Was muss ich bei einer effizienten Personaleinsatzplanung beachten?
Sie haben schon wieder eine Kundenbeschwerde, dass einer Ihrer Mitarbeiter nicht am Einsatzort erschienen ist oder dank fehlerhafter Informationen den Auftrag nicht zur vollen Zufriedenheit Ihres Kundens ausgeführt hat? Grund dafür kann eine ineffiziente Personaleinsatzplanung sein. Eine gut strukturierte Personaleinsatzplanung ist integral für den Erfolg Ihrer Firma. Sie ermöglicht es Ihrem Unternehmen, Arbeitsabläufe zu optimieren, wertvolle Zeit zu sparen und Beschwerden zu vermeiden.
Was ist Personaleinsatzplanung?
Personaleinsatzplanung, kurz auch PEP genannt, ist ein Teil der Personalplanung. Sie stellt sicher, dass alle Mitarbeiterkapazitäten kurz-, mittel-, und langfristig gedeckt sind und jederzeit die richtige Anzahl an qualifizierten Personalressourcen zum richtigen Zeitpunkt an den zu besetzenden Einsatzorten verfügbar ist. Hier erfährst du noch mehr über Personaleinsatzplanung.
Welche Ziele werden durch Personaleinsatzplanung verfolgt?
Das übergeordnete Ziel der Personaleinsatzplanung ist die Produktivitätssteigerung Ihrer Mitarbeiter und die Senkung Ihrer Personalkosten. Um dies zu erreichen, muss als Erstes der Personalbedarf ermittelt werden, sodass qualifiziertes Personal zum richtigen Zeitpunkt zu den richtigen Einsatzorten geschickt werden kann. Dadurch sollen Personalengpässe vermieden werden und möglichen Unterbesetzungen entgegen gewirkt werden.
Darüber hinaus soll eine höhere Mitarbeiterproduktivität erzielt werden, indem die Mitarbeiterqualifikationen mit ihren Aufgabenbereichen abgeglichen werden. Ziel ist es, Unter-, oder Überforderung frühzeitig zu erkennen und unproduktive Leerlaufzeiten, sowie Überstunden zu verhindern. Eine effiziente PEP ermöglicht es Unternehmen, die Potenziale Ihrer Mitarbeiter richtig zu erkennen und dementsprechend einzusetzen.
Warum ist Personaleinsatzplanung so wichtig für Ihr Unternehmen?
Eine gute Personaleinsatzplanung hilft Ihrem Unternehmen, ein optimales Workforce-Management zu erreichen. Unter Workforce-Management versteht man die Organisation aller Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen. Durch eine effiziente Einsatzplanung werden mögliche Personalengpässe oder Überbesetzungen sichtbar und erlauben es Ihrem Unternehmen ggf. neues Personal einzustellen, zu entlassen oder zu versetzen. So können unnötige Kosten vermieden werden und die Produktivität gesteigert werden. Außerdem werden Kundenbeschwerden vermieden, indem den Aufgaben dafür entsprechend qualifiziertes Personal zugewiesen wird.
Eine gut durchdachte PEP hilft Ihnen zudem Arbeitsgesetze nicht zu gefährden, so dass Sie Ihren Mitarbeitern nie mehr Stunden zuweisen, als Sie gesetzlich arbeiten dürfen. Daher ist es essenziell, dass Sie Ihre PEP übersichtlich gestalten. Wie Ihnen dies am besten gelingt und wie Sie ihre PEP auf das nächste Level heben können, lesen Sie im nächsten Abschnitt.
5 Tipps, wie Sie Ihre Personaleinsatzplanung effizienter gestalten können
- Um Ihre PEP effizienter gestalten zu können, empfiehlt es sich, ein Register aller Mitarbeiter zu erstellen und deren Aufgabenbereiche gemäß ihrer Stärken und Schwächen aufzulisten. So können Sie die Potenziale Ihrer Mitarbeiter optimal ausschöpfen und Einsätze einfacher verteilen.
- Ermitteln Sie Mitarbeiterkapazitäten, um sehen zu können, wie viel Personal für einen bestimmten Zeitraum benötigt wird. Dazu berechnen Sie die Nettoarbeitszeit und analysieren, ob genügend Personalressourcen vorhanden sind, um die anfallende Arbeit abzudecken. So stellen Sie sicher, gegen keine Arbeitsrechte zu verstoßen und Mitarbeitern nicht zu viele Arbeitsstunden zuzuweisen.
- Richten Sie eine zentralen Plattform ein, in der Sie alle Aspekte Ihrer PEP überwachen und delegieren können. So behalten Sie stets den Überblick und sparen Zeit, Stress und Geld.
- Bestimmen Sie Mitarbeiter, die auf Abruf da sind, um Krankheitsfälle auszugleichen und Einsätze übernehmen können, die sonst auszufallen drohen. Das erspart Ihnen viel Stress und Ressourcen im Falle einer notwendigen Umplanung.
- Die Verwendung einer Software vereinfacht die PEP erheblich. In einer Software behält man stets den Überblick über alle Mitarbeiter und kann die Einsatzplanung über die Software einfach und effizient durchführen. Der fertige Dienstplan wird sofort über eine App mit allen Mitarbeitern geteilt.
Wie Ihr Unternehmen von einer erfolgreichen Personaleinsatzplanung durch Software profitiert
Eine effiziente PEP kostet Zeit und Arbeit. Besonders die Erstellung eines sinnvoll strukturierten Registers mit allen Mitarbeitern in einem Tool wie z.B. Excel ist zeitaufwändig. Mit einer Software wie PlanD können Personalressourcen systematisisch angeordnet und Aufträge und Einsätze in Echtzeit zugewiesen werden.
Sie können schnellstmöglich auf eventuelle Krankheitsfälle oder Urlaubszeiten reagieren und ihre PEP vorausschauend erledigen. Die integrierte Zeiterfassung und Lohnabrechnungen machen es zudem möglich, Ihre Personalkapazitäten optimal abzudecken. Des Weiteren erkennt die Software sofort wieviele Stunden Ihre Mitarbeiter arbeiten und informiert Sie im Falle einer möglichen Überbelastung. Die Einsatzplanung war noch nie einfacher.
