weiteren Informationen zu dem Artikel an und wählen einen Lieferanten aus. An diese Lieferanten können wir später automatisch Lieferscheine und Bestellungen schicken. Um einen neuen Lieferanten zu erstellen, klicken wir einfach auf Lieferanten erstellen und geben den Namen sowie die E-Mail an. Außerdem können wir unsere Artikel nach verschiedenen Gruppen ordnen wie zum Beispiel Tücher oder Chemie, um am Ende eine bessere Übersicht über das Material zu haben.

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Artikel bei Objekten hinterlegen

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Ist der neue Artikel angelegt, können wir diese nun hinter unseren Objekten hinterlegen. Dazu gehen wir in der linken Navigationsleiste auf Objekte und dann auf Materialwesen. Hier sehen wir jetzt die Artikel, die hinter diesem Objekt hinterlegt wurden. Wurden noch keine hinterlegt, kann die Reinigungskraft im Objekt von allen Artikeln, die erstellt wurden, Material bestellen. Wir hinterlegen jetzt aber mal, dass an diesem Objekt einmal im Monat eine Flasche Milizid bestellt werden darf, denn der Verbrauch bezieht sich immer auf den Zeitraum von einem Monat. Möchte man aber, dass der Mitarbeiter kein Limit an Bestellungen eines Artikels hat, können wir das Budget einfach auf 0 setzen.

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Material über das Dashboard bestellen

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Jetzt können die Mitarbeiter über die PlanD das hinterlegte Material für Ihr Objekt bestellen. Allerdings können wir dies auch über das Dashboard tun. Dazu gehen wir einfach wieder auf Materialwesen und dann auf Material bestellen. Dann wählen wir aus dem erstellten Materialschrank aus, was wir bestellen möchten, können noch eine Bemerkung anfügen und die Bestellung dann abschließen.

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Lieferscheine generieren

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Wurde die Bestellung abgeschlossen, erscheint sie dann im Dashboard automatisch unter Materialwesen. Klicken wir nun in die Bestellung hinein, sehen wir die genauen Details der Bestellung und können zum Beispiel einen Lieferschein generieren. Dieser kann mit einem Klick  heruntergeladen und an den Kunden zur Unterschrift geschickt werden.

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Materialbestellungen in Rechnungen umwandeln

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Zu guter letzt können wir die Bestellung abschließen und sie erscheint nun oben in der Leiste unter Erledigt. Über das PlanD Faktura-Tool können wir diese Bestellung auch direkt in eine Rechnung umwandeln und dem Kunden abrechnen. Dazu legen wir in den Einstellungen einfach Preise für die verschiedenen Materialien fest und können die erstellte Rechnung an den Kunden schicken.

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Onboarding Dokument mit Erklärungen für Mitarbeiter herunterladen:

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1. Lohnzeiten einsehen
2. Lohnart erstellen
3. Zuschläge festlegen

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Lohnzeiten einsehen

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Um bei PlanD die Lohnzeiten einzusehen, geht man einfach über die Navigationsleiste auf Mitarbeiter und dann auf Lohnzeit. Hier werden alle erfassten Arbeitsstunden mit allen Zuschlägen aufgelistet. Gab es bei einem Einsatz einen Zuschlag, sieht man das anhand des kleinen Symbols vor der Planzeit. Die Zuschläge werden automatisch zum Lohn hinzugefügt und auf der linken Seite aufgeführt. Doch wie erstelle ich Lohnarten und Zuschläge bei PlanD?

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Lohnart erstellen

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Um einen Zuschlag erstellen zu können, muss man zunächst eine Lohnart erstellen. Dies geht unter Mitarbeiter und Informationen. Hier kann man zum Beispiel die Lohnart Glasreiniger hinterlegen und den Stundenlohn für diese Lohnart definieren.

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Ansonsten kann man Lohnarten auch unter Einstellungen in der Navigationsleiste und dem Reiter Lohn erstellen.

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Zuschläge festlegen

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Zuschläge erstellt man bei PlanD ebenfalls in den Lohneinstellungen. Hier kann man alle gängigen Zuschlagsarten erstellen. Um einen Sonntagszuschlag festzulegen, wählt man einfach den Wochentag Sonntag aus, legt die prozentuale Zuschlagshöhe fest, sowie bei welcher Lohngruppe der Zuschlag greifen soll und schon wird dieser bei allen kommenden Einsätzen automatisch hinzugefügt. Des Weiteren kann man auch noch Feiertagszuschläge, Nachtarbeitszuschläge oder Zuschläge für besondere Arbeiten hinterlegen.

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Achtung: Sollten Nacht, Feiertag und Sonntagszuschlag gleichzeitig anfallen, nimmt PlanD automatisch immer nur den höchsten Zuschlag (siehe Lohntarifvertrag).

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Um bei PlanD einen neuen Kunden zu erstellen, klicken wir in der Navigationsleiste zunächst auf Objekte und dann auf Kunden. Über den Button Kunden erstellen oben rechts werden im nächsten Schritt die wichtigsten Daten für den neuen Kunden hinterlegt.

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Hier wird dem Kunden ein Name gegeben und der Ansprechpartner und die Anschrift eingefügt. Wenn man unten links auf Objekt automatisch erstellen klickt, wird automatisch ein Objekt mit derselben Anschrift generiert. Wir zeigen Euch jetzt aber wie man dies auch manuell machen kann.

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‍Ein Objekt erstellen

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Ist der Kunde erstellt, kann man unter Objekte jetzt ein neues Objekt erstellen.

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Hier kann dem Objekt ein Objektleiter zugeteilt werden. Wichtig: Es erscheinen in der Auswahl nur Mitarbeiter, die bei der Mitarbeitererstellung die Zugriffsrechte Administrator oder Objektleiter zugewiesen bekommen haben. Außerdem ist es hier anders als bei der Kundenerstellung Pflicht, die Anschrift des Objektes zu hinterlegen, sodass PlanD bei der Zeiterfassung automatisch den Standort des Mitarbeiters mit der Adresse des Einsatzortes abgleichen kann.

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Ist das Objekt erstellt, finden wir es nun in der Navigationsleiste links ebenfalls unter Objekte. Neben den gerade hinzugefügten Informationen des Objektes können unter Vertrag auch noch das Vertragsende angegeben werden und unter Sonstiges zusätzliche relevante Informationen bezüglich dieses Objektes wie zum Beispiel den Zugangscode für die Eingangstür.

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1. Einstellen von Fehlerarten & Zeiten-Abweichungen
2. Zeiten freigeben oder ablehnen

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Heute schauen wir uns die Zeitenfreigabe an. Diese finden wir links in der Navigationsleiste unter Zeitenfreigaben. Um zu den Einstellungen zu gelangen, klicken wir auf das kleine Rad rechts oben.

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Einstellen von Fehlerarten & Zeiten-Abweichungen

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Hier können wir jetzt zunächst die verschiedenen Fehlerarten einstellen, bei denen Euch die Zeiten noch einmal zur manuellen Freigabe vorgelegt werden. Als erstes sind das Standortfehler. Das bedeutet: jedes Mal, wenn eine Reinigungskraft sich über 800 Meter vom Objekt entfernt ein- oder ausstempelt, werden Euch die Zeiten noch einmal zur Kontrolle vorgelegt. Bei der deaktivierten Standortfreigabe werden Euch alle Zeiten vorgelegt, bei denen Mitarbeiter die GPS-Ortung deaktiviert haben. Einfache Zeiterfassung meint Einsätze, die nicht geplant wurden und bei denen sich der Mitarbeiter z.B. mittels QR-Code einstempelt. Und als letztes haben wir nachgetragene Zeiten, die mithilfe des Stundenzettels von der App nachträglich erfasst wurden.

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Als nächstes haben wir den Reiter Unter- und Überschreitungen. Hier können wir die prozentualen oder minütigen Abweichungen der Zeiten bestimmen, die noch im Rahmen sind und vom System trotzdem automatisch freigegeben werden. Das heißt bei zum Beispiel einer Stunde Arbeit und einer erlaubten 10 prozentigen Unterschreitung, dass alle Zeiten unter 54 Minuten Ihnen noch einmal zur Kontrolle vorgelegt werden. Zudem kann hier dank des kleinen Reglers bestimmt werden, ob die Mitarbeiter nach Ist- oder Soll-Zeit abgerechnet werden sollen. Ist der Regler aktiviert, werden die Zeiten automatisch auf die Soll-Zeit aufgerundet.

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Die GPS-Ortung kann ganz einfach unter GPS-Erfassung aktiviert oder deaktiviert werden.

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Zeiten freigeben oder ablehnen

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Und so schnell ging es. Jetzt haben wir alle Einstellungen vorgenommen und können uns nun die Zeitenfreigabe etwas genauer anschauen. Gehen wir jetzt zurück zu den Zeitenfreigaben, sehen wir alle Zeiterfassungen, die fehlerhaft sind. Hier sehen wir genau, um welche Fehlerart es sich handelt und die zeitliche Abweichung von der Soll-Zeit.

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Jetzt haben wir verschiedene Möglichkeiten, um die Zeiten freizugeben oder abzulehnen. Über den grünen Button können wir zum Beispiel mit einem Klick entweder die Soll- oder die Ist-Zeit freigeben. Über den roten Button können wir die Zeiterfassung ablehnen.

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Um die genauen Details einer Zeiterfassung anzuschauen, klicken wir einfach auf den Zeitstempel. Dort sehen wir noch einmal die Vorgabe und die Erfassung. In diesem Fall handelt es sich um einen Standortfehler und hier können wir uns genau den Check-In und den Check-Out Standort anschauen. Unter Freigabe können wir dann im letzten Schritt die Freigabe manuell festlegen. Hier kann man zwischen Vorgabe, Erfassung und Custom wählen.

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Möchte man z.B. mehrere Zeiterfassungen auf einmal freigeben, können wir mithilfe der Quick Actions mehrere Zeitstempel auswählen und diese zusammen freigeben.

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Wurde eine Zeiterfassung freigegeben, erscheint diese nun automatisch in der Lohnliste des jeweiligen Mitarbeiters. Hier sehen wir auch nochmal die Plan-Zeit, die erfasste Zeit und die Lohn-Zeit, die wir soeben freigegeben haben. Hier können wir ebenfalls Zeiten nachtragen, die bisher noch nicht freigegeben wurden.

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Und so einfach ging es. Endlich keine Probleme mehr mit fehlerhaften Lohnabrechnungen oder Stundenzetteln.

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1. Allgemeine Fahrzeiteinstellungen
2. Fahrzeiterfassung in der PlanD App
3. Automatische Auswertung und Bezahlung der Fahrzeiten

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Allgemeine Fahrzeiteinstellungen

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Um in die Fahrzeiteinstellungen zu gelangen, klickt man zunächst links unten in der Navigationsleiste auf Einstellungen, dann auf Zeiterfassung und dann ganz unten auf Fahrzeit. Hier kann man mithilfe eines Reglers die Fahrzeiterfassung aktivieren. Diese wird jedoch nur als solche erfasst, wenn zwischen dem Ende eines Einsatzes und dem Beginn eines neuen Einsatzes eine maximale Zeit von 3 Stunden verstrichen ist. Die maximale Zwischenzeit kann hier ebenfalls angepasst werden.

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Nachdem die Fahrzeit-Einstellungen gespeichtert wurden, muss die Fahrzeiterfassung jetzt bei Ihrem Mitarbeiter aktiviert werden. Hierzu gehen wir über die Navigationsleiste auf Mitarbeiter und dann auf Vertrag, um die Fahrzeiterfassung zu erlauben.

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Fahrzeiterfassung in der PlanD App

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In der PlanD App kann der Mitarbeiter nun ganz einfach die Fahrzeit zwischen zwei Einsätzen erfassen. Dazu muss er nur einen Einsatz bereits abgeschlossen haben und eine neue Zeiterfassung starten. Die angegebene Fahrzeit darf die maximale Zwischenzeit nicht überschreiten und wird dann automatisch an das Büro übermittelt.

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Automatische Auswertung und Bezahlung der Fahrzeiten

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Wenn man jetzt im PlanD Dashboard über die Navigationsleiste auf den jeweiligen Mitarbeiter geht und auf Lohnzeit klickt, sehen wir automatisch die hinzugefügte Fahrzeit.

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Und auch beim Export der Arbeitszeiten, werden die Fahrzeiten automatisch hinterlegt. So einfach geht die Fahrzeiterfassung mit PlanD.

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Um die allgemeinen Einstellungen für Urlaubstage festzulegen, muss man im Dashboard unter Einstellungen auf den Reiter Abwesenheiten klicken und dann auf Urlaubsanspruch gehen. Hier kann man jetzt bestimmen, auf wieviele Urlaubstage ihre Mitarbeiter im Jahr Anspruch haben. in der Gebäudereinigungsbranche sind dies laut Rahmentarifvertrag 30 Tage.

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Außerdem kann man festlegen, ob es bei Neueinstellungen eine Wartezeit für die Urlaubstage geben soll und wie die Übernahme der Urlaubstage in einen neuen Zyklus geregelt werden soll.

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In dieser Lektion lernt Ihr:

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1. Allgemeine Informationen über Dashboard und App
2. Wie ihr euch ins Dashboard einloggt
3. Navigationsleiste
4. PlanD Chat

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PlanD kann über das Dashboard und über die PlanD App genutzt werden. Das Dashboard wird hauptsächlich vom Innendienst und der Objektleitung zur Organisation und Planung genutzt, während die mobile Mitarbeiter App den Reinigungskräften und Objektleitern unter anderem zur Zeiterfassung, Dokumentation und Kommunikation dient.

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Mitarbeiter im Dashboard ins System implementieren

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Das Dashboard erreicht ihr unter cloud.pland.app. Dort seht ihr zunächst wieweit eure Mitarbeiter bereits bei PlanD implementiert sind. Das Ganze ist in 4 Kategorien unterteilt:

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Nutzer mit Einsätzen:

Diese Nutzer haben bereits Einsätze mit PlanD.

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Eingeladene Nutzer:

Diese Nutzer wurden bereits per SMS zu PlanD eingeladen.

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Eingeloggte Nutzer:

Diese Nutzer haben sich bereits in die PlanD App eingeloggt.

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Implementierte Nutzer:

Diese Nutzer haben bereits mehrere Zeiterfassungen erfolgreich durchgeführt.

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So seht ihr inwieweit eure Mitarbeiter bereits PlanD nutzen und welche Mitarbeiter eventuell noch Hilfe bei der Implementierung brauchen.

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Die Navigationsleiste

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In der Navigationsleiste im Dashboard habt ihr von der Einsatzplanung bis zu Materialbestellungen alle Funktionen in der Übersicht. Möchtet ihr die Implemetierungsliste sehen, klickt ihr einfach auf das PlanD Icon oben links. Bei weiteren Fragen bekommt ihr unter Support jederzeit Hilfe.

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Benachrichtigungen

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Mit einem Klick auf die Glocke neben dem PlanD Icon seht ihr alle für euch relevanten Benachrichtigungen. Dort bekommt ihr Nachrichten, wenn z.B. Tickets bearbeitet oder Einsätze kommentiert wurden. Außerdem wird euch dort angezeigt, wenn ein Mitarbeiter Geburtstag feiert.

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Der PlanD Chat

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Über den PlanD Chat könnt ihr eurem Mitarbeiter auch direkt zum Geburtstag gratulieren. Mit einem Klick auf das Chat-Symbol unten rechts gelangt ihr auf den PlanD Chat. Dort findet ihr alle Mitarbeiter einfach über die Suchleiste oder könnt mit einem Klick auf den grünen Stift Gruppen mit mehreren Teilnehmern erstellen.

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1. Dynamische Positionen hinzufügen
2. Auftrag mit dynamischen Positionen einem Mitarbeiter zuweisen
3. Rechnung erstellen
4. Fertige Rechnung mit dynamischen Positionen

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Heute schauen wir uns an, wie wir in PlanD dynamische Positionen in Rechnungen erstellen können. Dynamische Positionen sind Positionen, die nicht pauschal, sondern erst im Nachhinein von PlanD nach Termin oder geleisteter Arbeitszeit im Objekt abgerechnet werden sollen.

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Dynamische Positionen hinzufügen

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Um eine dynamische Position zu erstellen, gehen wir in einen Auftrag rein und klicken unten auf Dynamische Position hinzufügen. Hierbei muss ein Produkt ausgewählt werden, welches wir vorher schon erstellt haben. Wir wählen jetzt eine Glasreinigung aus können z.B. sagen, dass diese nach der Soll-Zeit, heißt den geplanten Einsätzen in diesem Monat abgerechnet werden soll. Allerdings werden wir den Auftrag jetzt einfach mal nach Lohnzeit abrechnen, d.h. nach den Stunden, die Ihre Mitarbeiter für diesen Auftrag bezahlt bekommen.

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Auftrag mit dynamischen Positionen einem Mitarbeiter zuweisen

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Dann fügen wir als zweites eine dynamische Position für die Anfahrt hinzu. Diese wird jetzt jedes Mal automatisch nach Termin berechnet. Nachdem wir die Einstellungen gespeichert haben, schauen wir als nächstes in den Einsatzplaner und weisen unseren eben erstellten Auftrag einem Mitarbeiter zu.

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Nachdem wir den Auftrag zugewiesen haben, geben wir unserem Mitarbeiter eine Stunde von den zwei geplanten Stunden frei. Da wir den Auftrag dynamisch nach Lohnzeit abrechnen, heißt das, dass dem Kunden jetzt eine Stunde in Rechnung gestellt wird sowie zweimal Anfahrtskosten, da wir diese nach Termin abrechnen wollen und den Auftrag zweimal geplant haben.

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Rechnung erstellen

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Schauen wir jetzt wieder in den Auftrag rein, können wir manuell jetzt mal eine Rechnung erstellen, um das Ganze anschaulicher zu zeigen. Normalerweise erstellt PlanD diese automatisch für jeden Monat. Wenn wir diese jetzt aber manuell erstellen, nimmt PlanD automatisch alle Einsätze für diesen Auftrag in dem ausgewählten Leistungszeitraum.

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Fertige Rechnung mit dynamischen Positionen

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Haben wir den Leistungszeitraum ausgewählt, sehen wir, dass PlanD automatisch eine Stunde für die Glasreinigung und zwei Anfahrtskosten berechnet. Außerdem sehen wir auch an welchen Tagen die Einsätze gewesen sind. Wenn wir jetzt unten rechts auf Rechnung erstellen klicken, generiert PlanD automatisch die dazugehörige Rechnung, die Sie sofort an den Kunden schicken können.

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1. Grundeinstellungen
2. Rechnungs-, Angebotseinstellungen etc.
3. Produkte & Dienstleistungen anlegen
4. Angebot erstellen

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In diesem Tutorial schauen wir uns die wichtigsten Einstellungen an, die man treffen muss, um Angebote und Rechnungen zu erstellen.

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Grundeinstellungen

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Dazu gehen wir zunächst in die Einstellungen ganz unten in der linken Navigationsleiste. Hier sind im besten Fall schon Eure aktuellen Firmendaten und Euer Logo hinterlegt, denn diese erscheinen im Angebot oder der Rechnung automatisch unten in der Fußzeile. Ansonsten könnt Ihr diese in den Einstellungen immer einfach aktualisieren.

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Das Gleiche gilt auch für die Steuereinstellungen. Hier ist es besonders wichtig, dass Ihr die richtige Währung hinterlegt habt und könnt ggf. Eure Umsatzsteuernummer und Geschäftsführer angeben, wenn diese ebenfalls in den Rechnungen und Angeboten hinterlegt werden sollen.

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Rechnungs-, Angebotseinstellungen etc.

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Als nächstes klicken wir oben rechts in der Leiste auf Rechnungen. Hier können wir die Einstellungen für unsere Rechnungen festlegen. Ganz oben können wir zum Beispiel das gewünschte Briefpapier oder Hintergrundbild für die Rechnung hochladen. Allerdings können wir, wenn wir weiter herunter scrollen hier auch die Einstellungen für Angebote, Gutschriften, Stornorechnungen usw. festlegen wie zum Beispiel das Rechnungskürzel und die Rechnungsnummer, den Kopfzeilen- und Fußzeilentext und das Zahlungsziel. PlanD zählt bei der Rechnungsnummer bei zukünftigen Rechnungen immer automatisch eine Nummer höher. Wenn Sie also bei Nächste Rechnungsnummer 200 angeben würden, würde bei der nächsten Rechnung dann RE-201 stehen usw. Der festgelegte Rechnungs-Kopftext und Fußtext wird den Rechnungen immer automatisch hinzugefügt, kann aber natürlich bei jeder Rechnung oder jedem Angebot auch später individuell noch angepasst werden.

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Produkte & Dienstleistungen anlegen

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Unter Bankverbindung können wir außerdem das Konto hinterlegen, das in der Rechnung angezeigt werden soll und unter Produkte, Artikel (siehe Tutorial Materialbestellungen) und Dienstleistungen sowie die dazugehörigen Preise hinterlegen. Hier können wir zum Beispiel eine Unterhaltsreinigung anlegen und den standardmäßigen Preis, so dass dies nicht immer wieder neu gemacht werden muss. Diese können im Nachhinein natürlich aber immer auch individuell für jedes Angebot oder jede Rechnung angepasst werden.

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Angebot erstellen

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Wollen wir jetzt zum Beispiel ein Angebot erstellen, können wir in der linken Navigationsleiste auf Angebote gehen und dann auf Angebot erstellen klicken. Unter Beschreibung können wir die gerade erstellte Dienstleistung Unterhaltsreinigung auswählen und PlanD füllt automatisch die hinterlegten Informationen ein.

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1. Der Einsatzplaner in der Übersicht
2. Unbesetzte Einsätze zuweisen
3. Symbolik und Farbsystem
4. Einmalige Einsätze erstellen
5. Wiederholende Einsätze erstellen
6. Änderungen bei wiederholenden Einsätzen
7. Teameinsätze erstellen

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Der Einsatzplaner in der Übersicht

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Heute schauen wir uns Aufträge und die Einsatzplanung in PlanD an. Dafür fangen wir zunächst mit dem Dienstplan an. Die Übersicht des Dienstplans im Dashboard ist wie ein einfacher Kalender aufgebaut. Hier können wir zum Beispiel von einer Tages-Ansicht zu einer Wochen-Ansicht wechseln, indem man rechts oben auf Tag klickt und dann Woche auswählt. Jetzt werden alle Einsätze in der ausgewählten Woche angezeigt.

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Links oben können wir natürlich auch jeden möglichen Tag oder jede mögliche Woche auswählen. Um einen neuen Einsatz zu erstellen, klicken wir oben rechts auf den blauen Button Einsatz erstellen. Rechts neben der Suchleiste kann man Mitarbeiter auch nach gewissen Kriterien filtern. Neben Mitarbeitergruppen und Objekten kann man auch noch weitere Filter wie Objekterfahrung oder Auftragsarten hinzufügen. Dann werden einem nur Mitarbeiter angezeigt, die zum Beispiel schon einmal in einem gewissen Objekt gearbeitet haben oder schon einmal eine Unterhaltsreinigung durchgeführt haben.

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Unbesetzte Einsätze zuweisen

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Des Weiteren kann man rechts oben mit einem Klick auf die Lupe alle unbesetzten Einsätze suchen und diese dann per Drag-and-Drop einfach einem freien Mitarbeiter zuweisen.

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Mit einem Klick auf das Auge rechts daneben, werden uns alle Einsätze angezeigt. Hat ein Mitarbeiter an einem Tag mehrere Einsätze so werden diese jetzt alle nach unten ausgeklappt.

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Symbolik und Farbsystem

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Schaut man sich die einzelnen Einsätze an, fallen einem schnell die verschiedenen Farben davor auf. Grün steht für einen abgeschlossenen Einsatz, Rot für einen nicht abgeschlossenen Einsatz und Blau für Einsätze, die noch in der Zukunft liegen. Rechts oben in der Ecke sehen wir zudem anhand der kleinen Symbole, ob es sich um einen Teameinsatz handelt und ob es ein wiederkehrender Einsatz ist.

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Die grauen Flächen stellen die Tage dar, an denen die Mitarbeiter nicht zur Verfügung stehen. Klickt man auf einen Mitarbeiter kann man genau einstellen an welchen Tagen dieser für wieviel Stunden arbeitet. Nur diese Tage werden dann zur Vergabe von Einsätzen freigegeben.

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Zu guter letzt schauen wir uns die Leiste unter den Namen der einzelnen Mitarbeiter an. Wenn man mit der Maus darüber geht, werden einem die geplanten; und die noch verfügbaren Arbeitsstunden für die restlichen Woche und den restlichen Monat angezeigt. Werden die Zeiten überzogen, wird die Leiste rot.

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Damit wären wir mit der Übersicht des Einsatzplaners von PlanD soweit durch. Doch wie erstellt man eigentlich neue Einsätze? Dazu müssen wir in der Navigationsleiste links auf Einsatzplaner klicken.

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Einmalige Einsätze erstellen

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Um einen einmaligen Einsatz zu erstellen, wählen wir per Drag-and-Drop die gewünschte Uhrzeit aus und schon können wir einen neuen Einsatz erstellen. Hier wählen wir jetzt das gewünschte Objekt und den gewünschten Auftrag aus. Zudem kann man hier auch neue Aufträge erstellen wie zum Beispiel eine Glasreinigung oder Unterhaltsreinigung. Diese Auftragsarten können auch ganz einfach in den Einstellungen hinterlegt werden.

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Jetzt müssen wir noch auswählen, ob es sich bei dem Einsatz um eine einmalige oder wiederholende Reinigung handelt und wählen das Datum und die Uhrzeit. Ganz unten können wir bei Bedarf auch noch einen Kommentar zur Reinigung hinterlassen oder ein Dokument anhängen, das für den Mitarbeiter bei der Reinigung hilfreich sein könnte wie ein Zugangscode o.Ä. Unten links kann der Mitarbeiter auch sofort über seinen neuen Einsatz benachrichtigt werden.

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So und schon ist der Einsatz erstellt. Diesen Einsatz kann man im Planer jetzt auch ganz einfach herumschieben und auch anderen Mitarbeitern zuweisen. Möchte man aber einen wiederholenden Einsatz erstellen wie zum Beispiel eine Unterhaltsreinigung, dann wechseln wir zunächst einmal von der Tages-Ansicht in die Wochen-Ansicht.

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Wiederholende Einsätze erstellen

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Hier klicken wir nun wieder ganz einfach auf den Mitarbeiter, dem wir die Unterhaltsreinigung zuweisen möchten, wählen wieder das gewünschte Objekt und die Auftragsart. In diesem Fall nehmen wir die bereits erstellte Unterhaltsreinigung. Dann klicken wir dieses Mal nicht auf Einmalig, sondern auf Wiederholend und können jetzt genau angeben, in welchem Intervall sich die Unterhaltsreinigung wiederholen soll. Zum Beispiel jede Woche, alle zwei Wochen am Dienstag oder monatlich. Dann klicken wir wieder einfach auf Erstellen und schon ist der wiederkehrende Einsatz geplant.

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Änderungen bei wiederholenden Einsätzen

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Wollen wir nun eine Änderung an einem wiederholenden Einsatz vornehmen wie zum Beispiel ihn einem anderen Mitarbeiter zuweisen, verschieben wir ihn per Drag-and-Drop einfach. Nun fragt uns PlanD automatisch, ob diese Änderung für alle folgenden Termine ebenfalls übernommen werden soll oder nur für diesen einen Termin gilt. Dafür müssen wir einfach nur ein Häkchen setzen.

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Mit diesem Häkchen können wir entscheiden, ob wir nur den einen Einsatz ändern möchten oder eine ganze Serie von Einsätzen. Eine weitere Möglichkeit wäre es, einfach in einen Einsatz hinein zu klicken und dort den Einsatz zu bearbeiten. Hier können wir wie oben bereits gesehen ebenfalls auswählen, ob es sich um den einmaligen Einsatz oder um wiederholende Einsätze handeln soll. Änderungen bei wiederholenden Einsätzen, wirken sich dabei immer nur für die Zukunft aus und einmalig heraus getrennte Einsätze werden von Änderungen bei Serien-Einsätzen nicht weiter beeinflusst.

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Teameinsätze erstellen

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Im letzten Schritt schauen wir uns an, wie wir Teameinsätze erstellen können. Dazu klicken wir ebenfalls einfach auf einen Einsatz und bei Mitarbeiter auf Hinzufügen. Hier können wir jetzt die Mitarbeiter auswählen, die für diesen Einsatz auch eingeteilt werden sollen. Ist es ein wiederholender Einsatz werden alle Einsätze nun automatisch auch bei diesen im Einsatzplaner angezeigt.

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Jetzt sehen wir aber, dass die Reinigungskraft, die wir gerade dem Teameinsatz hinzugefügt haben, am Dienstag nicht arbeiten kann. Deshalb klicken wir in den Einsatz hinein und löschen den Einsatz einfach. Hier werden wir jetzt wieder gefragt, ob diese Änderung auch für die folgenden Termine übernommen werden soll und ob sie für die anderen Mitglieder auch gelten soll. In diesem Fall ist dies beides nicht so, da wir nur den einen Einsatz für sie löschen möchten. Möchte man aber einen Teameinsatz an einem Tag herausnehmen, kann man diesen so einfach für alle Mitglieder löschen.

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1. Abwesenheit erstellen
2. Abwesenheitsarten hinzufügen
3. Lohnfortzahlung bei Abwesenheiten festlegen
4. Abwesenheiten umplanen & automatisch Vertretungen finden
5. Offene Schichten und unbesetzte Einsätze

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Heute schauen wir uns das Thema Abwesenheiten ein bisschen genauer an. Wir werden klären, wie man Abwesenheiten erstellen und verwalten kann, wie man verschiedene Abwesenheitsarten auswählen und anpassen kann und wie man den Zeitraum einer Abwesenheit festlegt. Außerdem schauen wir wie PlanD automatisch die Abwesenheitstage berechnet. Dafür klicken wir in der linken Navigationsleiste auf Abwesenheiten.

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Abwesenheiten erstellen

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Hier können wir jetzt eine neue Abwesenheit erstellen. Dazu gehen wir oben rechts einfach auf Abwesenheit erstellen und geben dann an, um welchen Mitarbeiter es sich handelt und um welche Abwesenheitsart. Hier können wir auswählen, ob es sich um einen Urlaub oder um eine Krankheit handelt.

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Abwesenheitsarten hinzufügen

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Unter Abwesenheitsart erstellen können wir zudem neue Abwesenheitsarten erstellen, zum Beispiel einen unbezahlten Urlaub. Hierfür legen wir eine Lohnnummer fest und entscheiden, ob Mitarbeiter diese Abwesenheit selber beantragen können und ob diese Abwesenheit den Urlaubsanspruch reduziert.

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Lohnfortzahlung bei Abwesenheiten festlegen

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Wir erstellen jetzt aber erstmal einen normalen Urlaub und wählen dazu den gewünschten Zeitraum aus. PlanD berechnet dann anhand des Vertrags des Mitarbeiters automatisch die Abwesenheitstage, die entstehen. Dann können wir unter Entgeltfortzahlung festlegen, wie die Abwesenheit bezahlt werden. Hier kann man zum Beispiel die Vertragsstunden, Planstunden oder den Stundendurchschnitt angeben. Bei Vertragsstunden nimmt PlanD automatisch die Stunden, die im Vertrag hinterlegt sind, bei Planstunden, die Stunden, die der Mitarbeiter in dem Zeitraum geplant ist und beim Stundendurchschnitt berechnet PlanD den Durchschnitt an gearbeiteten Stunden in den letzten drei Monaten. Wir wählen hier jetzt mal Vertragsstunden aus.

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So, jetzt ist die Abwesenheit erstellt. Oben können wir auswählen, ob wir die Abwesenheiten im Kalender oder als Listenansicht sehen wollen. Klicken wir jetzt auf eine Abwesenheit rauf, sehen wir alle Details zu dieser Abwesenheit und können diese ggf. natürlich auch noch ändern.

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Abwesenheiten umplanen & automatisch Vertretungen finden

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Außerdem sehen wir unten unter Betroffene Einsätze automatisch welche Einsätze von dieser Abwesenheit betroffen sind. Diese können wir jetzt sofort umplanen und einem anderen Mitarbeiter zuweisen. Diese bekommt direkt eine Push-Benachrichtigung über ihren Einsatz. Außerdem können wir hier auch erstmal eine Offene Schicht erstellen. Ist alles soweit ausgewählt, klicken wir oben rechts auf Zuweisen.

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Wenn wir jetzt auf den Einsatzplaner gehen, sehen wir mit dem orangenen Balken, dass Mitarbeiter Tobias Wittekindt diese Woche im Urlaub ist. Alle Einsätze, die er in diesem Zeitraum eigentlich gehabt hätte, sind auf grau gesetzt, so dass wir sofort sehen, dass er diese Einsätze nicht antreten kann. Da wir diese Einsätze eben gerade aber direkt umgeplant und Josefine Woeller zugewiesen haben, sind diese nun bei ihr im Einsatzplaner hinterlegt. Anhand des kleinen Flugzeugs bei dem Einsatz sehen wir auch sofort, dass es sich um einen Vertretungseinsatz handelt.

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Offene Schichten und unbesetzte Einsätze

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Allerdings hatten wir eben ja auch noch eine Glasreinigung, bei der wir erstmal eine offene Schicht erstellt haben. Um diese unbesetzten Einsätze zu sehen, klicken wir oben in der Leiste auf die kleine Lupe. Jetzt werden uns alle noch unbesetzten Einsätze angezeigt. Diese kann ich nun einem geeigneten Glasreiniger einfach per drag-and-drop zuweisen.

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Und das war es auch schon. Zu guter letzt schauen wir noch einmal in die Einstellungen. Hier können wir z.B. unter Abwesenheitsart neue Abwesenheitsarten erstellen und verwalten, den Urlaubsanspruch regeln und unter E-Mail Benachrichtigung festlegen, ob Kunden über Abwesenheiten und Vertretungen per Mail informiert werden sollen.

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